Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia en Word2003

Al completar una gran cantidad de archivos con el mismo formato, modificando solo algunos contenidos relevantes y manteniendo sin cambios el resto del contenido del documento, podemos usar de manera flexible la función de combinación de correspondencia de Word, que no solo es fácil de operar, pero también le permite configurar varios formatos y efectos de impresión. Bueno, puede satisfacer las diferentes necesidades de muchos clientes diferentes. A continuación, le proporcionaré el proceso de creación y el método de uso de la función de combinación de correspondencia de Word2003 y Word2007 respectivamente. ¡Espero que esto ayude! Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Word2003

Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Word2003 1. Establezca una fuente de datos

1 Inicie Excel y cree un trabajo que contenga al estudiante mensualmente. hoja de puntuación del examen (abril) ¿Resultados del examen mensual? Documento (como se muestra a continuación).

Descripción: La fuente de datos es un archivo que contiene datos de cada copia del documento fusionado. Piense en la fuente de datos como una tabla unidimensional, luego cada columna en ella corresponde a un tipo de información, que se denomina campo de combinación en combinación de correspondencia, como el nombre del estudiante en la lista de calificaciones (abril en cada fila); corresponde a una determinada copia del documento fusionado. Información que debe modificarse, como el nombre del estudiante, las puntuaciones de chino, las puntuaciones de matemáticas y otra información en la hoja de puntuación. Una vez completada la fusión, la información se asigna al nombre de dominio correspondiente al documento principal.

Consejos: La primera fila de la hoja de trabajo suele ser el registro de título y la segunda fila en adelante es el registro de datos.

2. Utilice las funciones Promedio y Máximo proporcionadas por Excel para encontrar el puntaje promedio y el puntaje más alto de cada materia de examen en la clase, y regístrelos.

Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Word2003 2. Cree un documento principal combinado y establezca el tipo de documento principal

1. Inicie Word2003, cree un documento principal de "transcripción de examen mensual". e ingrese cada uno La puntuación más alta y la puntuación promedio dentro de la materia (como se muestra en la figura siguiente).

Consejos: El formato del documento principal establecido en este momento también determinará la visualización y el efecto de impresión de cada copia; para ahorrar papel, la página también se puede dividir en dos o más columnas.

2. Haga clic en la opción "Ver" en la barra de menú, seleccione "Barra de herramientas" en el menú desplegable emergente y luego haga clic en la opción "Combinar correspondencia" para mostrar "Combinar correspondencia". en la ventana ¿Barra de herramientas?. Alternativamente, puede hacer clic en la opción Herramientas en la barra de menú, señalar la opción Cartas y correos en el menú desplegable emergente y luego hacer clic en la opción Mostrar barra de herramientas de combinación de correspondencia.

3. Haga clic en el botón "Establecer tipo de documento" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia, seleccione el documento principal del tipo "Directorio" y haga clic en el botón "Aceptar" (como se muestra a continuación).

Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Word2003 3. Conéctese al archivo de origen de datos y seleccione la hoja de trabajo

Haga clic en el botón "Abrir fuente de datos" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia y luego seleccione la creación anterior. El archivo de origen de datos es "Puntuación de examen mensual", luego seleccione la hoja de trabajo (abril) donde se encuentran los datos combinados y haga clic en el botón "Aceptar" (como se muestra en la figura siguiente).

Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Word2003 4. Insertar campos de combinación en el documento principal

Primero, coloque el cursor en la ubicación donde desea insertar el campo de combinación y luego haga clic en la barra de herramientas de combinación de correspondencia. Haga clic en el botón "Insertar campo", seleccione el campo de combinación que debe insertarse, haga clic en el botón "Insertar" y luego haga clic en el botón "Cerrar". Esto completa la inserción de un campo de combinación. . Repita las operaciones anteriores hasta que se inserten todos los campos de combinación que deben insertarse (como se muestra en la figura siguiente).

Nota: Puedes guardar primero el documento principal para evitar accidentes.

Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia en Word2003 5. Fusionar fuentes de datos en un documento nuevo

1. Haga clic en el botón "Combinar en un documento nuevo" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia y en el cuadro de diálogo emergente, seleccione "Todos" los registros en el cuadro y haga clic en el botón "Aceptar" (como se muestra en la figura siguiente), luego podrá generar un nuevo documento de expedientes académicos individuales para todos los estudiantes en la fuente de datos.

2. Verifique el efecto de combinación del nuevo documento. Si los expedientes académicos individuales de los estudiantes que aparecen en la página están incompletos, puede agregar líneas en blanco al documento principal, ajustar el interlineado o ajustar los márgenes de la página. del documento principal.

3. Repita las operaciones 1 y 2 anteriores hasta que los expedientes académicos personales de los estudiantes que aparecen en cada página del nuevo documento combinado estén completos (como se muestra en la figura siguiente) y luego guarde el documento principal.

4. Finalmente, el nuevo documento generado será impreso por la impresora o guardado para la siguiente impresión.

Consejos: en el futuro, solo necesitará volver a ingresar los puntajes de las pruebas mensuales de los estudiantes en la hoja de trabajo para generar expedientes académicos de los estudiantes que cumplan con los requisitos de configuración anteriores.

Cómo utilizar la función de combinación de correspondencia de Word2003 6. Conclusión

1. El documento principal de tipo directorio (escrito en Word2002) creado con la función de combinación de correspondencia de Word2003 tiene cada documento en la misma página. Función para imprimir varias copias del documento maestro en una columna.

2. Si solo imprime una copia de un documento maestro en la misma página, como la impresión de los certificados de graduación de todos los estudiantes de la escuela, varios certificados de premios, expedientes académicos finales de los estudiantes, etc., debes crear un documento maestro tipo "carta". El resto de operaciones son básicamente las mismas. La combinación de correspondencia de Word2007 extrae datos automáticamente y produce transcripciones en lotes

Este ejemplo presenta cómo permitir que Word2007 extraiga automáticamente datos de la transcripción de Excel y produzca transcripciones en lotes. Esta notificación mágica extraerá a los estudiantes del nombre de la transcripción de Excel. , número de estudiante, calificaciones de cada materia, etc., y luego crea automáticamente un informe de calificaciones para toda la clase de acuerdo con el formato especificado por el maestro.

¡El siguiente es el informe de calificaciones de Excel que utilizamos el primero! dos veces.

Para formatear el aviso de partitura en Word2007, aquí lo hacemos de forma relativamente sencilla, centrándonos en el método. Si hay muchos datos, la tabla puede ser más complicada, pero no importa si es simple o compleja, ¡Word2007 puede ayudarte fácilmente! gt; gt; función de combinación de correspondencia