¿Quién debería ser el supervisor?
1. Cuando los contadores generales manejan los procedimientos de traspaso del trabajo contable, el responsable de supervisar el traspaso debe ser el responsable de la agencia contable.
2. La "Ley de Contabilidad" establece que cuando un contador o cajero sea trasladado de su cargo, el responsable de la institución contable será el responsable de supervisar el traslado.
3. El responsable del departamento de contabilidad es generalmente el jefe de contabilidad o el director financiero, quien es totalmente responsable de la gestión financiera, la contabilidad y la supervisión de la empresa. Estrictamente hablando, sólo aquellos que estén calificados como contadores deben estar calificados, haber estado involucrados en trabajos contables durante muchos años, tener una rica experiencia, tener ciertas capacidades de gestión y participar en los principales asuntos de la empresa y en las decisiones de producción y operación. Dado que la gestión financiera desempeña un papel cada vez más importante en el desarrollo económico, los líderes financieros de las empresas estatales son todos miembros del equipo de liderazgo.
El cedente, el receptor, la persona que supervisa la transferencia y los requisitos de transferencia
(1) La relación entre el cedente, el receptor y la persona que supervisa la transferencia durante el proceso de transferencia
En términos generales, el cedente y el destinatario son relativamente claros. Sin embargo, la persona que supervisa la transferencia puede ser vaga en algunas unidades. En circunstancias especiales, puede resultar difícil determinar quién es el cedente y el destinatario. Varias situaciones se explican a continuación según la "Ley de Contabilidad":
El cedente se refiere a la persona cuyo trabajo se va a cambiar, el destinatario es la persona que asume el trabajo de la persona cambiada, y el supervisor de transferencia es responsable de supervisar el proceso y el contenido de la transferencia. Existen varias situaciones para determinar si las tres partes son estandarizadas, integrales y correctas:
Primero, la transferencia de personal interno de la agencia contable, o. la transferencia de trabajo que no involucra al responsable financiero, la realiza el responsable del organismo contable de la unidad, solo será responsable de supervisar la entrega.
El segundo es la entrega del responsable de la agencia contable (supervisor contable). Según la "Ley de Contabilidad", la entrega debe ser supervisada por el responsable de la unidad. Hay varias situaciones: una situación es que el responsable de la unidad supervisa directamente la entrega; la segunda situación es que hay un departamento competente, y el departamento competente también debe enviar personas para supervisar la entrega; ¿Cuál es la autoridad competente? En primer lugar, el departamento financiero es el principal departamento de gestión de las actividades contables de cada unidad; en segundo lugar, las unidades de nivel superior con jurisdicción financiera directa son también los departamentos competentes.
El tercero es la transferencia de negocios contables entre unidades. La persona que realiza la entrega y el destinatario son generalmente relativamente claros, y la persona que supervisa la entrega debe ser la persona relevante en la oficina (sección) comercial organizada por los jefes de ambas unidades y el departamento financiero.
El cuarto es cómo manejar la transferencia cuando las unidades se dividen o fusionan. Por ejemplo: cuando se transfiere negocio entre unidades, la contabilidad del negocio relacionado de la unidad transferida se transfiere según sea necesario. En este caso también se requiere transferencia, es decir, el cedente es el personal contable específico de la unidad transferente (también el personal contable que viene en ese momento), y el destinatario es el responsable del departamento de contabilidad de la unidad receptora. unidad o el destinatario designado por el responsable del departamento de contabilidad. Los contadores que acudan para la ocasión se dividirán en tareas dentro de la agencia contable. La persona que supervisa el pago debe ser una persona de la oficina (sección) comercial organizada por los jefes de ambas unidades y el departamento financiero.
(2) Responsabilidades de las tres partes durante el traspaso.
1. Responsabilidades de la persona que realiza la entrega:
Preparar una "Lista de entrega" y entregar los artículos uno por uno de acuerdo con la "Lista de entrega".
Responsable de clasificar los diversos bienes y documentos dentro del ámbito de gestión para garantizar su integridad y autenticidad.
Organizar los procesos de trabajo y las relaciones laborales y preparar el traspaso.
2. Responsabilidad del destinatario:
Comprobar los distintos bienes y documentos del transmitente y hacerlos coherentes con la lista de transferencias.
Asegurar la autenticidad de documentos, información, activos y objetos físicos importantes.
Estar familiarizado con diversos procesos y operaciones de trabajo.
3. Responsabilidades del supervisor
Revisar todo tipo de bienes, documentos y objetos físicos entregados.
Descubrir problemas de manera oportuna y trabajar con el cedente y el destinatario para formular un plan de solución e informarlo al supervisor.
(3) Requisitos de entrega:
1. El transferente debe manejar las consecuencias, aclarar los procedimientos de entrega con el personal receptor y preparar una lista de entrega. se le permitió abandonar su puesto.
2. Antes de que el personal financiero deje sus puestos, debe entregar claramente el trabajo contable del que es responsable en sus puestos dentro del período especificado. El destinatario debe hacerse cargo completamente del trabajo de entrega y hacerse cargo con cuidado. Tareas no transferidas Durante el proceso de transferencia, si se descubre que el personal financiero originalmente administrado ha violado los sistemas contables, disciplinas financieras, etc., la transferencia debe detenerse y el personal receptor debe informar inmediatamente al supervisor.
3. El momento base para la transferencia contable es cuando la persona receptora asume la posición contable de la persona que transfiere. El personal de traslado asumirá la responsabilidad legal por la legalidad y autenticidad de los comprobantes contables, libros contables, estados contables y demás materiales relevantes transferidos durante la vigencia del cargo.
4. Si un miembro del personal financiero deja temporalmente su trabajo o no puede trabajar debido a una enfermedad, el gerente financiero o el superior inmediato debe designar una persona para que lo asuma o actúe en su nombre.
5. Cuando las unidades se dividen, fusionan o cancelan, se debe disponer del personal financiero necesario para encargarse de las consecuencias y no deben abandonar sus puestos de trabajo antes de la entrega.
02 Contenido de la entrega
El contenido de la entrega debe registrarse en detalle en la lista de entrega.
1. Sellos: sellos financieros especiales y sellos de registro, sellos especiales de facturas, etc.
2. Billetes: billetes en blanco no utilizados (giros bancarios, cheques, recibos, comprobantes de liquidación, etc.), talones usados, registros de compra y distribución de billetes. Si se debe a factores de reforma organizacional, el nuevo departamento debe cobrar las facturas nuevamente (la unidad original debe presentar las facturas que se han recibido al departamento financiero para su verificación o cancelación).
3. Información: registro de apertura de cuenta bancaria, tarjeta de sello bancario, extracto bancario, información de declaración de impuestos, hojas de inventario varias (efectivo, activos fijos, inventario, etc.), certificado de registro fiscal, licencia de cobro, factura. Reciba papel fino, etc.
4. Declaraciones e informes: informes de auditoría, informes de evaluación de desempeño, informes de presupuesto y cuentas finales, declaraciones de impuestos, informes de liquidación final, archivos electrónicos de informes diversos, resoluciones de reuniones de unidad, información de préstamos (contratos) en espera.
5. Estados e informes internos: informes de gestión, estados financieros, estados presupuestarios, informes de análisis, etc.
7. Materiales electrónicos: cuentas de inicio de sesión y contraseñas para trabajos comerciales en línea, electrónicos. información de datos, etc.
8. Comprobantes contables y otra información contable. Los comprobantes y números contables, el número de anexos, etc. se presentan en su totalidad y el resto de la información contable está claramente organizada y paginada.
9. Listado y descripción de indicadores de arrastre de saldo, presentar una lista detallada y verificar con el departamento financiero su coherencia.
10. Indicadores presupuestarios del departamento. Indicadores de ingresos, indicadores de gastos, indicadores utilizados. Si es necesario transferir o dividir y transferir los indicadores de ingresos y gastos del presupuesto, se elaborará una lista después de consultar con el departamento financiero con anticipación y obtener la aprobación.
11. Lista de cuentas unitarias con saldo cero, tarjetas de visita unitarias, tarjetas de visita personales, cuentas de fondos de previsión y sindicatos, etc. El departamento de cancelación también debe encargarse de los procedimientos de cancelación de cuentas pertinentes.
12. Traslado de expedientes contables. El artículo 24 de las “Medidas para la Gestión de Expedientes Contables” establece: “Cuando los expedientes contables se entreguen entre unidades, ambas partes de la transferencia deberán seguir los procedimientos de entrega de expedientes contables.
La unidad que transfiere Los archivos contables deben preparar un inventario de transferencia de archivos contables, especificar el nombre, número de volumen, volumen, año inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento y período de almacenamiento de los archivos contables que deben transferirse.
Al entregar los archivos contables, ambas partes seguirán los archivos contables, los contenidos enumerados en la lista de entrega se entregarán artículo por artículo, y las personas a cargo de las partes de la transferencia serán responsables de la supervisión después de la entrega. Una vez completado, los gerentes y supervisores de ambas partes firmarán o sellarán la lista de entrega de archivos contables.
Los archivos contables electrónicos deben transferirse junto con sus metadatos, y los archivos contables eléctricos en formatos especiales deben transferirse junto con ellos. sus plataformas de lectura. La unidad receptora de archivos debe inspeccionar el soporte y el entorno técnico para almacenar los archivos contables electrónicos para garantizar que se reciban los archivos contables electrónicos.
Artículo 20. de las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" estipula: "Si la unidad se extingue debido a cancelación, disolución, quiebra u otras razones, será terminada o cancelada. Los archivos contables formados antes de los procedimientos de registro se eliminarán de acuerdo con las disposiciones pertinentes". de gestión de archivos nacionales.
"
El artículo 54 de la Orden N° 13 "Reglamento sobre la Gestión de Archivos de Agencias" emitida por la Administración de Archivos del Estado estipula: "Si una agencia se cancela o fusiona, la transferencia de archivos se realizará en de acuerdo con los siguientes métodos.
(1) Los archivos de la agencia cancelada serán gestionados por las autoridades competentes pertinentes o transferidos al archivo nacional integral del mismo nivel de conformidad con la normativa;
(2) El negocio de la agencia cancelada se asignará por separado. Si pertenece a varias agencias, los archivos no deben estar dispersos y pueden ser administrados por una de las agencias o transferidos al Archivo Nacional Integral del mismo nivel (3) Una agencia es; se fusionan en otra agencia o se fusionan varias agencias Los archivos de una nueva agencia deben transferirse a la agencia fusionada para su custodia o al Archivo Nacional Integral en el mismo nivel
(4) Si la agencia a la que Si se revoca la agencia a la que está afiliado, sus archivos serán administrados por la agencia competente y pertenecerán a aquellos que estén dentro del alcance de aceptación del Archivo Nacional Integral, podrán ser transferidos al Archivo Nacional Integral del mismo nivel de acuerdo con la reglamentación. ”
03 Procedimiento de entrega
(1) Preparativos antes de la entrega
1 Organizar los materiales que deben entregarse uno por uno de acuerdo con las responsabilidades laborales, y prepararse para el futuro
2. Si el negocio económico aceptado aún no ha preparado un comprobante, debe completarse
3. manejar el acuerdo tanto como sea posible y manejar la lista de entrega inconclusa
4. Prepare la lista de entrega. La lista de entrega incluye: nombre de la unidad, fecha de entrega, elementos de la entrega, contenido de la entrega y posiciones de ambas partes. la entrega y el supervisor, nombre, número de páginas en la lista de entrega, y preguntas y comentarios que deben explicarse, etc. El contenido de la entrega debe detallar los comprobantes contables, estados contables, sellos, efectivo, valores, talonarios de cheques, facturas. , documentos y otros materiales contables que deben entregarse. Suministros contables y otros contenidos
5. Si tiene trabajo comercial en línea y electrónico, debe entregar la cuenta de registro y la información relevante. , así como la persona de contacto requerida para el puesto, la fecha de finalización de la presentación, etc.
6. Se deben preparar otros materiales relevantes de acuerdo con el contenido de la entrega. (2) Recogida en el punto de entrega
1. El efectivo se contabilizará personalmente en función del saldo registrado en el sistema financiero. No debe haber escasez, y cuando el personal receptor encuentre inconsistencias o "notas vacías". llegan al almacén", el personal de transferencia es responsable de verificar y manipular dentro del período especificado.
2. El número de valores debe ser consistente con los registros contables del sistema financiero. Cuando el valor nominal de los valores son inconsistentes con el precio de emisión, los comprobantes contables, los informes contables financieros y otra información contable deben estar completos y no deben omitirse, si hay escasez, las razones deben identificarse y explicarse en la lista de entrega. responsable de la transferencia.
3. El saldo de la cuenta de depósito bancario debe ser consistente con el extracto bancario. Si hay elementos no contabilizados, se debe preparar un estado de conciliación del saldo bancario para conciliar varias propiedades. los materiales, las reclamaciones y las deudas deben conciliarse. El saldo de la cuenta detallada debe ser coherente con el saldo de la cuenta correspondiente en el libro mayor. Los elementos físicos importantes deben inventariarse físicamente y las cuentas corrientes con saldos importantes deben verificarse con las unidades correspondientes. personas físicas
4. Se deben contabilizar de forma clara y coherente los recibos, cheques en blanco, facturas y otros elementos del registro.
5. en condiciones reales de operación.
(3) Entrega del responsable de finanzas y negocios externos relacionados
1. Cuando se entrega el responsable de finanzas, la contabilidad financiera. El trabajo, las principales cuestiones de ingresos y gastos financieros y la situación del personal de contabilidad deben presentarse claramente al sucesor, y las cuestiones restantes deben tratarse con claridad y se deben redactar materiales para los puestos. que involucra comunicación externa, el cedente debe llevar al destinatario a reunirse con la persona de contacto externa o entregar la información de contacto externo al destinatario
(4) Asuntos relevantes después de la entrega:
1. Una vez completada la entrega del trabajo financiero, ambas partes en la entrega y el supervisor firmarán o sellarán la lista de entrega e indicarán en la lista de entrega: El nombre de la unidad, la fecha de la entrega, los puestos y nombres. de ambas partes en el traspaso y de la persona que supervisa el traspaso, el número de páginas de la lista de traspasos, y las preguntas y comentarios que deben explicarse, etc.
2. La lista de entrega se hará por triplicado, teniendo cada una de las partes en la entrega y la persona que supervisa la entrega una copia.
3. Si los problemas existentes en el proceso de traspaso se pueden solucionar dentro del período actual, el traspaso se entregará una vez completado el traspaso. Si los problemas no se solucionan a tiempo, el traspaso. soportará todas las pérdidas.
4. Si se descubren problemas durante el proceso de entrega y no se pueden resolver en un corto período de tiempo, el supervisor de la entrega debe trabajar con la persona que realiza la entrega y el destinatario para formular opiniones sobre el manejo e informarlas al departamento competente. y líderes de manera oportuna.
5. Si es necesario realizar tareas laborales normales a lo largo de períodos de tiempo (como el cobro de cuentas, etc.), el transmitente ayudará al destinatario a familiarizarse con diversas relaciones laborales, y el destinatario será responsable de continuar el procesamiento después de la entrega. Si se produce una pérdida, el destinatario será plenamente responsable de la pérdida.
6. Si el transmitente oculta deliberadamente el problema, deberá asumir toda la responsabilidad por las pérdidas.
En resumen, las instituciones administrativas, ya sean contables o de otro tipo, deben establecer procedimientos estandarizados de transferencia de cambios de trabajo para evitar la arbitrariedad y la discontinuidad en el trabajo y evitar el desperdicio de recursos.
Base legal:
Artículo 28 de las “Normas Básicas de Trabajo Contable” Cuando el personal contable maneja procedimientos de entrega, debe existir un supervisor responsable de supervisar la entrega. Para el traspaso del personal de contabilidad general, el responsable del departamento de contabilidad de la unidad y el supervisor contable será responsable de supervisar el traspaso del personal de contabilidad y el supervisor de contabilidad, el líder de la unidad; ser responsable de supervisar la entrega. Si es necesario, el departamento superior puede enviar a alguien para supervisar conjuntamente la entrega.