¿Cuál es el proceso de logística de la exposición?
1. Proveedor de servicios logísticos designado
Según la práctica internacional, el comité organizador de una exposición a gran escala generalmente debe designar un proveedor de servicios logísticos. La cámara de servicios logísticos se comunicará con los expositores con base en la información proporcionada por el comité organizador para discutir los requisitos específicos del servicio logístico. En esta etapa, los expositores pueden comunicarse con el comité organizador de la exposición y elegir sus propios proveedores de servicios logísticos.
En el proceso real de las actividades de exhibición, los métodos de organización logística de las exhibiciones incluyen principalmente: el expositor es responsable del transporte de las exhibiciones; el expositor selecciona el proveedor de servicios logísticos para el transporte de las exhibiciones; El organizador de la exposición designa al proveedor de servicios de logística de la exposición para el envío por correo o entrega urgente, etc.
Cabe señalar que durante el funcionamiento de la exposición, los expositores obtienen el mejor efecto al utilizar el proveedor de servicios logísticos designado por el organizador de la exposición. Porque, en circunstancias normales, la mayoría de los proveedores de servicios logísticos designados por los organizadores de la exposición son grandes empresas de logística, con una rica experiencia en logística de exposiciones, una sólida solidez integral, alta credibilidad y la capacidad de ser el agente general de los servicios logísticos de exposiciones nacionales y extranjeros. para la exposición. Al cooperar con un proveedor de logística de este tipo, se garantiza hasta cierto punto la calidad del servicio y la seguridad, lo que puede aliviar a los expositores de preocupaciones. Si la empresa contacta con el propio proveedor de servicios logísticos, lo mejor es buscar una empresa formal. De lo contrario, si el negocio de logística de exposiciones se entrega a una empresa de logística sin experiencia, inevitablemente se producirán algunos accidentes que provocarán pérdidas innecesarias.
2. Diseño y mejora del plan de servicios logísticos
Los proveedores de servicios logísticos que realizan negocios de logística de exhibición diseñan planes de servicios logísticos de acuerdo con los requisitos de los expositores, incluido el transporte de exhibición, el almacenamiento y la organización de la exhibición. , La comprensión del reciclaje y otros contenidos, si se trata de una conferencia internacional, también debe involucrar seguros internacionales, despacho de aduanas y otros servicios. En esta etapa, los proveedores de servicios logísticos pueden proporcionar a los expositores las soluciones de servicios logísticos que mejor se adapten a las necesidades de los expositores y expositores. En esta etapa, los proveedores de servicios logísticos deben comunicarse plenamente con los expositores para garantizar que el plan satisfaga sus necesidades.
En general, los expositores extranjeros suelen estar representados por algunas empresas de transporte internacional. Según la Asociación Internacional de Transporte de Exposiciones, existen seis aspectos principales del trabajo de una agencia de logística de exposiciones.
1. Contacto.
2. Contactar con los clientes antes de la exposición para aclarar los requisitos básicos de transporte. Como documentos, plazos, etc. 3. Manejo de documentos y agencia en sitio. 4. Diseñar los mejores métodos y rutas de transporte. 5. Brindar soporte en el sitio. 6. Procesamiento posterior a la exposición, transporte de devolución, etc.
3. Implementación del Plan de Servicios Logísticos
De acuerdo con el cronograma de exhibición del organizador de la exposición, el proveedor de servicios logísticos llevará a cabo operaciones logísticas como la recogida, transporte y almacenamiento de las exhibiciones. de acuerdo al plan, y realizar operaciones logísticas durante el evento Comunicarse con el organizador de la exposición de manera oportuna durante el proceso. Una vez entregadas las exhibiciones, el expositor debe confirmarlas y la siguiente ronda de logística o envío de devolución de las exhibiciones comenzará inmediatamente después de la exposición. Los excelentes proveedores de servicios logísticos también pueden ofrecer a los expositores un paquete de servicios de valor añadido, como montaje y gestión de exposiciones, reciclaje y procesamiento de exposiciones.
Los expositores deben mantenerse en estrecho contacto con los agentes de logística durante la etapa de transporte de la exhibición y prestar atención a las siguientes etapas.
1. Elija cuidadosamente los proveedores de servicios logísticos.
Después de confirmar su participación en la exposición, los expositores deben determinar el proveedor de servicios logísticos para las exhibiciones lo antes posible. Luego de determinar el proveedor del servicio logístico, ambas partes deberán firmar un contrato de transporte de exhibición. Los contenidos principales del acuerdo incluyen: dirección de correspondencia, información de contacto y persona de contacto de la empresa de logística y sala de exposiciones, horario de entrega, método de transporte, estación de llegada, unidad de envío, nombre de la exposición, número de piezas, peso, volumen, seguro. cantidad, etc
2. Contacto cercano con los proveedores de logística
A la hora de comunicarse con los proveedores de logística, lo mejor es utilizar el formulario escrito o el fax para facilitar la verificación en función del contenido de los documentos. Según la práctica internacional, los productos se envían generalmente dos días antes de la inauguración de la exposición. Se requiere una estrecha comunicación para evitar accidentes durante el transporte de las piezas expuestas.
3. Promocionar de forma rápida y ordenada
Debido al corto ciclo de exhibición, el tiempo para que las exhibiciones se trasladen a la sala de exhibición es a menudo muy ajustado. Los expositores deben seguir los arreglos generales del evento. Agente de logística y hará todo lo posible para que el tiempo de exposición sea coordinado, seguro, rápido y ordenado.
4. Manejar adecuadamente las exhibiciones
Después de la exposición, los expositores deben comunicarse con el agente de logística encargado con anticipación para discutir asuntos relacionados con el desmontaje y devolución de las exhibiciones.