Cómo gestionar el tiempo

Introducción: El tiempo es un recurso importante. El significado correcto de “gestión del tiempo” es “autogestión” frente al tiempo. Es importante señalar que la gestión del tiempo no debe tener una sola respuesta, por lo que los conceptos y métodos proporcionados en este libro provienen de muchos expertos y se desarrollan en función de la intensidad y profundidad de la gestión. Cómo gestionar el tiempo

1. Haz una lista de todas las cosas que necesitas hacer durante el día cada mañana

Si no haces las cosas en el orden en que las haces, entonces tu gestión del tiempo tampoco será buena. Será eficiente. Cada mañana o la mañana anterior, haga una lista de lo que necesita hacer durante el día. Esta lista incluye asuntos tanto comerciales como comerciales. Anótelo en un papel, una libreta, su teléfono o cualquier otra cosa. Durante el día de trabajo, revíselo con frecuencia. Por ejemplo, diez minutos antes de una reunión, echa un vistazo a tu registro comercial. Si todavía tienes un correo electrónico para enviar, puedes utilizar este tiempo para completar esta tarea. Cuando haya terminado de grabar todo lo anterior, es una buena idea volver a comprobarlo. Si sientes lo mismo que yo, sentirás una sensación de satisfacción al buscar cada elemento después de completar la tarea.

2. Registre también las tareas que se realizarán a continuación en la lista.

Después de completar las tareas planificadas inicialmente, registre las tareas que se realizarán a continuación en la lista diaria. Si su lista está llena o una determinada tarea se puede realizar en otro día, entonces puede considerarla como un plan para ayer o pasado mañana. ¿Alguna vez te has preguntado por qué alguien te dijo que planeaba hacer algo pero no lo hizo porque no lo grabó?

Haz una lista detallada de lo que hay que hacer. Si fuera gerente, no les diría a mis empleados lo que debo hacer una y otra vez. Sin confiar nunca en su memoria, necesito que las escriba. Si no trae papel y bolígrafo, le prestaré las tareas y los límites de tiempo que necesita para completar.

3. Reorganiza las tareas que no se completaron ese día.

Ahora hay un plan de tareas diario y también se han agregado nuevas tareas a completar ese día. Entonces, ¿qué harás con las tareas pendientes al final del día? Quizás decidas posponerlas para el día siguiente y agregarlas a la lista de tareas pendientes de hoy. Pero espero que no te conviertas en un procrastinador. Siempre habrá infinitas cosas que hacer todos los días. De esta manera, la lista de tareas diarias será más pequeña que la del día anterior y, de hecho, lograrás cada vez menos cosas. Si efectivamente es importante, no hay problema, si no es tan importante terminarlo al día siguiente, recuerda explicar claramente a las personas relacionadas con el asunto por qué no lo terminaste.

4. Recuerda citas

Utiliza tu lista de tareas pendientes para ayudarte a recordar citas, incluidas las citas con colegas y amigos. En mi experiencia, las personas ocupadas llegan tarde a sus citas con más frecuencia que puntuales. Si no puede recordar claramente si todo se completó, asegúrese de anotarlo y usar un bloc de notas para asegurarse de que se complete a tiempo. Si realmente no puedes acudir a la cita por algún motivo, puedes llamar a tus compañeros o amigos con antelación.

5. Haz una tabla y registra las tareas que deben realizarse primero este mes y el próximo.

Hasta donde yo sé, muchas personas harán un plan de tareas para cada una. día al principio. Entonces, ¿cuántas personas enumerarán las tareas que deben realizar este mes y el próximo y harán un plan de nivel superior? Si está involucrado en un negocio, el cronograma siempre será de tareas a corto plazo, a menudo resumidas en el día. fin de mes y reorganizar la planificación a principios de mes. Planificar una lista de tareas mensual es una forma de gestión del tiempo de nivel superior. Al comienzo de cada mes, agregue a la lista las tareas que no se completaron el mes pasado y deben completarse este mes. Permítanme enfatizar que lo que se agrega a este cuadro deben ser tareas que deben completarse.

6. Configure recordatorios para las tareas que se completarán en un día futuro.

Su lista de notas no puede recordarle que complete tareas en un día futuro. Si desea decirle a su colega que completará una determinada tarea con él en dos meses, entonces necesita una forma de recordarlo y recordárselo en algún momento en el futuro. Algunos amigos usan un calendario electrónico porque muchos calendarios electrónicos tienen funciones de recordatorio. Además, por motivos de seguridad, puede configurar varios métodos de recordatorio. Una vez que uno no funcione, el otro se lo recordará.

7. Mantén tu escritorio ordenado.

Nunca creo que una persona que hace que su ambiente de trabajo sea un desastre sea un buen administrador del tiempo. Del mismo modo, una persona cuyo dormitorio u oficina está desordenado no será un buen administrador del tiempo. Porque un buen administrador del tiempo no perderá mucho tiempo buscando la información requerida en un montón de documentos desordenados.

8. Coloca los documentos y materiales necesarios para hacer todo en un lugar fijo

En un tiempo limitado, necesitamos completar muchas tareas, por lo que debemos prestar atención a mantener todo Las cosas están ordenadas y completas. Mantengo todo lo relacionado con una determinada cosa junto para que sea fácil de encontrar cuando lo necesito. Cuando complete una obra, trasladaré estas cosas individualmente a otro lugar. A continuación, hablemos de cómo realizar la transferencia.

9. Ordena los documentos y materiales que ya no necesitas

Te sorprenderá que en los últimos diez años solo haya tenido un cajón para los documentos. ¿Dónde puedo encontrarlos todos? los documentos que he recopilado a lo largo de los años? Siempre pongo los archivos de misión recién usados ​​en la parte delantera del cajón, y cuando el cajón está lleno, borro los archivos en la parte inferior del cajón. En otras palabras, siempre tengo un solo cajón de archivos.

Algunas personas conservarán todos los archivos, aunque es posible que muchos archivos no se vuelvan a utilizar, estos interminables documentos y materiales eventualmente se convertirán en papel de desecho que a nadie le importa. Los documentos aquí mencionados no incluyen su manual de trabajo ni los materiales de referencia necesarios, sino aquellos documentos utilizados para la acumulación. Por supuesto, a veces busco archivos usados. Por supuesto, aunque los archivos se borrarán, siempre conservaré los originales en mi computadora.

10. Haga una copia de seguridad y limpie su computadora con regularidad

Mi enfoque con los archivos guardados en mi computadora es similar a lo que dije anteriormente. Los 95 archivos impresos guardados en la computadora podrán permanecer en mis manos durante tres meses. Después de tres meses, haga copias de seguridad periódicas de los archivos en un CD y elimine inmediatamente los archivos que ya no necesite en la máquina.

¿Alguna vez has tenido esta experiencia: un día te estabas preparando ambiciosamente para limpiar las cosas que tenías entre manos, pero al final no se logró nada? Tal vez todos hayan tenido una experiencia así, ¿pero algunas personas? Es particularmente evidente en el cuerpo. La gestión del tiempo puede ayudarle a hacer arreglos razonables para su tiempo todos los días, todas las semanas o incluso todos los meses. Usar estos consejos de administración del tiempo para ayudarlo a organizar su tiempo es una prioridad para todos. Contenido relacionado:

¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?

El sobregiro no es una buena idea

Nunca llamas para decir que estás enfermo, no tienes vacaciones y siempre estás de guardia. Trabajas 70 horas a la semana y crees que todos tus esfuerzos darán sus frutos. Sin embargo, la idea de que las horas de trabajo son directamente proporcionales a la productividad es una ilusión.

La revista "The Economist" publicó una vez un dato de la OCDE que muestra que los empleados más eficientes pasan menos tiempo en la oficina. Al mismo tiempo, Life Hacker realizó un análisis más detallado y descubrió que el tiempo de trabajo más eficiente es 30 horas.

Los estadounidenses nunca parecen tomar vacaciones. El empleado promedio desperdicia alrededor de 9,2 días de vacaciones cada año. Esta cifra fue de sólo 6,2 días en 2011.

El Índice de Vida Mejor de la OCDE muestra que el promedio de horas de trabajo de los empleados de la OCDE es de 1.776 horas por año, y 62 horas (unas 15 horas) por día se utilizan para la vida privada (comer y dormir) y el ocio (fiestas, pasar tiempo con la familia, jugar, mirar televisión). Si se excluyen 8 horas de sueño, aproximadamente 7 horas se utilizan para ocio y entretenimiento personal, lo que también incluye algunas labores no remuneradas, como limpieza, desplazamientos, etc. En una palabra, el tiempo realmente no es suficiente.

Las desventajas de no distinguir entre lo público y lo privado.

El cuerpo necesita ser reparado y regenerado constantemente. Necesitamos tiempo cada día para trabajar, descansar y reorganizarnos.

Como decía el "New York Times", la gente pasa del estado de alerta al agotamiento en 90 minutos al día. En lugar de eso, intentamos bromear con nosotros mismos, usar el café para animarnos o simplemente ignorar las señales de fatiga de nuestro cuerpo. Pero al final, siempre tienes que devolverlo cuando sales a pasar el rato, y el cansancio te alcanzará y tendrá un impacto muy negativo en tu trabajo y tu vida. En otras palabras, cada vez que se engaña a sí mismo, en realidad está aumentando la probabilidad de un sobregiro.

La intersección del trabajo y la vida

La intersección del trabajo y la vida significa que las personas que te rodean siempre se verán afectadas indirectamente por tu estado físico y mental. Si lleva trabajo a casa, tendrá un impacto negativo en la vida familiar. Por el contrario, una buena vida familiar puede tener un impacto positivo en el trabajo.

El tiempo de calidad que pasamos con la familia y los seres queridos nos revitalizará. No sólo traerá buen humor a su familia, sino que también ganará más energía, que podrá liberar nuevamente en su trabajo. Es como una dosis de "medicina del amor". Sin embargo, por diversos motivos (miedo a perder el trabajo, miedo a que los confundan con vagos), muchas personas no disfrutan de este beneficio.

Recuerde: La ayuda adecuada es necesaria y, en ocasiones, todo el mundo es vulnerable. Aprovechar los beneficios de la empresa te permitirá dedicar más energía a tu familia. Sin embargo, dejar el trabajo en la empresa suena sencillo, pero ¿cómo implementarlo?

Haz un plan de horarios sencillo para el día siguiente

Si te llevas el trabajo a casa, es posible que pienses. más. Por ejemplo, cómo gestionar los correos electrónicos no enviados y planificar su viaje pasado mañana. Entonces, antes de salir del trabajo, limpia tu escritorio. Un escritorio (o computadora o buzón) limpio puede ayudarlo mejor a limpiar su cerebro. Como dice mi colega Mikael Cho, el desorden físico confunde la concentración. Debido a que la capacidad del cerebro es limitada, las distracciones causadas por el desorden reducirán la eficiencia en el trabajo.

Empiezo a limpiar mi escritorio media hora antes de terminar el trabajo. El proceso de organización física y digital puede ayudarme a lograr una depuración psicológica. Organizar es a la vez una mesa y un estado de ánimo. Como trabajo desde casa, para mí es especialmente importante ordenar mi espacio de trabajo. De lo contrario, nunca podré escapar de la sombra del trabajo.

Otra excelente manera de terminar el día es anotar tu lista de tareas pendientes para el día siguiente. Con un plan claro para mañana, tendrá más claro lo que quiere hacer y no se sentirá abrumado por demasiadas cosas que se acumulan frente a usted.

Anota tus logros

A la hora de trabajar, es fácil centrarse sólo en lo que no se ha hecho e ignorar lo que se ha hecho. Ha invertido tanto tiempo y energía, ¿por qué no sentirse orgulloso? Al final del día, revise la lista de tareas pendientes y vea las tareas completadas, y su estado de ánimo mejorará. La siguiente imagen es mi lista de ayer:

Muchas personas no saben cómo estar orgullosas de sus logros. Esto puede parecer un poco tonto al principio, pero le ayudará a generar confianza y a estar mejor preparado para hacer su trabajo al día siguiente.

Controla estrictamente tu tiempo

Si te tomas el tiempo para hacer un horario, ten cuidado de reservar un período de tiempo para tu familia o un trabajo específico, para que tu horario pueda ser estrictamente controlado.

¿Es como configurar un recordatorio, hacer una promesa con el tiempo? ¿Decirte cuándo empezar y cuándo terminar?

Además, di adiós a los viajes cortos y a los viajes etiquetados como “de trabajo”. Si planea tomarse un tiempo libre, asegúrese de informar a sus colegas que no podrán comunicarse con usted durante este tiempo. Manténgase fiel a su compromiso de tiempo y tómese su tiempo para disfrutar de unas vacaciones. Además de los viajes, este compromiso también se aplica a los "fuera de servicio". Despedirse sinceramente de los compañeros significa que los asuntos de hoy se acabaron. Un adiós físico puede ayudar a liberar tu mente. Por lo tanto, establece un cronograma claro, respétalo y, si no puedes completarlo, busca la manera de crear uno nuevo.

Equilibrar la relación entre trabajo y vida es un cliché, pero pocas personas pueden hacerlo. Sin embargo, si no valoras tu tiempo personal, ¿cómo puedes esperar que a los demás les importe? Hay muchas cosas que nunca terminan y trabajar demasiado no es una buena solución. Más bien, sólo hace que cada parte de tu vida sea más frágil y vulnerable. Su salud, su sueño y sus relaciones se verán afectados, y esto será contraproducente para su trabajo. De hecho, tu jefe y tus compañeros saben que no eres una máquina de trabajo, y mucho menos ellos. Todo el mundo tiene familia, amigos y una vida fuera del trabajo, por lo que cuidarse es algo natural y comprensible. Al final de cada día, date unas vacaciones, pero antes pide una cita con tu propio tiempo.