Cómo organizar una reunión de manera eficiente

¿Cómo organizar una reunión de manera eficiente?

¿Cómo reducir tu presencia y mejorar tu capacidad de control en campo?

Dos acciones para organizar una reunión: diseño comportamental y control total del campo.

Cómo saludar antes de la reunión.

Dos acciones para organizar una reunión:

El anfitrión parece estar delante del escenario, pero en realidad desempeña un papel "detrás de escena". Por tanto, cuanto menor sea la presencia del huésped, mejor. Para convertirse en un anfitrión calificado, debe ser como un pastor: captar la dirección de la reunión, controlar la agenda de la reunión y guiar la discusión de la reunión a una categoría claramente definida.

Los fundamentos de la organización de reuniones: Organizar una reunión = diseño conductual + control total del proceso.

Acción 1: Diseño conductual, aclarar cuál es el objetivo de la reunión, utilizar métodos no verbales para influir en los participantes y completar la reunión.

Método 1. Diseñar el lugar

Reuniones de pie en los puestos de trabajo y tiempos de reunión cortos; decidir el asunto en el acto. Ocasiones informales, chat abierto; promover los sentimientos y la comunicación de todos.

Método 2, tiempo de diseño

Es urgente tener reuniones y discusiones en el trabajo. Reunión después del trabajo: discusión completa, llegar a un consenso, mucho tiempo.

Método tres, diseño del entorno

Disposición de la ubicación, diseño de pequeños accesorios, vestimenta y estatus del anfitrión.

Método 4. Diseñar reglas

"Establecer reglas" antes de la reunión, reglas para el uso de teléfonos móviles y dispositivos electrónicos, diseñar reglas para el tiempo de palabra y diseñar reglas para la gestión de materiales de la reunión.

Acción 2: Controlar todo el proceso

Método 1. Ejecutar activamente antes de la reunión

Lograr consenso de antemano con el líder que tomará la decisión final en la reunión. Desarrolle una agenda de reuniones con anticipación y lleve a cabo una ronda de comunicación con los participantes clave.

Método 2: Autoempoderamiento en la apertura

Esté preparado para los comentarios de apertura. Aclare el horario de la reunión, el ritmo y el alcance de la discusión. Estimados colegas, es un honor para mí ser el anfitrión de esta reunión de hoy. Primero fijemos una meta. Tiempo: hoy solo habla durante una hora. Tema: Vamos a discutir estas cosas. Formato de discusión en grupo: Espero que todos puedan hablar en esta reunión.

Método 3: Atrévete a intervenir en las reuniones

Cómo solucionar situaciones inesperadas durante las reuniones, como "salir del tema": Primero, recuerda la hora. En segundo lugar, solicite un tiempo de espera. Nuevamente se sancionó falta. Proteja las reglas previas a la reunión y garantice la eficiencia de la misma.

Método 4: Finalizar la conversación

No expreses actitudes ni sentimientos, solo comenta el asunto.

¿Cómo saludar antes de la reunión?

Enfoque negativo: Nunca hablar más tarde del contenido formal de la reunión. Si puedes chatear sin llamar a Bisui, parecerá muy poco profesional.

Enfoque correcto: Prestar un poco de atención al trabajo y a los acontecimientos de los asistentes que te rodean también es una forma discreta y eficaz de socializar.

Toca la pizarra:

1. Recuerda la imagen de “el anfitrión de la reunión es el pastor” y anima a todos los participantes a alcanzar los objetivos de la reunión en un tiempo limitado.

2. Puede utilizar algunos métodos no verbales para transmitir señales a los participantes, incluidos: lugar de diseño, tiempo de diseño, entorno de diseño y reglas de diseño. Si se le da bien hacer inferencias de un ejemplo a otro, descubrirá que estos diseños de comportamiento se aplican a todos los aspectos del lugar de trabajo.

3. Controlar todo el proceso de la reunión. Los métodos incluyen: correr activamente antes de la reunión para comenzar la reunión para empoderarse, atreverse a intervenir durante la reunión y terminar la reunión con una salida clara.