¿Cómo tomar actas de reuniones?

¿Alguna vez has pensado por qué alguien siempre necesita redactar las actas de las reuniones después de la reunión, registrar los discursos pronunciados durante la reunión y distribuirlas a cada participante? Porque el éxito fundamental de una reunión es aclarar qué hacer a continuación y quién lo hará; el proceso de la reunión es sólo un proceso de intercambio de ideas o de sacar conclusiones.

Las actas de reuniones y las actas son diferentes. Las actas son un registro del contenido de la reunión, mientras que las actas son un refinamiento y un resumen del registro, incluidas las conclusiones de la reunión y los planes de acción de seguimiento. El núcleo del acta de la reunión debe incluir: las conclusiones claras a las que se ha llegado, así como el responsable de las actuaciones posteriores, el cronograma y los objetivos de la evaluación;

El acta de la reunión es el resumen aproximado del acta de la reunión. Las actas de las reuniones son personales. Puede registrar la mayor cantidad posible del proceso y anotar todas las discusiones durante el proceso y los puntos clave del discurso de cada persona. Esto le ayudará a recuperar la memoria cuando sea necesario después. Pero las actas de las reuniones sólo deben incluir acciones de seguimiento y ser un plan de acción.

Una minuta de reunión útil, además del formato básico como hora, ubicación y personal, los más importantes son tres elementos: conclusión, responsable y puntos de seguimiento. Si hay cuestiones sobre las cuales no se puede llegar a un consenso, se deben enumerar claramente las cuestiones abiertas.

Las actas de las reuniones deben tener forma de lista y cumplir con las normas del MECE. Cada contenido es independiente entre sí y lógicamente paralelo. Los elementos básicos de cada nota son los mismos: qué vamos a hacer, quién es el responsable, cuándo se hará y qué resultados se lograrán.

El truco para enviar actas de reuniones es no solo enviarlas al grupo WeChat, sino también enviarlas por correo electrónico. Al enviar un correo electrónico, las actas deben enviarse simultáneamente como texto del cuerpo y como archivos adjuntos. Al escribir el nombre del correo electrónico, escribir "XX actas de la reunión, verifique" tiene el peor efecto. También puede cambiarlo a "XX actas de la reunión, confirme su responsabilidad". Esto garantiza que la mayoría de la gente lo volverá a ver. De hecho, significa que transformas un minuto en un plan de acción.

El acta de una reunión nunca debe exceder las 1.000 palabras. Si es más que eso, significa que la persona que escribe el artículo no entendió lo que sucedió en la reunión.

Divide el cuaderno en dos áreas: una para anotar las palabras clave mencionadas en la reunión, y otra para el contenido ampliado que pensaste en ese momento. En el otro apartado anota las resoluciones generadas durante la reunión, cuál es el “primer conocimiento, siguiente acción y responsable”.

El principal éxito de una reunión es aclarar qué se va a hacer a continuación y quién lo hará.

Además, el acta de la reunión no debe detallarse, sino transformarse en un plan de acción. Esto requiere que su estructura sea una lista, cumpla con la ley de mece y que cada contenido sea independiente entre sí y lógicamente paralelo. Los elementos básicos de cada nota son los mismos:

1. Qué vamos a hacer

2. Quién es el responsable

3. Cuándo será completado

4. Qué efecto se logra

Si escribe así, puede redactar las actas de la reunión muy rápidamente y comprender todos los puntos clave a la vez.