Cómo configurar Outlook para realizar llamadas telefónicas, enviar y recibir faxes

Para utilizar una computadora para enviar y recibir faxes, por supuesto necesita una computadora y un módem, no importa si el módem es integrado, externo o. o tipo Tarjeta PC, siempre que tenga la función Fax, se puede utilizar como máquina de fax. Además, debemos tener una línea telefónica, y la otra parte con la que nos comunicamos también debe tener una máquina de fax común o una computadora para enviar y recibir faxes. Si queremos enviar material impreso por fax, también necesitamos un escáner para escanear el material impreso y convertirlo en un archivo de imagen antes de enviarlo.

Hoy en día, todo el mundo utiliza básicamente el sistema operativo Windows, especialmente Windows 9x. Hay muchos programas de fax en estos sistemas operativos. Este artículo utiliza Windows 98 como ejemplo para presentar Microsoft Fax, el software de fax. Este software apareció por primera vez en Windows 3.x para trabajo en grupo, con el nombre At Work Fax. En Windows 95, el software pasó a llamarse Microsoft Fax y se colocó como un componente estándar en el instalador de Windows 95, por lo que los usuarios de Windows 95 pueden instalar Microsoft Fax directamente desde "Agregar o quitar programas". Pero por alguna razón, Microsoft eliminó el componente de fax en Windows 98 y sólo proporcionó un programa de instalación separado awfax.exe en el directorio "Toolsoldwin95message" del CD de instalación para los usuarios que lo necesitan.

Para ser honesto, Microsoft Fax no es muy bueno, pero sus funciones son bastante completas, así que lo uso como ejemplo para presentarles cómo usar una computadora para enviar y recibir faxes. Después de que aprendamos a usar Microsoft Fax, podemos descargar un excelente software de fax de terceros. No hay mucha diferencia en los principios de estos software.

Para poder instalar Microsoft Fax en Windows 98, primero necesitamos instalar el controlador del módem y al menos un controlador de impresora, y luego instalar al menos Windows Messaging, el cliente Microsoft Exchange o Microsoft Outlook en el sistema One. de tres software. Estos tres software son todos software de cliente MAPI (API de mensajería, una interfaz de aplicación). Cuando Microsoft Fax recibe un fax, lo almacenará como un correo electrónico en la bandeja de entrada del software de cliente MAPI. ver faxes. Para los usuarios normales, el autor recomienda instalar Outlook de Office 97 u Office 2000 (Outlook Express incluido con IE4 o IE5 no es aceptable). Para grupos de trabajo de oficina, puede considerar instalar Microsoft Exchange y configurar un servidor de fax por Internet para permitir que varias personas utilicen un módem para enviar y recibir faxes.

Una vez que se cumplan todos los requisitos previos, ejecute awfax.exe y Microsoft Fax se instalará rápidamente. Después de reiniciar la máquina según sea necesario, hay un subdirectorio de fax en el archivo adjunto del menú de inicio, con tres accesos directos: editor de portada, solicitar fax y redactar un nuevo fax. El "Editor de portada" se utiliza para diseñar la portada del fax para que pueda agregar una portada al enviar el fax. Si varios usuarios utilizan el módem de fax a través del servidor de fax de la red, todos los faxes recibidos se guardan primero en el servidor y se pueden recuperar en la máquina de cada usuario utilizando la herramienta "Solicitar fax". En cuanto al "Asistente para escribir un nuevo fax", es más fácil de entender, puede ayudarnos a organizar un fax y enviarlo.

2. Configurar Microsoft Fax

Antes de utilizar Microsoft Fax, primero debemos configurar varios parámetros. Haga doble clic en el componente "Correo electrónico" en el Panel de control de Windows 98 para abrir las propiedades de Microsoft Outlook. Hay un elemento Microsoft Fax en el cuadro de lista. Haga doble clic en este elemento para abrir las propiedades de Microsoft Fax. Tienen cuatro páginas de propiedades.

En la página de propiedades "Mensaje", puede establecer los valores predeterminados al enviar faxes, incluida la hora de envío, el formato y la portada del mensaje, etc. Actualmente se implementan medidas preferenciales para llamadas de larga distancia nacional durante determinados periodos. Si el destinatario se encuentra fuera de la ciudad, podemos considerar elegir un periodo con tarifas telefónicas bajas para enviar el fax. El formato de mensaje editable solo se aplica cuando la otra parte también utiliza el software Microsoft Fax para recibir faxes a través de una computadora. En este momento, el destinatario puede editar el fax recibido. Si la otra parte utiliza una máquina de fax normal u otro software de fax, no puede utilizar un formato de mensaje editable. En su lugar, debe elegir un formato de mapa de bits no editable. Generalmente elegimos dejar que Microsoft Fax lo determine automáticamente. Microsoft Fax proporciona varias portadas predeterminadas. Si no estamos satisfechos, podemos usar el editor de portadas para crear una nueva portada.

En la página de propiedades "Marcar", puede configurar la ubicación de marcado, el número de reintentos y el intervalo de tiempo. Estas opciones son muy simples.

El módem de fax actualmente activo se puede configurar en la página de propiedades "Módem", y el módem local también se puede configurar como un recurso compartido de red.

La "máquina de fax por computadora" es lo mismo que una máquina de fax normal. Antes de comunicarse, ambas partes deben enviar una señal de apretón de manos de acuerdo con el protocolo de comunicación de la máquina de fax y negociar la velocidad de comunicación. comienza la transmisión real de datos, por lo que el módem de fax tiene algunos parámetros similares a los de una máquina de fax normal.

Seleccione un módem en el cuadro de lista de la página de propiedades "Módem" y acceda a sus propiedades. Entre estas opciones, el modo de respuesta es adecuado para recibir faxes. En el modo de respuesta automática (asumiendo 5 timbres), si nadie contesta el teléfono después de 5 timbres consecutivos, el módem comenzará a enviar señales de apretón de manos para intentar establecer contacto con el otro. parte, si la línea telefónica que está utilizando se utiliza principalmente para enviar y recibir faxes, puede seleccionar el modo automático. En el modo de respuesta manual, el módem no comenzará a funcionar automáticamente y requiere que el usuario dé instrucciones para controlarlo. Si la línea telefónica se utiliza principalmente para llamadas, se debe seleccionar el modo manual. Las preferencias de llamada se aplican al envío de faxes. Hay un tiempo de espera posterior al marcado, lo que significa que después de que la otra parte contesta el teléfono, envía continuamente señales de apretón de manos y espera a que la otra parte reciba una señal de respuesta de fax. se excede, la llamada será cancelada. Las opciones avanzadas son algunas configuraciones sobre los métodos de transmisión y corrección de errores. Generalmente, no es necesario cambiarlas a menos que la función de fax no se pueda utilizar normalmente.

En la página de propiedades "Usuario", puede configurar la información del usuario local, incluido el nombre, el país, el número de fax (es decir, el número de teléfono) utilizado por esta máquina, la dirección de correo electrónico, la empresa, etc. La información puede utilizarse en algunas portadas de fax.

3. Envío de un fax

Al enviar o recibir un fax, aparecerá un pequeño icono de máquina de fax en el área de notificación de la barra de tareas del sistema. Haga clic en él para abrir Microsoft. Ventana Estado del fax, que muestra el estado de funcionamiento del módem. A partir de esta información, el usuario puede comprender en qué paso ha progresado la transferencia y puede hacer clic en el botón "Colgar" para cancelar la transferencia actual. Si encuentra en la ventana de estado de Microsoft Fax que el módem de 33,6K (o 56K) sólo funciona a 14,4K o 9600, no se sorprenda, porque la velocidad de fax más rápida actualmente es 14,4K. De manera similar a la impresión de documentos, al enviar un fax, todos los faxes aparecerán en una cola de faxes pendientes y podremos seleccionar un fax de la cola y cancelarlo.

Microsoft Fax admite múltiples formas de enviar faxes. Echemos un vistazo a los tres métodos más utilizados.

1. Llame directamente al Asistente para redactar un nuevo fax

El primer paso en el Asistente para redactar un nuevo fax es seleccionar la ubicación de marcado. Generalmente, se puede utilizar el valor predeterminado. El segundo paso es ingresar el nombre y el número de fax del destinatario. A veces, el mismo fax se envía a varios destinatarios, por lo que podemos crear una lista de destinatarios. Si el número de fax del destinatario está guardado en la libreta de direcciones de Outlook, también puede seleccionar. destinatarios directamente desde la libreta de direcciones. El tercer paso se utiliza para determinar varias opciones de fax. Los valores predeterminados de estas opciones están determinados por la página de propiedades "Mensaje" de las propiedades del fax. Podemos modificarlos según las características y requisitos del fax a enviar. El cuarto paso se utiliza para ingresar el asunto y las notas del fax. Las notas generalmente se muestran directamente en la portada del fax. El quinto paso es seleccionar el archivo a enviar. Dado que las máquinas de fax comunes solo pueden recibir faxes en formato de mapa de bits, el archivo seleccionado debe estar asociado con un programa que pueda imprimir este tipo de documento, para que el programa pueda usarse para imprimir. el archivo en un formato de mapa de bits. Después de seleccionar los cinco pasos, haga clic en el botón "Finalizar" para comenzar a enviar el fax.

2. Imprimir en Microsoft Fax

Después de instalar Microsoft Fax, agregará un Microsoft Fax a la lista de impresoras, lo que significa que podemos usarlo de la misma manera que usamos el Función de fax. Tomando Word 97 como ejemplo, después de editar un documento, seleccione el comando Imprimir del menú Archivo, luego seleccione la impresora como Microsoft Fax, haga clic en el botón "Aceptar", Word 97 primero prepara los datos de impresión y luego Escribir nuevo. El Asistente de fax aparecerá automáticamente y nos pedirá que ingresemos información diversa. Excepto por el quinto paso del asistente para escribir un nuevo fax, los demás pasos son los mismos que los introducidos anteriormente. Finalmente, presione el botón "Finalizar" para enviar por fax un documento de Word. a otras personas.

Algunos programas (como el Bloc de notas) no pueden seleccionar una impresora, por lo que debemos configurar Microsoft Fax como impresora predeterminada de antemano.

3. Enviar al destinatario del fax

Microsoft Fax agregó un acceso directo al destinatario del fax a la carpeta Enviar a durante la instalación, por lo que después de seleccionar un archivo, podemos enviarlo directamente al fax. destinatario En este momento, el asistente para redactar un nuevo fax aparecerá automáticamente y también falta el quinto paso.

Los programas como Word 97 también proporcionan una función especial "Enviar al destinatario del fax". Después de editar un documento de Word, seleccione Enviar al destinatario del fax en el menú Archivo, que iniciará su propio asistente de fax. puede ayudar a los usuarios a diseñar portadas de fax y enviar faxes. También es más cómodo de usar.

4. Recibir un fax

En comparación con enviar un fax, recibir un fax es mucho más sencillo. Si configuramos Microsoft Fax en modo de respuesta manual, cuando la otra parte llame, la ventana de estado de Microsoft Fax aparecerá automáticamente. Primero contestamos el teléfono y, después de decidir recibir el fax, hacemos clic en el botón "Comenzar a responder". El módem comenzará a establecer contacto con la máquina de fax de la otra parte y a recibir faxes. Si configuramos Microsoft Fax en el modo de respuesta automática, cuando la otra parte llame, el módem comenzará automáticamente a establecer contacto con la máquina de fax de la otra parte y recibirá el fax después de sonar un número específico de timbres.

Los faxes recibidos se almacenan en la bandeja de entrada de Outlook (u otros dos software cliente MAPI), por lo que cuando queramos ver el contenido del fax, debemos iniciar Outlook y hacer doble clic en un fax en la bandeja de entrada. Al enviar un fax, Outlook llamará al programa de imágenes de Windows 98 para mostrar el contenido del fax. Podemos usar el programa de imágenes para guardar el archivo de fax en formato TIF o BMP, o imprimirlo directamente.