Sistema de gestión financiera para pequeñas empresas

************Sistema de Gestión Financiera de la Empresa

El Departamento de Finanzas es el organismo de gestión y ejecución de todos los asuntos financieros y actividades de capital de la empresa. responsable de la gestión financiera diaria de la empresa, gestión financiera y trabajo de análisis financiero, su alcance y responsabilidades de trabajo incluyen principalmente:

1. Preparar los diversos planes financieros de ingresos y gastos de la empresa; revisar el uso de fondos y gastos; cobrar pagos, liquidar y cobrar cuentas por cobrar, manejar el cobro y pago diario de efectivo, el reembolso de gastos, el pago de impuestos, la liquidación de facturas bancarias y mantener el efectivo en existencia y en el banco. Elaborar facturas en blanco y preparar diariamente informes de capital; hacer un buen trabajo en la financiación de la empresa; manejar y coordinar las relaciones con los departamentos industrial y comercial, tributario, financiero y otros, y pagar impuestos de acuerdo con la ley.

2. Responsable del trabajo contable de la empresa. Cumplir con las normas contables y los reglamentos financieros promulgados por el estado y llevar la contabilidad de acuerdo con el sistema contable preparar estados contables anuales, trimestrales y mensuales; establecer materias contables, cuentas detalladas, libros mayores y cuentas auxiliares de acuerdo con las normas. sistema contable y mantener las cuentas de manera oportuna verificar y conciliar las cuentas, asegurar la liquidación diaria y la liquidación mensual, y asegurarse de que las cuentas sean consistentes, los datos de las cuentas sean consistentes, los estados contables sean consistentes y los certificados contables sean consistentes. ; gestionar bien los archivos contables.

3. Responsable de la contabilidad de costos y gestión de costos de la empresa. Establecer procedimientos de agregación de costos y cuentas de contabilidad de costos, realizar contabilidad de costos, controlar los gastos de costos, recopilar, registrar y resumir diversos datos de costos y proporcionar información para la previsión, control y análisis de costos de manera oportuna y correcta para realizar pagos de acuerdo con los contratos; , presupuestos y revisiones Pago de diversos equipos y materiales, mejorar la configuración de diversas cuentas auxiliares de costos y mejorar diversos datos estadísticos.

4. Establecer un sistema de contabilidad económica, utilizar datos contables, datos estadísticos y otros datos relevantes para realizar análisis periódicos de las actividades económicas, juzgar y evaluar los resultados de producción y operación y el estado financiero de la empresa, y proporcionar información para que los líderes de la empresa tomen decisiones de acuerdo con ella.

5. Cooperar con la auditoría interna de la empresa. Con base en el alcance del trabajo y las responsabilidades anteriores, este sistema está especialmente formulado para fortalecer la gestión financiera.

Capítulo 1 Sistema de Aprobación de Fondos

1. Disposiciones Generales

⑴ Todos los pagos deben ser aprobados por el supervisor de la empresa. Si el líder a cargo no está en la empresa, debe comunicarse con él por teléfono o fax para confirmar si el pago está aprobado y luego pedirle que agregue su opinión en la hoja de gastos.

⑵Sello financiero especial; , el sello corporativo y los cheques deben conservarse por separado, el sello corporativo lo conservará el director de la oficina y el sello financiero y los cheques los guardará el cajero. Cuando el director de oficina o cajero se encuentre ausente de la unidad, el sello deberá ser conservado por una persona designada por el representante legal. La custodia del sello debe pasar por procedimientos de entrega y el personal de custodia debe registrar el uso del sello;

(3) En principio, el departamento de finanzas no reservará cheques con el sello financiero especial y el sello corporativo de la empresa. en la empresa, si por necesidades laborales, el límite debe ser completado primero y aprobado por el supervisor de la empresa.

(4) El cheque emitido debe indicar el nombre completo del beneficiario aprobado y la factura; lo cobrado debe ser consistente con el pago. Si el beneficiario necesita que la empresa coopere para pagar a un tercero debido a circunstancias especiales, el supervisor de la empresa debe obtener y aprobar una notificación por escrito del beneficiario

⑸ Reversión de fondos actuales (refiriéndose a; operaciones anormales) negocios), debe ser aprobado por el supervisor de la empresa;

⑹ Los fondos transferidos de operaciones comerciales anormales deben ser aprobados por el supervisor de la empresa;

⑺Los vales originales utilizados para pagar varios los montos deben conservarse Los originales y las copias no se utilizarán como comprobantes originales. En caso de circunstancias especiales, se debe obtener la aprobación del supervisor de la empresa.

2. Sistema de gestión de gastos administrativos

⑴ El reembolso de gastos de los gerentes de la empresa debe ser aprobado por el supervisor de la empresa antes de que se pueda realizar el reembolso financiero.

⑵ Anormal; Los gastos como entretenimiento deben ser aprobados por el supervisor de la empresa.

3. Sistema de gastos de viaje de la empresa

⑴ Los empleados de la empresa que realicen funciones oficiales en áreas fuera de la ciudad pueden disfrutar de subsidios de viaje

⑵ Los empleados de la empresa que viajen; las empresas tendrán derecho a cubrir los gastos de viaje según sea necesario. El director del departamento decide la elección del transporte.

⑶ Durante el viaje de negocios de los empleados de la empresa, los gastos de alojamiento y los subsidios están sujetos a las siguientes normas: ①Estándar de alquiler: A. Para los empleados por encima del gerente de departamento, el alquiler estándar es de 120 yuanes/día; B, personal general, el alquiler estándar es de 100 yuanes/día. ② Subsidio de alimentos y subsidio de transporte urbano: el subsidio de alimentos estándar es de 20 yuanes por persona por día; el subsidio de transporte urbano es de 6 yuanes por persona por día.

(4) Si el monto real del reembolso excede el estándar de subsidio de la empresa, el director del departamento o el director del equipo debe explicar los motivos e informar al supervisor de la empresa para su aprobación antes del pago.

4. Sistema de gestión de tarifas de mantenimiento de vehículos y tarifas de gasolina

⑴ El mantenimiento de los vehículos de la empresa lo gestiona la oficina y los puntos de mantenimiento deben ser designados por el banco. transferencia;

⑵ Los repuestos portátiles para vehículos serán comprados por la oficina y pagados con cheque. Cuando sea necesario, se deben completar los procedimientos de uso y la oficina creará una cuenta para cancelarlo para su uso;

⑶ La oficina conservará los boletos de gasolina de la compañía y la cuenta se registrará y usado.

5. Sistema de gestión de gastos de oficina, gastos de reuniones y otros gastos.

⑴Los suministros de oficina de la empresa son comprados y gestionados por la oficina

⑵La oficina se instala; una empresa de registro de libros de cuentas La compra y uso de suministros de oficina

⑶ El libro de contabilidad de propiedad de la oficina es un libro de cuentas adjunto al Departamento de Finanzas

⑷ La oficina debe crear, registrar, y registrar los suministros de oficina utilizados por cada departamento. Informar periódicamente

⑸ Si varios departamentos de la empresa necesitan invitar al personal de las unidades relevantes a celebrar reuniones debido a necesidades laborales, el gerente del departamento debe hacer sugerencias y presentarlas; al gerente general para su aprobación, y los asuntos de la reunión serán arreglados por la oficina;

⑹ Los estándares de pago de salarios, bonificaciones, honorarios sociales y otras asignaciones serán formulados por el personal y la gestión laboral de la empresa. departamento, y será reportado al Departamento de Finanzas para su archivo después de la aprobación del gerente general.

6. Sistema de reembolso de gastos administrativos

⑴El alcance de los gastos en efectivo para gastos administrativos de la empresa es: salarios, bonificaciones, asignaciones, gastos de viaje pagados a los empleados, otros pagos a personas físicas y cheques insuficientes. puntos de partida 100 yuanes de gastos esporádicos;

⑵ Al reembolsar los gastos administrativos, los empleados de la empresa deben completar un formulario de reembolso, que debe ser completado por el personal de manejo después de la firma y aprobación del supervisor de la empresa. deberá presentarse al Departamento de Finanzas para su revisión de conformidad con las disposiciones pertinentes de este sistema, y ​​de conformidad con las disposiciones pertinentes de este sistema, la aprobación y el pago se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1 de este capítulo; /p>

⑶ Los gastos por entretenimiento y obsequios estarán sujetos a un sistema de declaración anticipada de un voto, una factura, que solo podrá implementarse después de la aprobación.

⑷ Cualquier reembolso que no lo sea; Condiciones requeridas (como no recibir recibo de pago de la otra parte), quienes necesiten recibir cheques o efectivo deben completar un formulario de préstamo. La nota de préstamo se mantendrá en el registro financiero y, cuando se pague el préstamo, el departamento de finanzas emitirá un recibo de compensación a la persona a cargo;

⑸Se deben completar el formulario de cobro de cheques y el formulario de préstamo. por el responsable, firmado por el director de la empresa y revisado por el departamento de finanzas. Posteriormente, el pago será realizado directamente por el Departamento de Finanzas

⑹ Si se pierde un cheque bancario, el responsable correspondiente; deberá informarlo oportunamente al Departamento de Finanzas y al banco donde se abre la cuenta. Si la pérdida es causada por un cheque en blanco, la persona que lo perdió será responsable de la compensación;

⑺Otros procedimientos de gastos y tarifas relacionados estarán sujetos a las regulaciones de la empresa.

Capítulo 2 Sistema de Gestión de Costos del Proyecto

1. Todos los contratos económicos del proyecto de la empresa y todos los indicadores, garantías, compromisos y demás visas económicas que involucren los costos del proyecto deben ser firmados por el gerente general. o Firma autorizada.

2. El departamento de ingeniería de la empresa es el principal responsable de la predicción y revisión de los costos del proyecto, la preparación de los documentos de licitación del proyecto y la revisión y aprobación de las cuentas finales del proyecto.

3. El Departamento de Ingeniería también es responsable de organizar la adquisición y suministro de equipos y materiales de ingeniería y la negociación de contratos económicos, comprando equipos y materiales que hayan sido seleccionados y finalizados, asegurando el suministro oportuno de equipos y materiales y realizar activamente investigaciones de mercado. Trabajar, establecer un libro de registro de consultas de precios de mercado y registrar datos históricos sobre los cambios de precios de materiales.

4. El Departamento de Finanzas es el principal responsable del control general de los costes del proyecto.

⑴Participar en la negociación de contratos económicos de proyectos relevantes y comprender con prontitud y precisión los diversos componentes de costos del proyecto y planes de pago de la empresa;

⑵Responsable de la revisión de los pagos por progreso del proyecto y participar en Determinación del costo del proyecto y aprobación de cuentas finales.

5. Procedimientos de liquidación intermedia del proyecto.

⑴La unidad de construcción deberá presentar el acuerdo de avance del proyecto al departamento de ingeniería para su revisión antes del día 25 de cada mes. El departamento de ingeniería presentará opiniones de revisión basadas en los planos de construcción del proyecto, el plan de avance de la construcción y otros documentos. y materiales, y presentarlos dentro de los 5 días refrendados por el Departamento de Finanzas;

⑵ El Departamento de Finanzas propone opiniones de pago basadas en los documentos relevantes, la cantidad de materiales de suministro recibidos por la unidad de construcción y otras transacciones económicas. con la unidad constructora, y con referencia al estado financiero de la empresa, y los presenta a la aprobación de la empresa por el supervisor.

6. Procedimientos contables finales del proyecto.

⑴La unidad de construcción debe presentar las cuentas finales del proyecto y diversa información de visa económica al Departamento de Ingeniería para su revisión de acuerdo con los mismos procedimientos que la liquidación intermedia del proyecto, y el Departamento de Finanzas refrendará la visa económica; contrato, y las cuentas finales del proyecto aprobadas y los montos de liquidación de materiales, deducir el número de proyectos pagados y diversos gastos anticipados, liquidar el monto final del proyecto a pagar, proponer un plan de pago y presentarlo al supervisor de la empresa para su aprobación;

⑶ Al manejar las cuentas finales de un proyecto grande, el líder del proyecto de la empresa tomará la iniciativa y el equipo de cuentas finales del proyecto estará compuesto por personal del departamento de ingeniería, el departamento de diseño, el departamento de finanzas y otros departamentos relevantes. y realizarán conjuntamente las cuentas finales especiales del proyecto de acuerdo con el alcance de responsabilidades estipuladas en el sistema anterior;

⑷ Cuando el proyecto de vivienda esté terminado, aceptado y entregado para su uso, el departamento de ingeniería y el departamento de ventas se encargarán los procedimientos de entrega y aceptación de la casa terminada y colocarla en el almacén, y el departamento de finanzas se encargará de la liquidación de costos de la casa terminada según los procedimientos de entrega y aceptación.

Capítulo 3 Sistema de gestión de propiedades

1. Alcance de la propiedad de la empresa

⑴ La propiedad de la empresa incluye activos fijos y consumibles de bajo valor;

⑵ Se clasifican todas las maquinarias y equipos, equipos eléctricos, equipos de transporte, herramientas e instrumentos, herramientas de gestión, edificios, etc. comprados o fabricados por la empresa, con un valor único de más de 2.000 yuanes y una durabilidad de más de un año. como activos fijos;

⑶ Todos los suministros y aparatos con un valor único inferior a 2000 yuanes o con un valor superior a 2000 yuanes pero con una durabilidad inferior a un año son consumibles de bajo valor.

2. El departamento de finanzas de la empresa es responsable de la contabilidad de todas las propiedades de la empresa.

⑴Todos los activos fijos utilizados por la sede de la empresa y todos los suministros y equipos de oficina de la empresa son administrados por la oficina. ;

⑵ La maquinaria y equipos, equipos eléctricos, herramientas e instrumentos utilizados en cada obra de construcción de la empresa están bajo la gestión centralizada del departamento de ingeniería

⑶ La oficina e ingeniería; El departamento debe designar a una persona dedicada a ser responsable de la contabilidad comercial de la propiedad de la empresa y establecer un libro de contabilidad para registrar la compra, el uso y el inventario de la propiedad de la empresa, ser responsable de organizar el almacenamiento y mantenimiento de la propiedad de la empresa y formular las medidas correspondientes. métodos.

3. Compra y asignación de propiedades

⑴ La oficina prepara planes de compra de propiedades y realiza trabajos de investigación de mercado de acuerdo con las necesidades de desarrollo de la empresa. Debe estar refrendado por el Departamento de Finanzas. e informar al supervisor de la empresa para su aprobación.

⑵ Después de comprar la propiedad, se debe completar el formulario de aceptación de ingresos de la propiedad. El formulario de aceptación de renta de la propiedad está por duplicado y el Departamento de Finanzas maneja los procedimientos de reembolso basándose en el formulario de aceptación de renta de la propiedad, las facturas de la propiedad y los planes de compra. El departamento de administración de propiedad centralizada registrará el libro mayor con el formulario de aceptación;

⑶ Cuando cada departamento necesite utilizar activos fijos, deberá completar el formulario de uso. El formulario de uso debe ser aprobado por el gerente del departamento y. presentado a la oficina para su aprobación. El líder de la empresa Aprobación

(4) El recibo de los activos fijos será emitido por el departamento usuario y el recibo deberá ser por triplicado. El departamento receptor conservará una copia para su verificación, una copia se enviará al departamento de administración centralizada de la propiedad como prueba de la emisión de la propiedad y la otra copia será resumida periódicamente por el departamento de administración centralizada de la propiedad y luego informada al departamento de finanzas. departamento;

⑸ Transferencia de propiedad dentro de la empresa Para su uso, se deben completar los procedimientos de transferencia. Los procedimientos de transferencia serán manejados por el departamento de administración de propiedad y presentados al Departamento de Finanzas para su archivo.

4. Inventario e inventario de propiedades

⑴ El departamento de administración de propiedades de la empresa debe realizar un inventario e inventario de propiedades con regularidad, y se debe realizar un inventario completo al final del año;

⑵ El inventario de propiedad de fin de año de cada departamento debe ser atendido por personal financiero

⑶ Si se encuentra alguna ganancia, pérdida o daño después del inventario de propiedad, el informe de pérdidas y ganancias; Se debe completar el formulario y explicar por escrito los motivos de la pérdida y la pérdida. Para las pérdidas de propiedad causadas por negligencia personal, las personas responsables y el personal de manipulación deben rendir cuentas;

(4) Para los activos fijos que han alcanzado las condiciones para el desguace natural, el departamento de gestión centralizada de propiedad debe organizar una evaluación. en conjunto con el Departamento de Finanzas se debe informar la situación al líder de la empresa, quien decidirá la solución

⑸ Para los activos fijos que no han alcanzado las condiciones naturales de desguace pero ya no se pueden utilizar normalmente. , el departamento usuario debe conocer los motivos e informarlos verazmente si son personales. En caso de un accidente responsable, el personal responsable correspondiente será responsable de compensar la pérdida si la pérdida es causada por un desastre natural u otro; caso de fuerza mayor, se informará al gerente general para la toma de decisión.