Espero que puedan proporcionarme un sistema de administración de personal adecuado para pequeñas empresas de ingeniería.
Acabo de incorporarme a una nueva empresa y necesito aprender muchos aspectos. ¡Espero que las siguientes reglas y regulaciones te sean útiles! Si tienes alguna buena experiencia, ¡puedes compartirla conmigo!
Disposiciones Generales
Con el fin de seguir adaptándose a la implantación de la doble certificación de los sistemas de calidad y medio ambiente de la empresa, estandarizar el comportamiento de gestión de los asuntos administrativos de la empresa, agilizar las relaciones internas y mejorar eficiencia del trabajo, estas regulaciones están especialmente formuladas. Este sistema compila los documentos de asuntos administrativos internos de la empresa para fortalecer la eficacia de la gestión administrativa y formar una situación laboral dentro de la empresa donde hay procedimientos, estándares de trabajo, alguien que gestiona todo y todos tienen responsabilidades dedicadas.
Capítulo 1 Sistema de gestión de reuniones
1. Métodos de gestión de reuniones internas
(1) Las reuniones de la empresa incluyen principalmente reuniones de la oficina del gerente general, reuniones de programación de trabajo y varias reuniones especiales. reuniones, reuniones de todo el personal, reuniones de departamento y reuniones temporales, etc.
(2) El organizador de las reuniones a nivel de empresa es la Dirección General.
(3) La reunión es proporcionada por la Oficina General. Los avisos de la reunión, los materiales, el lugar, los registros y otros servicios deben proporcionarse y prepararse para la reunión. Después de la reunión, las actas de la reunión deben redactarse de acuerdo con. Si es necesario Proporcionar frutas, té, grabación, video, proyección y otros servicios.
(4) La forma principal de notificación de reuniones es la notificación telefónica. El director, el gerente de departamento y superiores deben notificar a la persona en persona, y el resto del personal debe notificar al departamento, y cada departamento se notificará a sí mismo.
(5). =ES-USgt;
(6) . Si no puede asistir a la reunión por cualquier motivo, deberá explicar el motivo personalmente a la Oficina General.
(7) Los participantes deben implementar las resoluciones de la reunión inmediatamente después de la reunión, y no deben retrasar ni hacer asuntos superficiales.
(8) Todas las oficinas y departamentos deben transmitir el espíritu de cada reunión de despacho y otras reuniones al nivel de base. También pueden celebrar reuniones periódicas a nivel de departamento para transmitir el espíritu de la reunión en función de lo real. situación de sus propios departamentos.
(9) Si las reuniones del departamento relevante requieren asistencia de la Oficina General, se debe notificar a la Oficina General con anticipación para que se puedan hacer arreglos unificados.
2. Medidas de gestión para el alquiler de salas de reuniones y salas multifunción a terceros
(1) El Departamento de Propiedad es responsable de gestionar los procedimientos de alquiler de las salas de reuniones propiedad de la empresa y salas polivalentes, siendo el Departamento General el responsable de proporcionarlos.
(2) La Oficina de Propiedad negociará con la unidad que alquila la sala de conferencias sobre asuntos de arrendamiento relevantes en función del uso de la sala de conferencias, completará el "Formulario de registro de uso de la sala de conferencias" y notificará a la Departamento General después de que sea firmado y confirmado por el gerente a cargo. El Departamento General también notificará al Departamento General. La unidad de usuario negocia asuntos específicos relacionados con el uso de la sala de conferencias (tiempo de reserva, servicios a brindar, etc.).
(3) La unidad de alquiler deberá presentar el "Formulario de registro de uso de la sala de conferencias" al personal de gestión de conferencias de la Oficina General el día del alquiler. Una vez utilizada la sala de conferencias, el personal de gestión de la sala de conferencias. completará el uso real de la sala de conferencias Una vez que la unidad de arrendamiento firme y confirme el tiempo, la Oficina General lo devolverá a la Oficina de Propiedad como base para el cobro.
Capítulo 2 Sistema de gestión telefónica de oficina
Con el fin de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, ahorrar gastos de oficina y garantizar la comunicación, en combinación con la situación real de la empresa, estas regulaciones están especialmente formuladas. :
1. El teléfono de la empresa se utiliza principalmente para negocios de oficina. Mantenga sus conversaciones concisas y directas cuando hable por teléfono. Está estrictamente prohibido chatear por teléfono.
2. Todas las oficinas y departamentos utilizan teléfonos enchufables de administración y la oficina del gerente utiliza teléfonos bloqueados.
3. La oficina es responsable de pasar las tarjetas telefónicas. La tarifa estándar por cada tarjeta deslizada es de 30 yuanes para el director, 20 yuanes para los gerentes y gerentes de departamento, 10 yuanes para otros empleados y 15 yuanes para cada líder de equipo de la Oficina de Gestión Integral. Después de usar el crédito telefónico, vaya a la oficina para pasar su tarjeta y registrarse.
4. Después de instalar y gestionar el teléfono de la tarjeta, no se permiten llamadas telefónicas privadas, en caso contrario se hará responsable al responsable directo o al encargado del departamento, y se le abonarán los cargos telefónicos correspondientes. recuperados conforme a la ley.
5. Los jefes y empleados de cada departamento deben asumir toda la responsabilidad y gestionar y utilizar bien el teléfono con actitud de maestría. Los empleados que necesiten realizar llamadas de larga distancia por motivos de trabajo o circunstancias especiales sólo podrán realizar llamadas después de registrarse en la oficina.
6. La oficina acudirá periódicamente a la oficina de telecomunicaciones para consultar y supervisar el uso del teléfono de varias oficinas y departamentos, y hacerlo público.
Capítulo 3 Sistema de Gestión para el Envío, Recepción y Circulación de Documentos Oficiales
De acuerdo con la normativa pertinente y en combinación con la situación real de la empresa, los métodos de gestión para el envío, La recepción y circulación de documentos no relacionados con el sistema de calidad y medio ambiente se establece de la siguiente manera:
1. Redacción de documentos oficiales
1. Redactar manuscritos preliminarmente en función de las necesidades y las instrucciones de liderazgo. Los documentos emitidos por la empresa son redactados por la Dirección General e involucran responsabilidades de cada departamento. Si la empresa necesita unificar el documento, cada oficina o departamento redactará el documento.
2. Revisión de documentos oficiales. Se refiere a la revisión de borradores manuscritos, la cual es responsabilidad de la Oficina de Asuntos Generales. El contenido principal de la revisión es ver si la empresa realmente necesita tener una escritura unificada, si el método de escritura es apropiado, si cumple con las reglas de escritura y los requisitos relevantes para la preparación de documentos oficiales, etc. Los documentos oficiales que no necesiten ser emitidos uniformemente por la empresa, serán expedidos por cada oficina y departamento por su cuenta.
3. Revisión de documentos oficiales. Se refiere a la revisión y verificación de manuscritos antes de la impresión oficial de documentos oficiales. La atención se centra en si los procedimientos de aprobación y emisión están completos, si los materiales adjuntos están completos y si el formato es uniforme y estandarizado, etc.
4. Expedición de documentos oficiales. Presentar el manuscrito revisado al líder para su firma y aprobación para su emisión. Los documentos oficiales a nivel de la empresa los firma el director general y los documentos de cada oficina, departamento o ámbito empresarial específico los firma el jefe de la oficina o departamento.
5. Impresión y sellado de documentos oficiales. Los documentos oficiales que hayan sido revisados y considerados correctos se pueden imprimir y encuadernar. Si es necesario colocar un sello oficial, colóquelo de acuerdo con las "Medidas de gestión de sellos".
2. Distribución de documentos oficiales
Se refiere a la emisión de documentos oficiales a los departamentos pertinentes. Después de confirmar la emisión del documento, el personal emisor de documentos de la Oficina de Asuntos Generales debe preparar el número de documento en el "Formulario de documentación de propiedad de alta tecnología" y registrar el nombre del documento oficial, la fecha de emisión, la cantidad, el departamento emisor, etc. Los documentos emitidos internamente deben estar firmados por el personal correspondiente de cada oficina y departamento. Cuando se emiten documentos a nivel de empresa, solo se envían a las divisiones y departamentos pertinentes. La comunicación dentro de las divisiones y departamentos es gestionada por cada división y departamento. Todas las oficinas y departamentos deben firmar y confirmar después de recibir los documentos.
3. Circulación de documentos oficiales
Cuando los documentos recibidos deban ser leídos por varios departamentos, los documentos originales serán revisados y aprobados por el director y gerente general del Departamento General. en la "Tarjeta de aprobación de documento". La "Tarjeta de aprobación de documento" adjunta debe enviarse a las oficinas y departamentos pertinentes para su revisión, y los revisores deben firmar para confirmar.
4. Archivado de documentos oficiales
Los documentos emitidos por la empresa deberán ser archivados oportunamente por la Oficina General y se deberá completar el “Formulario de Registro de Archivo de Documentos”. Los documentos emitidos por diversas oficinas y departamentos por su cuenta deben reportarse a la Oficina General para su archivo en tiempo y forma si es necesario.
Capítulo 4 Sistema de Gestión de Material de Oficina
Con el fin de aumentar aún más los ingresos y reducir los gastos, y estandarizar la gestión de material de oficina, se toman las siguientes disposiciones:
1. Responsabilidades y Alcance
(1) Los suministros de oficina a que se refiere este sistema se refieren a suministros de oficina diarios y algunos consumibles de bajo valor. Este sistema estipula las responsabilidades y requisitos de gestión para la planificación, adquisición, distribución, uso y almacenamiento de material de oficina.
(2) La adquisición, almacenamiento y distribución de artículos de oficina serán gestionados por la Oficina General. La planificación, recolección, uso y almacenamiento de los útiles de oficina para cada oficina y departamento será responsabilidad del responsable de cada oficina o departamento o de una persona designada.
2. Medidas de Gestión para la Planificación, Compra, Almacenamiento y Emisión de Material de Oficina
(1) Antes del día 15 de cada mes, cada oficina o departamento deberá realizar sus propias estadísticas sobre el desempeño de la oficina o departamento Estado de la demanda de suministros, enumere los planes detallados y complete el "Plan de materiales" por categoría (suministros de oficina diarios, material impreso, otros). El plan se basa en el principio de "ahorro, práctico y necesario". " y será revisado y aprobado por el jefe de oficina y departamento. Presentar a la Dirección General.
(2) El personal de compras del Departamento de Asuntos Generales revisará y formulará el plan de compras y el presupuesto en función de la situación real y lo presentará al director del Departamento de Asuntos Generales para su revisión. aprobará la compra antes de proceder, y la adquisición se realizará del día 25 al 30 de cada mes Distribuido diariamente.
(3) Para el material de oficina del personal recién llegado a la empresa, la Oficina General es responsable de equiparlos con el material de oficina necesario con base en la lista y lista de suministros proporcionada por los jefes de cada oficina y departamento a Asegúrese de que el personal recién llegado realice el trabajo normal del personal.
(4) Además de los suministros de oficina distribuidos normalmente, si necesita utilizar otros suministros de oficina diarios, el departamento que los utiliza debe completar un "Formulario de solicitud de suministros de oficina" por escrito, que debe ser aprobado por el Director del Departamento de Asuntos Generales. Consíguelo.
(5) El personal de compras debe cumplir con el principio de suministros de oficina completos, alta calidad y bajo precio, inventario razonable y gastos adecuados, y debe establecer un sistema de contabilidad. Completar los procedimientos de entrada y salida del almacén.
(6) La gestión de los suministros de oficina debe ser civilizada, limpia, prestar atención a la seguridad, la prevención de incendios, el antirrobo y seguir estrictamente las normas y reglamentos. No se permite la entrada a personas que no sean miembros del personal. el almacén a voluntad.
(7) Las personas que reciban artículos de cada departamento deben utilizar material de oficina basándose en el principio de diligencia y frugalidad. Los suministros aptos para el intercambio deben cambiarse por los viejos. Derecho a revisar y supervisar el uso de los elementos por parte de cada departamento.
Capítulo 5 Sistema de Actualización, Mantenimiento y Uso de Equipos de Oficina (Software)
1. Responsabilidades y Alcance
1. , impresoras, máquinas de fax, teléfonos, cámaras, videocámaras, dispositivos de almacenamiento móviles, televisores multifunción en color para salas, equipos de audio, proyectores y aires acondicionados equipados en diversas salas y departamentos y otros objetos de valor. El software de oficina se refiere a varios tipos de software adquiridos o producidos profesionalmente para las necesidades de la oficina. Para garantizar el uso normal de diversos equipos de oficina, el funcionamiento seguro de diversos software de oficina y maximizar la efectividad de los equipos y software de oficina, este sistema está especialmente formulado.
2. Las máquinas de fax, cámaras, videocámaras, televisores en color, VCD y DVD en salas multifuncionales (salas de conferencias) son conservadas y utilizadas por personal designado de la Oficina General. Si se encuentran problemas, deben informarse de manera oportuna. La Oficina General notifica a los técnicos de las compañías de mantenimiento designadas para que vengan a realizar inspección, reparación y mantenimiento.
3. Las computadoras equipadas en cada oficina serán limpiadas periódicamente por el personal designado en cada oficina.
2. Actualización, reparación y mantenimiento
1. Actualización de equipos de oficina se refiere a la mejora o actualización de equipos de oficina, la compra de equipos de almacenamiento móvil, el suministro de consumibles diversos, especiales. Compra de equipos de soporte. El equipo de oficina se puede reparar cuando se producen diversas averías y no se puede utilizar. Las actualizaciones de software de Office se refieren a varios tipos de software de aplicación que deben adquirirse o actualizarse recientemente debido al trabajo.
2. Cuando sea necesario actualizar el equipo de oficina, cada oficina, departamento o supervisor de equipo deberá completar el "Formulario de Solicitud de Actualización (Mantenimiento) de Equipo de Oficina", que será revisado por el jefe de oficina o departamento y aprobado por el director general, el Departamento de Asuntos Generales es responsable de las adquisiciones. El Departamento de Asuntos Generales prepara un presupuesto para la compra de nuevo equipo de oficina basándose en las cotizaciones del mercado, y los compra y publica después de la aprobación del Director y Gerente General del Departamento de Asuntos Generales.
3. Cuando cualquier tipo de equipo de oficina se estropea, puede completar el "Formulario de solicitud de actualización (mantenimiento) de equipo de oficina" en cualquier momento y repararlo a través de una empresa designada o personal de mantenimiento profesional.
4. Cuando sea necesario reemplazar varios tipos de equipos de oficina, se debe completar el "Formulario de solicitud de actualización (mantenimiento) de equipos de oficina", y el reemplazo solo puede ser aprobado por el Director y el Gerente General de la empresa. Departamento de Asuntos Generales.
5. Cada oficina y departamento deberá conservar adecuadamente la garantía, mantenimiento, instrucciones de funcionamiento y demás información de los equipos de oficina a cargo del departamento o departamento.
3. Normas sobre el uso y manejo de equipos de oficina
1 Al utilizar computadoras y periféricos, preste atención a la prevención del polvo, antimagnético, antiestático, impermeable y anti. -corrosión.
2. Los dispositivos de almacenamiento móviles incluyen discos duros móviles y unidades flash USB. Cuando utilice un disco duro extraíble, tenga cuidado cuando el disco duro esté funcionando a alta velocidad, está estrictamente prohibido que el disco duro sea impactado por fuerzas externas y está estrictamente prohibido mover el disco duro. Se deben realizar las operaciones pertinentes al desconectar los discos duros móviles y las unidades flash USB de la computadora. El dispositivo solo se puede desconectar cuando el sistema indique "Puede desconectar el dispositivo de forma segura".
3. El uso de equipos de proyección en la sala de conferencias es responsabilidad de una persona dedicada en la Oficina General. Está estrictamente prohibido que otro personal utilice este equipo sin permiso y capacitación. Cada vez que apague el proyector, asegúrese de esperar hasta que la lámpara del proyector se apague por completo antes de apagarlo.
4. Los programas informáticos y los programas de aplicación son adquiridos por la Oficina General. Cuando utilice el software, siga los pasos requeridos para entrar o salir para evitar daños al software. Está prohibido instalar otro software en los ordenadores de la empresa para evitar la propagación de virus.
5. Los documentos y datos diarios están respaldados por cada departamento. Antes del día 20 de cada mes, el Departamento de Asuntos Generales es responsable de utilizar dispositivos de almacenamiento móviles para realizar copias de seguridad de los datos de los documentos importantes de cada departamento. El trabajo antivirus diario está a cargo de cada departamento. Es necesario desinfectar y actualizar el software antivirus al menos una vez por semana.
6. El principio de limpieza y mantenimiento de una computadora es que quien la utiliza es responsable de la limpieza. Limpie el exterior dos veces por semana y no utilice un trapo húmedo. El interior debe abrirse y limpiarse una vez cada trimestre y quitar el polvo con un cepillo o herramienta especial. La primera limpieza será guiada por el Departamento General y las limpiezas posteriores serán responsabilidad de cada departamento. El Departamento General realizará inspecciones aleatorias de vez en cuando.
7. Está estrictamente prohibido el préstamo o uso en exteriores de todo tipo de equipos de oficina. Está estrictamente prohibido jugar o procesar archivos no relacionados con el trabajo en la computadora durante el horario laboral. Está estrictamente prohibido usar una computadora para leer discos VCD. Está estrictamente prohibido usar computadoras para realizar actividades no saludables o que no lo sean. de conformidad con las políticas y regulaciones nacionales, está estrictamente prohibido utilizar Internet para difundir información obscena y que ponga en peligro la seguridad nacional.
Capítulo 6 Sistema de Fax y Copias
1. El departamento de gestión de fotocopias y faxes de la oficina es la Oficina General.
2. No se aceptarán copias y envíos por fax de documentos administrativos, contratos y diversos materiales relacionados.
3. Al realizar copias, todas las oficinas y departamentos deben completar el "Formulario de Registro de Impresión y Copia" (Apéndice 7) y registrar las especificaciones y cantidad de papel para copia.
4. Al enviar documentos o información por fax, cada oficina deberá completar el "Formulario de Registro para Recepción y Envío de Documentos por Fax".
5. El día 25 de cada mes, el Departamento de Asuntos Generales resumirá la cantidad real de papel utilizado y lo informará al Departamento de Finanzas en función del costo.
Capítulo 7 Sistema de gestión de materiales impresos
1. Responsabilidades y alcance
Los materiales impresos de propiedad de alta tecnología se refieren a varios tipos de formularios de registro en blanco impresos especialmente para el trabajo. necesidades, facturas internas hechas por usted mismo, sobres, papel manuscrito y otros materiales impresos. El departamento de gestión de la impresión inmobiliaria de alta tecnología es el Departamento General.
2. Impresión, recepción y almacenamiento de material impreso
1. Todo el material impreso en varias oficinas y departamentos de Hi-Tech Property será impreso por el Departamento General responsable de contactar al designado. fabricantes.
2. Si varias oficinas y departamentos necesitan obtener suministros, la Oficina General ayudará a las unidades utilizando los formularios de registro para formular planes mensuales basados en el inventario y las necesidades reales, y los presentará junto con el plan de suministros de oficina. antes del día 15, y la impresión será notificada por la Oficina General. La Oficina de Asuntos Generales es responsable de resumir el uso mensual de material impreso de cada departamento.
3. El almacén donde se almacenan los impresos debe mantenerse seco y limpio, los impresos deben colocarse de forma ordenada y ordenada, y no se permite la entrada al almacén de personal irrelevante.
Capítulo 8 Sistema de Gestión de Vehículos
Con el fin de fortalecer la gestión de vehículos, coordinar el uso de vehículos por varios departamentos y el uso, mantenimiento y reparación de vehículos, se formulan las siguientes regulaciones :
1. El Director General es responsable de la gestión de los vehículos y conductores de la oficina de la empresa y de la educación sobre seguridad vial. Todos los vehículos y conductores de la unidad son organizados y enviados por el Director General.
2. Los automóviles deben reservarse, programarse, mantenerse y repararse periódicamente, para que siempre se puedan mantener en buenas condiciones de funcionamiento. La unidad debe estar disponible para los vehículos oficiales para garantizar que se entreguen a tiempo. y el trabajo no debe retrasarse.
3. Los automóviles de empresa se utilizan generalmente para que los líderes salgan a trabajar, recojan y entreguen documentos confidenciales, financien para recoger y entregar dinero, acompañen a pacientes con lesiones relacionadas con el trabajo y de emergencia, y contacten con oficinas y departamentos. asuntos de negocios, organización de la unidad e informes de la unidad individual. Recoger y dejar a líderes frágiles, etc. Generalmente, un automóvil debe reservarse con anticipación (generalmente con medio día de anticipación). Cuando se necesita un automóvil con urgencia en circunstancias especiales, el automóvil solo se puede utilizar con la aprobación del líder.
4. La salida del conductor deberá ser aprobada por el director general.
Cualquier persona que utilice un vehículo de forma privada será responsable. Todos los accidentes personales causados por el vehículo serán responsabilidad de la persona responsable y la unidad no será responsable.
5. Los conductores deben establecer registros de conducción y registros de mantenimiento del vehículo, que incluyan: kilometraje del vehículo, estado técnico, fecha de mantenimiento, fechas de reparación mayor, media y menor, alcance y motivos de los daños del vehículo, y estado de reemplazo de piezas, mantenimiento. costos, etc
6. Para reducir los costos de mantenimiento, los vehículos de la unidad se reparan en lugares designados. Cuando el vehículo se envía a reparación, se debe emitir una orden de reparación por duplicado para demostrar el contenido de la reparación. el taller de reparación pagará la factura con la orden de reparación. Si hay una necesidad urgente fuera Al realizar la reparación, puede comunicarse con el taller de reparación para realizar la reparación primero. Después de regresar a la empresa, puede emitir de inmediato una orden de reparación de reemplazo.