Cómo estandarizar el proceso de solicitud de adquisiciones corporativas
1. Solicitud de compra y su normativa
1. Definición de solicitud de compra
Solicitud de compra se refiere a todo el proceso en el que una persona o un departamento determina uno o varios materiales de acuerdo con las necesidades de producción y completa el formulario de solicitud de acuerdo con el formato prescrito para obtener los materiales. . uno.
2. Elementos de la solicitud de compra
Una solicitud de compra completa debe incluir los siguientes elementos: (1) Departamento solicitante; (2) Proyecto al que pertenecen los bienes adquiridos (3); ) Objeto de la compra; (4) Nombre de los bienes a comprar; (5) Cantidad de los bienes a comprar; (6) Especificaciones de los bienes a comprar; (7) Muestras, dibujos o datos técnicos de los mismos; bienes a comprar, etc. (8) Tiempo requerido para solicitar artículos; (9) Solicitud de necesidades especiales, tenga en cuenta; (10) Persona que completa la solicitud; (11) Persona a cargo del departamento de solicitudes; Revisión por el subgerente general; (14) Revisor financiero (15) Gerente general de la empresa;
3. Solicitud de compra y sus requisitos de llenado
(1) La solicitud de compra debe completarse completa y claramente de acuerdo con los elementos, y enviarse al departamento de compras después de su revisión y aprobación. por los líderes de la empresa (2) El formulario de solicitud de compra de activos fijos debe completarse en el formato del Apéndice 1 (Formulario de solicitud de compra de activos fijos) debe completarse el formulario de solicitud de compra de otros materiales, equipos y proyectos; en el formato del Apéndice 2 (Formulario de solicitud de compra de materiales); (4) La adquisición de materiales y equipos debe completarse de acuerdo con el formato del Apéndice 2 (Formulario de solicitud de adquisición de materiales); (5) Completar por el departamento de compras; (4) Las compras esporádicas diarias deben completarse de acuerdo con el formato del Anexo 3 (Formulario de aprobación de compra de material) impreso por la empresa (5) Al enviar una solicitud de compra, el departamento de compras debe solicitar que el departamento de compras firme en el destinatario; de la solicitud de compra, para respaldo del departamento; (6) Si la cantidad de la solicitud es demasiado grande, se puede enviar una lista en forma de archivo adjunto para mejorar la eficiencia del trabajo, y también se debe enviar el documento electrónico de la lista. (7) En caso de suministros urgentes para la producción y la vida diaria de la empresa, la empresa debe En ausencia del líder, puede solicitar instrucciones por teléfono o de otra manera, después de acordar, enviarlas al departamento de compras. Después de firmar y confirmar, se completará el procedimiento de reemplazo. (8) Para productos comprados de una sola fuente o de un fabricante o marca designado, el departamento de compras debe proporcionar una explicación por escrito. (9) Los cambios y adiciones a la solicitud de compra deben ser firmados por escrito por el líder de la empresa e informados al departamento de compras.
4. Departamento de presentación de solicitudes de compra de materiales de la empresa
(1) Los materiales, servicios laborales, activos fijos, ingeniería y otros elementos necesarios para el negocio y la producción de la empresa son enviados por la producción. departamento; (2) los materiales, activos fijos, servicios laborales u otros artículos de vivienda y oficina necesarios para la vida y la oficina de la empresa son enviados por la oficina;
(3) Los materiales dedicados a cada departamento de la empresa son presentado por cada departamento.
(3) Cada departamento deberá presentar materiales especiales para cada departamento de la empresa.
2. Recolección y emisión de solicitudes de compra
1. Recolección de solicitudes de compra
(1) El departamento de compras está recibiendo solicitudes de compra Al comprar, debe comprobar si la solicitud de compra se completa completa y claramente como se requiere, y verificar si la solicitud de compra ha sido aprobada por los líderes de la empresa;
(2) Al recibir la solicitud de compra, debe seguir las reglas de no comprar sin plan, y nombres y especificaciones de productos incompletos. Aclarar el principio de no comprar o no comprar si los dibujos y especificaciones técnicas están incompletos. (2) Al recibir solicitudes de compra, los principios de no comprar sin un plan, no comprar con nombres y especificaciones incompletos, no comprar con dibujos y datos técnicos incompletos y no comprar materiales excedentes;
(3 ) Notificar al personal de administración del almacén para verificar si los materiales comprados están en stock;
(4) Se debe notificar al departamento de compras de manera oportuna sobre los materiales comprados y los materiales devueltos que no cumplan con las regulaciones.
2. Distribución de materiales solicitados
(1) El departamento de adquisiciones debe dividir el trabajo de acuerdo con la división del trabajo y las responsabilidades laborales
(2) Para los materiales solicitados, se deben priorizar los artículos que se necesitan comprar con urgencia.
(3) Si los artículos no se pueden completar el mismo día, se debe notificar al departamento de compras; p> (4) Se debe consultar a los líderes relevantes de la empresa antes de comprar artículos importantes. (4) Se debe consultar a los líderes relevantes de la empresa antes de comprar artículos importantes.
3. Regulaciones del ciclo de adquisiciones
(1) Compras esporádicas con un presupuesto de compra único inferior a 10.000 yuanes o compras urbanas de materiales y productos con un presupuesto inferior a 10.000 yuanes. el ciclo no debe exceder los 5 días;
(2) Para proyectos con un presupuesto de adquisición único de más de 10.000 yuanes, el ciclo de adquisición no debe exceder los 15 días
(3) Un proyecto con un presupuesto único de adquisiciones de más de 10.000 yuanes El ciclo de adquisiciones para proyectos con un presupuesto de más de 10.000 yuanes no debe exceder los 15 días
(3) El ciclo de adquisiciones para proyectos con un presupuesto único de adquisiciones de más de 10.000 yuanes no debe exceder los 15 días
(4) Adquisición única Para proyectos con un presupuesto superior a 10.000 yuanes, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 15 días
(5) Para proyectos con un presupuesto único de adquisiciones superior a 10.000 yuanes, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 15 días
(3) Para proyectos con un presupuesto de adquisiciones único de más de 200.000 yuanes, si el departamento de adquisiciones invita a licitaciones y compras por sí mismo, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 40 días (4) Para proyectos con un presupuesto de adquisiciones único de más de 1; millones de yuanes, si se puede confiar la licitación a una agencia licitadora, el ciclo de adquisición no debe exceder los 40 días Más de 60 días;
(5) El departamento de adquisiciones debe empaquetar la solicitud con anticipación de acuerdo con el tiempo especificado en (1)-(4) arriba. Si el departamento de adquisiciones no puede completar la tarea de adquisiciones a tiempo, debe explicar las razones a los líderes de la empresa;
(6) Se debe informar sobre adquisiciones urgentes. a los líderes de las empresas y se debe adoptar una estrategia de adquisiciones rápidas y prioritarias;
3. La consulta y sus regulaciones
1. Al realizar consultas, debe revisar cuidadosamente el nombre del producto, las especificaciones y la cantidad de la solicitud de compra, comprender el nombre de los dibujos y sus requisitos técnicos y comunicarse con el departamento de solicitudes de manera oportuna si encuentra algún problema;
2. Si tiene problemas, comuníquese de inmediato con el departamento de solicitudes de compra;
2. Los productos del mismo tipo o con atributos similares deben clasificarse, empaquetarse y comprarse juntos;
3. Se debe dar prioridad a los artículos que se necesitan con urgencia para la compra. Considere:
4. Todos los proyectos de adquisición deben ser consultados directamente por el fabricante o proveedor de servicios. En principio, las consultas no pueden. realizarse a través de sus agentes o diversos intermediarios;
5. Por favor, el departamento de compras debe comunicarse con el fabricante o proveedor de servicios de manera oportuna durante el proceso de compra. Para suministros o equipos requeridos por el departamento de requisiciones, no es posible obtener una cotización del fabricante o proveedor de servicios si existe algún costo o equipo. Si el costo de los materiales o equipos que necesita el departamento es menor, se puede recomendar comprar alternativas;
6. Cuando se encuentren materiales, proyectos o compras importantes con un monto de compra único esperado de más de 100,000, la situación básica debe informarse antes de realizar la consulta. Informar a los líderes relevantes de la empresa, invitar a cotizar o unidades de licitación e informar a los líderes de la empresa para su aprobación de acuerdo con el formato en el Apéndice 4 (lista de cotizaciones/unidades de licitación propuestas) antes de hacer una consultar o emitir una oferta;
7. Consulta o presentar una oferta Antes de emitir una oferta, la información básica debe informarse a los líderes relevantes de la empresa y enviarse a los líderes de la empresa para su aprobación de acuerdo con el formato del Apéndice. 4 (lista de cotizaciones propuestas/unidades de oferta) antes de realizar una consulta o emitir una oferta;
8 Consulta O antes de emitir una oferta, la información básica debe informarse a los líderes relevantes de la empresa y enviarse. a los líderes de la empresa para su aprobación de acuerdo con el formato en el Apéndice 4 (lista de cotizaciones propuestas/unidades de licitación) antes de realizar una consulta o emitir una oferta;
9. Consulta de precio o oferta;
7. Al realizar consultas, se deben realizar consultas para diferentes marcas con las mismas especificaciones y requisitos técnicos;
8. A excepción de los activos fijos, el monto de la compra individual debe ser superior a 10,000 yuanes. se pueden comprar artículos, excepto; todos los proyectos con un presupuesto de adquisiciones único de más de 10,000 yuanes deben requerir que al menos 3 proveedores participen en la comparación de precios o en la licitación de adquisiciones, y se debe invitar al menos a 4 o más unidades a participar en la comparación de precios o proyectos de licitación;
9. Al realizar una consulta, debe realizar una consulta para diferentes marcas con las mismas especificaciones y requisitos técnicos;
10. una consulta para diferentes marcas con las mismas especificaciones y requisitos técnicos;
11. Al realizar consultas, se deben realizar consultas para diferentes marcas con las mismas especificaciones y requisitos técnicos;
12. Al realizar consultas se deben realizar consultas de diferentes marcas con las mismas especificaciones y requisitos técnicos.
el departamento de adquisiciones debe organizar al menos cuatro o más unidades para invitar a participar en proyectos con un presupuesto de adquisiciones único de más de 200.000 yuanes para invitar a presentar ofertas, y los líderes relevantes de la empresa deben participar en los proyectos de supervisión con un presupuesto de adquisiciones único; Los líderes de la empresa deben confiar más de 1 millón de yuanes para decidir la licitación de agencias de terceros;
9. Las unidades invitadas a comparar precios o licitar y adquirir deben tener ciertas calificaciones y fortalezas, y tener la capacidad de proporcionar o completar las tareas de adquisición de la empresa. Las unidades invitadas a comparar precios o licitar y adquirir deben tener ciertas calificaciones y fortalezas, y tener la capacidad de proporcionar o completar los materiales y proyectos requeridos por la empresa;
10. La comparación de precios o licitar deben basarse en Lista de precios del Anexo 5 (Consulta de materiales o equipos) o formato de documento de licitación completo;
11. Si se encuentran circunstancias especiales durante el proceso de consulta, se debe presentar por escrito al líder de la empresa para su aprobación.
3. Comparación y negociación de precios
1. Confirmar la capacidad de suministro, el tiempo de entrega y la calidad del producto o servicio;
2. niveles de precios de proveedores calificados para ver si otros fabricantes tienen los precios más bajos y las condiciones de precios integrales son más destacadas
3 Al recibir la primera cotización o apertura de la oferta, el proveedor debe informar a la empresa; liderazgo, establecer el objetivo de negociación o el precio ideal;
4. Para proyectos importantes, la fortaleza y las calificaciones de la unidad objetivo deben verificarse y revisarse a través de ciertos métodos, como comprender los diversos aspectos de la fortaleza del proveedor. a través de inspecciones in situ;
5. Analizar el objetivo de negociación o precio ideal de la unidad objetivo y determinar el objetivo de negociación o precio ideal
6. precio de la unidad objetivo y determinar el precio objetivo o ideal de negociación;
7. Analizar el precio objetivo o ideal de negociación de la unidad objetivo y determinar el precio objetivo o ideal de negociación. El precio y las condiciones se determinan con referencia al precio ideal de la unidad objetivo o del postor ganador y del postor ganador propuesto o del postor ganador. negociaciones adicionales. 4. Resumen de comparación de precios y resultados de negociación
1. Antes de comparar o negociar precios, se debe informar un resumen a los líderes relevantes de la empresa y solo se puede resumir después de la aprobación;
2. Después de resumir la comparación de precios y los resultados de la negociación, las condiciones de precios tales como cotización, período de construcción, condiciones de pago, etc. deben enumerarse completamente en el formato del Apéndice 6 (comparación de precios/tabla resumen de ofertas) y la lista de unidades a ser seleccionado y los motivos de la selección deben enumerarse y revisarse uno por uno en un orden determinado;
3. Revisión 3. Si los resultados de la comparación de precios y la negociación no pasan la revisión por parte de la empresa; líderes, deben ser modificados o reprocesados.
5. Firmar el contrato y sus términos.
1. Contrato
Un contrato es un acuerdo entre las partes o entre ambas partes para establecer, cambiar y terminar una relación civil. Los contratos establecidos conforme a la ley están protegidos por la ley. Un contrato en un sentido amplio se refiere a cualquier acuerdo en el que los derechos y obligaciones son determinados por el departamento jurídico. En la actualidad, nuestro trabajo de adquisiciones involucra principalmente contratos de compra y venta de productos industriales y mineros.
(1) Contenidos que deben incluirse en el texto del contrato
1) Nombre del contrato, número, hora de firma y lugar de firma;
2) Los detalles del proyecto de adquisición/nombre del proyecto, especificaciones, cantidad/cantidad, precio unitario, precio total, monto total, lista, documentos técnicos y dibujos de confirmación son partes integrales del contrato;
<; p> 4) El monto total del contrato estará incluido en los impuestos, incluido el precio total de la empresa de transporte; se deben tener en cuenta las circunstancias especiales; 5) Método de pago; 6) Período de construcción; 8) Requisitos y especificaciones de calidad; ;9) Responsabilidad por incumplimiento de contrato y Métodos de Resolución de Controversias. Responsabilidad por incumplimiento de contrato y resolución de disputas; 10) Información de la empresa de ambas partes; 11) Otros acuerdos. (2) Firma del contrato y sus términos
1) Si se trata de cuestiones técnicas y secretos empresariales, se debe prestar atención a las obligaciones de confidencialidad; 2) Al redactar los términos del contrato, se deben minimizar los riesgos;
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3) Para evitar que el volumen del contrato aumente o agregue artículos sin base, los proveedores deben proporcionar una lista de cotizaciones detallada al empaquetar las compras.
4) Cuando la cantidad y el valor del pedido; son grandes o difíciles de contar, situación.
Si el valor es grande o difícil de contar, se debe pedir al fabricante que envíe un representante para ayudar en el recuento. 5) El período de garantía debe indicarse claramente cuando comienza, y el fabricante debe intentar pedirle que extienda el plazo; período de garantía del producto; 6) Acordar en detalle el método y los requisitos para proporcionar las facturas;
7) Se acuerdan diferentes métodos de pago para diferentes contratos. Por ejemplo, los contratos de tipo de equipo deben dividirse en el orden de. el pago por adelantado, el pago de aceptación, la tarifa del servicio de depuración y el depósito de garantía, y el método de pago, el tiempo de pago y las condiciones de pago deben estar claramente definidos. 8) Cuando se coopera con el primer socio, se debe realizar un pago por adelantado menor o nulo; 9) Cláusulas de responsabilidad; debe ser detallado y específico
10) El contrato se puede firmar solo después de completar el recorrido por la tabla resumen de ofertas/comparación de precios
11) Al firmar el contrato, el primer borrador; del contrato debe firmarse de acuerdo con el formato del Anexo 7 (Aprobación del contrato);
12) Después de firmar el contrato, el primer borrador del contrato debe firmarse de acuerdo con el Anexo 7 (Contrato); Revisión) El primer borrador del contrato será inspeccionado y revisado en el formato del Formulario de Aprobación; 12) Después de inspeccionar y revisar el contrato, será firmado por el líder de la empresa y colocado con el sello del contrato de la empresa para que entre en vigor; 13) Todos los contratos firmados se informarán oportunamente al departamento financiero. VI. Pago y ejecución del contrato 1. Normas de pago
(1) Todos los contratos firmados se ejecutarán con referencia al "Proceso de pago y reembolso de adquisiciones de materiales de la empresa de construcción y reparación naval V1" de la empresa. p>(3) De acuerdo con las regulaciones y estipulaciones contractuales de su empresa, para los contratos que cumplan con las condiciones de pago, se debe completar el Anexo 8 (Formulario de aprobación de gastos de capital) o el Anexo 9 (Formulario de aprobación de pago) al realizar el pago, y debe ser completado después de inspeccionar y firmar el formulario de aprobación, enviarlo al Departamento de Finanzas para su pago;
(4) El Departamento de Finanzas deberá realizar el pago dentro de los tres días posteriores a la recepción del formulario de aprobación de pago, para no hacerlo. afectar la ejecución del contrato y el ciclo de suministro. En caso de circunstancias especiales, el pago se limitará al pago diferido. Notificar al departamento de compras con prontitud e informar a los líderes de la empresa.
2. Ejecución del contrato
(1) El contrato firmado será rastreado por el líder del proyecto del departamento de compras y supervisado por el responsable del departamento de compras en caso de algún problema. surja, el departamento de compras debe hacer sugerencias oportunas o medidas correctivas, y notificar de inmediato al departamento de compras y a los líderes de la empresa;
(2) Durante la ejecución del contrato firmado, el desempeño de las obligaciones del contrato por parte de la unidad cooperativa y Las responsabilidades deben entenderse rápidamente y la ejecución del contrato debe ser rastreada y supervisada. Garantizar la implementación del contrato. (2) Durante el período de ejecución del contrato firmado, el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades del contrato por parte de la unidad cooperativa debe comprenderse rápidamente, y se debe realizar un seguimiento y supervisión para mantener la calidad y la cantidad y ejecutar el contrato a tiempo;
(3) Durante el período de ejecución del contrato, se deben seguir las condiciones mencionadas anteriormente. Se acuerda que el contrato se implementará estrictamente y, si hay asuntos pendientes, se debe negociar y firmar un contrato complementario. en tiempo y forma;
7. Inspección y almacenamiento
1. Aceptación
(1) Si el proveedor ha cumplido el contrato, el departamento de compras notificará de inmediato al departamento de inspección de calidad para su aceptación (2) Los estándares de aceptación para diferentes tipos de objeto del contrato se referirán a los pertinentes; regulaciones del departamento de inspección de calidad de la empresa Ejecución (3) El objeto del contrato que cumple con las condiciones de inspección y inspección de calidad debe informarse al departamento de inspección de calidad para su inspección y aceptación lo antes posible; El departamento debe presentarse para inspección e inspección de manera oportuna después de recibir el aviso de inspección del departamento de compras. Emitir un certificado de los resultados de la inspección para uso del departamento de producción cuando la inspección se retrasa o no se puede almacenar. Si el departamento de producción retrasa el uso o no se puede almacenar, el departamento de inspección de calidad asumirá la responsabilidad principal (5) Los materiales utilizados para la vida diaria y el trabajo de oficina de la empresa no están dentro del alcance del departamento de inspección de calidad de la empresa.
2. Almacenamiento
(1) Todos los materiales de producción, equipos y piezas subcontratados deben ser inspeccionados o aceptados por el departamento de inspección de calidad antes de ser colocados en el almacén (2) Objeto del contrato; Después de que la empresa entregue los productos, el departamento de compras debe notificar de inmediato al departamento de compras, quien organizará la descarga y manipulación de manera oportuna (3) Si el objeto del contrato no ha sido aceptado por el departamento de inspección de calidad de manera oportuna; el almacén debe almacenarlo temporalmente después de recibir la lista de entrega. Los materiales son inspeccionados y aceptados (4) El almacén no debe usarse como almacenamiento temporal de materiales (5) Los materiales utilizados para la vida diaria y el trabajo de oficina no están dentro de los límites establecidos; el alcance del departamento de inspección de calidad. (4) Los productos que hayan sido aceptados por el departamento de inspección de calidad deben colocarse en el almacén de manera oportuna y los pedidos salientes deben emitirse de manera oportuna (5) Las piezas procesadas por subcontratación deben colocarse en el almacén de acuerdo con el; materias primas;
(6) Después de la inspección de calidad, los activos fijos y los servicios laborales no ingresarán al almacén de acuerdo con las regulaciones financieras de la empresa.