Cómo gestionar los sellos prestados, es necesario dominar este método

El préstamo de sellos es un escenario de uso que las empresas suelen encontrar en las operaciones diarias. Dado que el uso de sellos físicos es difícil de monitorear y rastrear, las empresas pueden fortalecer la gestión a través de estos métodos:

1. Con la ayuda de la tecnología de la información, los sellos electrónicos se utilizan para reemplazar los sellos físicos. Para los contratos reconocidos por ambas partes, ambas partes pueden ahorrarse los tediosos pasos de sellar en persona y llegar rápidamente a la cooperación mediante el envío en línea, la transmisión en línea y el sellado en línea.

2. Utilizar dispositivos de hardware para controlar los sellos físicos. Para situaciones en las que se debe utilizar un sello físico, un dispositivo de control de sello (es decir, un dispositivo de control de sello) es una nueva opción.

Utiliza el principio de la tecnología de Internet de las cosas para colocar sellos físicos en dispositivos de hardware. Los administradores pueden controlar de forma remota los sellos físicos a través del fondo del sistema:

(1) Permisos de control: solo. Después de la revisión del sistema, el controlador del sello comenzará a girar el sello y sellar el documento. Si no hay autorización de operación, el sello no se puede sellar si está oculto en el equipo de control de impresión. El desmontaje forzado provocará una alarma;

(2) Controlar el número de sellos: el sello solicitado para su uso. debe configurarse de acuerdo con el contenido del documento, el dispositivo se apagará automáticamente cuando el sello esté en línea;

(3) Revisar documentos: antes de sellar, el administrador puede verificar el contenido del documento. solicitar el sello a través del sistema después del sellado, el documento debe fotografiarse y cargarse Volver para facilitar la comparación de la coherencia del archivo;

(4) Proceso de registro: el proceso de otorgamiento de un sello se registra en todo momento y. El equipo de control de sellos cargará todo el proceso de operación en el sistema para registrarlo como base para el certificado de revisión del sello de la empresa.

En resumen, a través de las dos soluciones anteriores, se puede realizar el seguimiento y la gestión del proceso de préstamo de sellos corporativos. Las empresas pueden elegir el método de control adecuado según las necesidades reales, o pueden combinar los dos de forma orgánica. Realizar un control integrado de los sellos físicos y los sellos electrónicos.