¿Cómo se debe operar la gestión logística de exposiciones y cómo redactarla?
[Resumen] A partir del análisis del sistema logístico de exposiciones, se propone un modelo de gestión integrada de la logística de exposiciones para mejorar el desempeño de la gestión logística de exposiciones.
1 Introducción
En términos generales, la logística de la exposición incluye la logística de la exposición antes y después de la exposición, la logística de distribución de alimentos para los expositores y visitantes durante las actividades de la exposición y la logística de apoyo a las instalaciones de la exposición. En un sentido estricto, el principal cuerpo de investigación sobre la logística de exposiciones es el flujo de exhibiciones. La logística de exposiciones consiste en transportar las exhibiciones, un producto especial, desde los países (lugares) participantes hasta el destino de la exposición y la exposición de manera oportuna y precisa. Para satisfacer las necesidades especiales de las exhibiciones de productos básicos, el proceso de transporte de las exhibiciones desde el lugar de la exposición después de la exposición incluye almacenamiento, embalaje, transporte nacional, declaración y despacho de aduanas de importación y exportación, transporte internacional, carga y descarga, en exposición. manejo y la información requerida en el proceso de circulación antes y después de la exposición. Se puede ver que ya sea una feria comercial o una feria de consumo, ya sea una exposición integral o una exposición profesional, se reunirá una gran cantidad de productos en las actividades de exposición, lo que resultará en frecuentes actividades logísticas. Debido a la particularidad de los propios objetos expuestos, la logística de las exposiciones tiene requisitos más elevados que las actividades logísticas ordinarias.
2 Sistema Logístico de Exposiciones La estructura básica de cualquier actividad del sistema es entrada-conversión-salida. Las actividades de logística de exposiciones van acompañadas de la entrada-conversión-salida de las exposiciones. Los elementos de entrada son: exhibiciones, mano de obra, fondos, equipos, energía, información y otros elementos, los cuales serán transformados dentro del tiempo especificado a través de subsistemas de transformación tales como transporte, almacenamiento, distribución, carga y descarga, manejo, empaque, importación y declaraciones de exportación y sistemas de información logística. Las pruebas se entregan en el lugar designado y la información generada durante este período se transmite a las partes pertinentes. Desde la perspectiva interna de las actividades de logística de exhibición, el sistema de logística de exhibición incluye los tres enlaces básicos anteriores. El subsistema de conversión debe estar equipado con un subsistema de planificación y control para planificar la entrada de demanda de cada elemento de recurso y la operación del proceso de conversión, y al mismo tiempo, monitorear la producción para detectar desviaciones inaceptables en la calidad y el costo; una vez descubiertas, es necesario tomar medidas correctivas. Además, las actividades de logística de exposiciones no son una entidad aislada, están obligadas a estar asociadas con otras entidades relevantes del mercado e intercambian continuamente información y energía. En este sistema, debido a la particularidad de las exhibiciones, la logística expositiva tiene las siguientes características: (1) Fuerte puntualidad. En circunstancias normales, las exposiciones suelen programarse con un año de antelación. Para garantizar que la exposición se lleve a cabo según lo previsto, la entrega sin problemas de las exposiciones según lo previsto se convierte en la clave. (2) Estabilidad del transporte. La logística de exposiciones involucra una amplia gama de exhibiciones, como instrumentos de precisión, artesanías, mascotas, etc. Estas exhibiciones no sólo son especiales, sino que también son difíciles de transportar. Estas exhibiciones no solo son especiales, difíciles de transportar, sino también en pequeñas cantidades, por lo que es muy importante transportarlas a su destino de manera estable. (3) Logística de devolución. Por lo general, después de la exposición, las piezas expuestas deben enviarse fuera del país. Incluso si se importan oficialmente, todavía deben pasar por procedimientos de importación. Este flujo es similar al flujo general de residuos. Pero el costo y el tiempo consumidos no son menores que el flujo inicial de exhibiciones.
El objetivo del sistema logístico expositivo es maximizar los beneficios, pero la particularidad de la logística expositiva en sí provoca una gran cantidad de inversiones de eficiencia en las actividades logísticas expositivas, que se reflejan principalmente en los dos aspectos siguientes: (1 ) Contradicción entre puntualidad y costo de tiempo. Como se mencionó anteriormente, la logística de exposiciones tiene altos requisitos de puntualidad. Si se trata de garantizar que los productos lleguen con anticipación, los altos costos de almacenamiento generarán altos costos. Si se ignoran las emergencias (como posibles problemas de despacho de aduana en la importación y exportación, emergencias durante el transporte, etc.) para llegar a tiempo, la llegada al destino puede retrasarse. (2) La contradicción entre calidad y costo. En el proceso de exhibición, las exhibiciones son el núcleo, por lo que la calidad de las exhibiciones se ha convertido en otro foco de la logística de la exhibición. En primer lugar, es difícil aprovechar al máximo el espacio de carga para garantizar la calidad de los objetos expuestos; en segundo lugar, la calidad del embalaje está directamente relacionada con la tasa de daños de los objetos expuestos; en tercer lugar, no se puede controlar la transferencia durante el transporte; y las cosas se pierden de vez en cuando; finalmente, para exposiciones especiales, como exposiciones itinerantes, dos conjuntos de exhibiciones en el mismo lugar deben enviarse al mismo lugar de diferentes maneras por motivos de seguro. Para resolver las contradicciones anteriores y optimizar el sistema logístico de exhibición, es necesario introducir métodos de integración del sistema. La gestión integrada es un nuevo concepto y método de gestión. Su núcleo es enfatizar el uso de pensamientos y conceptos integrados para guiar la práctica de gestión. Su esencia es lograr la combinación óptima de varios elementos bajo la guía de un objetivo unificado y formar una relación sólida. entre los diversos elementos. Unir fuerzas para maximizar las funciones del sistema y lograr los objetivos del sistema.
3 Para lograr una gestión integrada en un sentido completo, el modelo de gestión integrada de la logística de exposiciones debe pasar por tres procesos, a saber, la integración de la función logística, la gestión de la cadena de suministro y la alianza de proveedores de servicios logísticos.
3.1 Integración de funciones logísticas En la etapa inicial de la gestión logística de una exposición, el foco principal está en la integración de varios elementos funcionales de la logística. Antes de la década de 1950, las empresas solían limitar la función de la logística al trabajo de promoción y apoyo. Por tanto, se considera que la logística es una serie de actividades descentralizadas y descoordinadas, y la gestión logística también está dominada por la gestión descentralizada. Este pensamiento descentralizado también ha penetrado en el campo de las exposiciones, lo que ha provocado que el trabajo relacionado con la logística se distribuya entre varios departamentos funcionales. Dado que cada departamento sólo se centra en obtener sus propias ventajas funcionales e ignora los intereses generales, los objetivos generales de las actividades de exposición no pueden ser. optimizado. Hoy en día, cada vez más organizaciones reconocen la importancia de la integración y enfatizan que la integración es el método principal para que las organizaciones reduzcan costos y mejoren la eficiencia. Describe el proceso de integración de las funciones logísticas de exhibición. El sistema logístico de exhibición incluye dos aspectos: por un lado, el sistema de operación logística, es decir, los ya mencionados transporte, almacenamiento, distribución, carga y descarga, embalaje, declaraciones de importación y exportación y. otras actividades relacionadas, durante las cuales las exhibiciones son el centro de diversas actividades, por otro lado, es el sistema de información logística, que es un sistema interactivo que brinda información relevante para el normal funcionamiento de varios departamentos funcionales; Esta información incluye principalmente información del expositor, información del organizador e información del agente logístico. Sólo integrando eficazmente varios elementos funcionales podemos garantizar que las exhibiciones correctas se entreguen en el lugar correcto en el momento correcto. El primer paso en la integración de las funciones logísticas es lograr una gestión integrada dentro de cada función. Por ejemplo, en la función de transporte, debido a la naturaleza infinita del espacio, coexisten múltiples modos de transporte, como el transporte por carretera, el transporte ferroviario, el transporte acuático y el transporte aéreo. Esta coexistencia corta el flujo fluido de las exhibiciones. Aunque cada modo de transporte tiene sus propias ventajas en términos de volumen de transporte, calidad del transporte y tiempo de transporte, el bloqueo del tiempo y el espacio aumenta los riesgos del flujo de exhibición, como un tiempo de espera prolongado y una mayor probabilidad de daños. Si se pueden combinar orgánicamente varios modos de transporte, se puede acortar efectivamente el tiempo de tránsito de las exhibiciones y se puede aumentar la probabilidad de que lleguen seguras. En la actualidad, el segundo paso de la integración de funciones logísticas mediante buques portacontenedores es la gestión integrada de varias funciones. Es decir, cómo las diferentes entidades funcionales forman un proceso logístico general para que cada vínculo pueda vincularse de manera eficiente y sin problemas. En logística empresarial, las ideas MRPⅡ y JIT pueden resolver mejor este problema. Sin embargo, debido a la particularidad de la logística de exhibición, la integración en esta etapa no solo debe basarse en las ideas de integración de la logística corporativa, sino que también depende del apoyo de todas las entidades relevantes involucradas en las actividades de exhibición. Por lo tanto, la integración de la logística de la exposición no solo se refleja en la integración de varias entidades funcionales, sino que también incluye la integración de entidades participantes relevantes.
3.2 La esencia de la competencia en el mercado de gestión de la cadena de suministro no es la competencia entre empresas individuales, sino la competencia entre cadenas de suministro. En las actividades de convenciones y exposiciones participan entidades del mercado como organizadores, constructores, proveedores de servicios logísticos de convenciones y exposiciones (transportistas, transitarios), salas de exposiciones, proveedores de servicios de información y expositores. Interactúan entre sí para formar una intrincada red. En esta red hay muchas cadenas de suministro. Si el organizador de la exposición es una empresa central, entonces los constructores, los proveedores de servicios de logística de exposiciones, las salas de exposiciones, los proveedores de servicios de información, los expositores, etc., son todos sus socios estratégicos. Si el proveedor de servicios logísticos es la empresa principal, la estructura de su cadena de suministro se muestra en la Figura 3. Se puede ver que aunque el cuerpo principal de los servicios logísticos es el proveedor de servicios logísticos de exhibición, en el flujo físico de las exhibiciones, la ineficiencia del expositor o del organizador afectará la eficiencia de todo el servicio logístico. Por tanto, la investigación, planificación y gestión deben realizarse desde la perspectiva de toda la cadena de suministro. Dado que la logística de exposiciones tiene las características de gran puntualidad y logística de entrega y devolución estable, la aplicación de ideas de gestión de la cadena de suministro (como justo a tiempo, respuesta rápida, etc.) en la logística de exposiciones debe considerar las necesidades reales.
3.3 Alianza de proveedores de servicios logísticos En la logística de exposiciones, los proveedores de servicios logísticos en realidad brindan un servicio logístico típico de terceros. Son las propias entidades que prestan actividades logísticas. Sus principales ventajas son la escala y la especialización. Sin embargo, con el desarrollo de la tendencia a la internacionalización de la industria de las exposiciones, los expositores se inclinan cada vez más a elegir servicios logísticos integrales completos y eficientes. Esta tendencia ha llevado a una consolidación horizontal entre los proveedores de servicios logísticos. Por un lado, puede satisfacer de manera rápida y eficiente las necesidades reales de los expositores; por otro, también puede complementar las ventajas de cada uno y reducir los costos mediante la integración de recursos para lograr una situación en la que todos ganen. Actualmente, el modelo de alianza de proveedores de servicios logísticos es la Asociación Internacional de Logística de Exposiciones (IELA). Es una asociación global de más de 70 empresas de logística y transporte de mercancías para exposiciones.
Convertirse en miembro de la Asociación Internacional de Logística de Exposiciones puede firmar acuerdos de cooperación entre sí y utilizar recursos de transporte de carga locales para garantizar los niveles de servicio y los costos. Además, ayuda a resolver problemas logísticos localizados. Por ejemplo, si necesita estar familiarizado con las normas de tráfico de transporte locales o las leyes aduaneras locales, estos problemas se pueden resolver trabajando con proveedores de servicios de logística locales.
4 La premisa del modelo de gestión integrada de la logística de exposiciones es que los elementos espaciales de la gestión integrada incluyen principalmente cuatro aspectos, a saber, sujeto de gestión, objeto de gestión, método de gestión y medios de gestión. Desde la perspectiva del proceso de gestión integrada de la logística expositiva, los sujetos de gestión son todo el personal relacionado con las actividades de logística expositiva, y los objetos de gestión son todos los procesos relacionados con la logística y los procesos de entrada y salida. Es necesario asegurar la implementación efectiva del modelo de gestión integrada. También es necesario hacer un buen trabajo en los dos aspectos siguientes:
4.1 Estandarización Dado que los principales eslabones del sistema logístico de la exposición están solo parcialmente estandarizados y existe una falta de coordinación entre las distintas estandarizaciones, es imposible formar un sistema de estandarización vertical del sistema logístico de exposiciones. Por lo tanto, la estandarización de todo el sistema logístico de exposiciones se ha convertido en la garantía básica para la implementación efectiva del modelo de gestión integrada de la logística de exposiciones. La estandarización de la logística de exposiciones no sólo se refleja en la construcción de hardware de las instalaciones y equipos de apoyo logístico, sino también en el software, como los procesos de operación logística y los métodos operativos. La construcción de lugares de exhibición y centros de almacenamiento y distribución de exhibición debe considerar completamente los factores logísticos. Por ejemplo, en los lugares de exhibición, la relación entre el diámetro de los canales de material y el área espacial del lugar debe ser científicamente consistente, y el lugar debe ser. Estar equipado con estacionamientos y almacenes temporales de tamaño razonable. Para los centros de almacenamiento y distribución de exhibiciones, el diseño interno debe diseñarse dinámicamente de acuerdo con el principio de "rápido y conveniente" y puede actualizarse en cualquier momento de acuerdo con los diferentes temas y características de la exhibición. Al mismo tiempo, la estandarización también incluye la estandarización de datos relacionados con exposiciones, estandarización de informes, estandarización de documentos, estandarización de estándares de trabajo y estandarización de diversas terminologías.
4.2 Informatización Desde la perspectiva de la cadena de suministro, el modelo funcional de la logística de exposiciones es una cadena de suministro pasiva. Su núcleo es entregar las exhibiciones de los expositores a sus stands a tiempo y de manera segura. responder lo más rápido posible. Los expositores tienen demandas impredecibles. Por lo tanto, la comunicación efectiva entre los proveedores de servicios de logística de exposiciones y otras entidades de oferta y demanda, como los organizadores de exposiciones y los expositores, se ha vuelto clave. Además, debido al valor de los objetos expuestos y a los elevados requisitos de seguridad, es especialmente necesario un seguimiento de los mismos en tiempo real. Se puede observar que fortalecer la construcción del sistema de información logística es también una de las claves para implementar efectivamente el modelo de gestión integrada de la logística de exposiciones.
[Referencias]
[1]Xiong Liangfu, Xia Guozheng. Nueva práctica de comercio internacional [M]. Wuhan: Wuhan University Press, 2002.
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[4]Jiang Jun, Wu Lanfen, Li Biqiang Sobre los objetivos de. modelo de construcción y gestión integrada de logística empresarial moderna [J]. Logistics Technology, 2004, (7)