Cómo gestionar proyectos
El proceso de gestión de proyectos se puede dividir en cinco pasos importantes: etapa de inicio del proyecto, etapa de planificación del proyecto, etapa de ejecución del proyecto, etapa de seguimiento del proyecto y etapa de cierre del proyecto.
1. Fase de inicio del proyecto
Fase de inicio del proyecto. Es necesario aclarar los objetivos del proyecto, determinar la viabilidad del proyecto y permitir que el equipo del proyecto comprenda el contenido del trabajo y las responsabilidades laborales. Durante la fase de puesta en marcha, también debes prestar atención a los posibles riesgos en el proyecto y cómo solucionarlos. En primer lugar, haz un registro de los eventos que ocurrirán si algo sucede repentinamente, cómo debes afrontarlo.
2. Etapa de planificación del proyecto
Etapa de planificación del proyecto. Es una etapa relativamente compleja, que incluye identificar el proyecto, asignar trabajo, descomponer tareas, calcular costos, etc., y luego generar el plan del proyecto en función del personal y el tiempo del proyecto. Algunas empresas tienden a comprimir el tiempo planificado, lo que lleva al proyecto. falla.
De hecho, el director del proyecto puede utilizar el resultado del proceso de planificación para crear un documento lógico y continuo para utilizar durante la ejecución del proyecto. Este proceso incluye una planificación adecuada del proyecto y la generación de varios planes de gestión de proyectos, como gestión del alcance, gestión de costos, plan de gestión del tiempo, etc. El plan del proyecto guía la ejecución del proyecto, registra varios supuestos de planificación, se comunica con los clientes, etc.
3. Fase de ejecución del proyecto
Fase de ejecución del proyecto. Durante el proceso de implementación del proyecto, a menudo ocurren algunas emergencias inesperadas. En este momento, debemos hacer ajustes de acuerdo con la situación inesperada. Lo más importante durante la etapa de implementación del proyecto es la comunicación entre el personal. Los miembros del equipo del proyecto deben revisar constantemente planes, requisitos, diseños, etc., optimizar constantemente en función de los problemas encontrados en el proyecto y las áreas que necesitan mejora, y comunicarlos y resolverlos de manera oportuna. En la comunicación en equipo, la información debe ser consistente y no solo sincronizada con algunas personas, de modo que la puntualidad y precisión de la información no retrasen la planificación del cronograma del proyecto.
4. Etapa de seguimiento del proyecto
Etapa de seguimiento del proyecto. Reúna los requisitos del usuario, cree un plan y comience a ejecutarlo. Aún así, eso no es garantía de obtener los resultados reales de su plan, ya sea un buen plan o no. Al monitorear el progreso del trabajo del proyecto, se pueden medir los cambios en los elementos planificados. Además, esta fase incluye el seguimiento, la validación cruzada y la revelación del progreso hacia el logro de los objetivos del plan para la dirección del proyecto.
5. Fase de cierre del proyecto
Fase de cierre del proyecto. Es decir, revisión del proyecto, una revisión se utiliza para resumir la experiencia del proyecto. Se deben registrar los puntos buenos y se deben resumir las áreas que necesitan mejorar. Tiene sus raíces en la revisión dual del individuo y el equipo. informa a los miembros del equipo del proyecto las fortalezas y las áreas que necesitan mejorar. De esta manera, se mejorarán las capacidades de las personas y los equipos, se pueden evitar problemas en el próximo proyecto y se puede mejorar la finalización general del proyecto.
Una vez finalizado todo el trabajo, es una buena práctica revisar toda la fase de inicio del proyecto para garantizar que no se haya omitido ningún trabajo. Dado que el seguimiento es una de las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, continuará revisando el trabajo en fases posteriores.
El sistema de gestión de proyectos 8Manage PM ayuda a las empresas a optimizar eficazmente los procesos de proyectos.
Un buen sistema de gestión de proyectos puede desempeñar un papel importante en la planificación, el seguimiento y la presentación de informes de proyectos. En el sistema de gestión de proyectos 8Manage PM, los gerentes de proyectos pueden crear listas de tareas simples o detalladas, tableros Kanban y diagramas de Gantt, así como asignar usuarios, establecer fechas límite y prioridades, y administrar todos los proyectos en diferentes niveles de estado desde la creación hasta la finalización de la actividad.