Cómo gestionar documentos de manera eficiente
1. Los documentos PDF se sincronizan automáticamente en línea a través de Dropbox. Esto significa que no es necesario utilizar unidades flash USB para transferir documentos entre computadoras en el hogar, la oficina y el laboratorio. a las carpetas de Dropbox y las operaciones de eliminación y modificación se sincronizarán con Internet en tiempo real. La marca verde en la imagen significa que el archivo se ha sincronizado.
1. Agregar anotaciones a documentos PDF
Utilice la nueva versión de Adobe Reader o Foxit Reader para agregar anotaciones a documentos PDF. Tome Adobe Reader como ejemplo, haga clic en el botón amarillo. barra de herramientas Esto se puede lograr con los íconos de las herramientas "Agregar notas" y "Resaltar texto". En la imagen a continuación, primero resalte una sección de texto, luego haga clic derecho en el texto resaltado con un fondo amarillo y seleccione "Abrir notas emergentes" en el menú contextual para agregar texto de anotación. Esta función ayuda a dejar rastros de notas al leer documentos, facilitando su revisión y organización en el futuro. En el siguiente ejemplo, agregué explicaciones en chino al título y al resumen del documento. Una vez completado todo el trabajo de anotaciones, haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas para guardar todo el contenido de las anotaciones en el documento PDF original.
2. Utiliza mapas mentales para organizar documentos
1. Construir un mapa literario
Mind Mapping es una herramienta para el pensamiento basado en imágenes y una herramienta que utiliza herramientas auxiliares del pensamiento basado en imágenes para expresar el pensamiento. La idea de organizar y clasificar imágenes utilizando una palabra clave o idea central utiliza una palabra clave o idea central para conectar todas las palabras representativas, ideas, tareas u otros elementos relacionados en una línea radiante de forma esquemática, utilizando diferentes métodos para expresar las personas; Ideas, como invocar, visualizar, construir sistemas y clasificar, se utilizan ampliamente en la investigación, organización, resolución de problemas y formulación de políticas. Un mapa mental tiene un tema central e íconos con subtemas ramificados, como un árbol, cuya estructura visual hace que el aprendizaje sea más eficiente para muchas personas.
Este artículo presenta Docear (pronunciación oficial: oreja de perro), una herramienta de mapas mentales especialmente diseñada para investigadores. Su predecesor es SciPlore MindMapping. Docear es un software de código abierto que se puede descargar de forma gratuita. Es compatible con Windows, Linux y Mac OS para administrar visualmente documentos de forma gráfica. Para obtener instrucciones detalladas sobre el funcionamiento del software, consulte la página del manual del usuario. Docear puede monitorear archivos nuevos dentro de una carpeta. Con esta función podemos enumerar todos los archivos PDF en el mapa mental. Cada vez que se descubre un nuevo PDF en línea y se guarda en su disco duro, se muestra inmediatamente en el mapa mental existente.
Una vez completada la instalación, seleccione el elemento "Nuevo" en el menú "Archivo" para comenzar a crear un nuevo mapa mental. Haga clic en "Nuevo mapa mental" en el centro de la pantalla, seleccione "Monitoreo" - "agregar carpeta de monitoreo" en el menú contextual del mouse y aparecerá la ventana "Guardar mapa" después de configurar el nombre del archivo. el nuevo mapa mental y guardarlo, en el cuadro de diálogo "Elija un directorio con archivos PDF", simplemente seleccione la carpeta donde está almacenado el documento. La siguiente imagen muestra el plegado (Alt + Re Pág) del mapa mental hasta la rama del último nivel, que corresponde directamente al nombre de mi subcarpeta.
Después de expandir (Alt + Av Pág) todos los nodos, la pantalla aparecerá como un gráfico grande. Como puede ver en la figura siguiente, los nodos de segundo nivel corresponden a los nombres de los archivos del documento, mientras que los nodos de tercer nivel son diferentes debido a la estructura del documento PDF. La estructura interna de algunos documentos PDF (título, autor, párrafo y leyenda, etc.) también se pueden ampliar. Tenga en cuenta que la parte china en la imagen a continuación es la anotación PDF que agregué arriba, lo que significa que todas las anotaciones importantes que agregamos al documento PDF durante el proceso de lectura de la literatura se pueden incluir en el mapa mental generado por Docear.
2． Reorganice la estructura de organización del documento
Haga clic en "Nuevo mapa mental" en el centro del mapa y presione la tecla "Insertar" en el teclado para insertar un nuevo nodo. En este ejemplo, nombre el nuevo nodo " ". Alerta temprana", y luego mueva los documentos originalmente ubicados en otros nodos al nodo "Alerta temprana" recién creado mediante las funciones de cortar, copiar, pegar y otras del menú contextual. Mediante esta operación, los investigadores pueden restablecer libremente la estructura organizativa del documento. Un mismo documento puede aparecer bajo dos nodos organizados de dos formas (o temas) diferentes. Por ejemplo, podemos organizar el documento según su contenido, tipo,. Importante, organizar su propia estructura de documentos en categorías como leídos, no leídos, etc. tiene ventajas incomparables sobre el método de organizar documentos en carpetas.
3. Otras funciones
Si agrega nuevas anotaciones durante la lectura del documento, también puede importarlas al mapa mental existente. Haga clic en el nodo correspondiente al documento en el mapa y selecciónelo en el menú contextual. PDF" - "Importar nuevas anotaciones" completará la operación.
Seleccione "Editar nota en el cuadro de diálogo" en el menú contextual del nodo del documento para agregar comentarios al documento en la pequeña ventana emergente. Los comentarios solo se guardan en el mapa mental y no en. el documento PDF. Las anotaciones agregadas tienen un efecto de desplazamiento en el mapa mental.
3. Obtenga información de citas bibliográficas
Al escribir un artículo o una solicitud de proyecto, debe indicar la fuente de la literatura citada si no hace un buen trabajo de indexación. tu trabajo diario, entonces será frustrante. El método presentado en este artículo es completar automáticamente la adquisición y organización de la información de citas de documentos mientras se recuperan los documentos descargados. Se utiliza el software gratuito Zotero basado en el navegador Firefox. Como complemento para Firefox, Zotero ayuda a obtener automáticamente el autor, el resumen, la revista, la conferencia, el volumen, la página, la fecha y otra información relacionada con el documento durante la recuperación de literatura en línea. . Zotero admite todas las bases de datos de literatura en línea de la lista. Además, puede obtener directamente información relevante sobre libros en Amazon. Esta página enumera los puntos clave del funcionamiento de Zotero en forma de videoclips para ayudar a los usuarios a dominar rápidamente los puntos clave de su funcionamiento. .
1. Instalación del software
Primero necesitas descargar e instalar Firefox, ¡mi navegador web favorito! Una vez completado, ejecute Firefox, ingrese la dirección de descarga de Zotero en la barra de direcciones de Firefox, haga clic en "Zotero 3.0.3 para Firefox" en la página que se abre y Firefox realizará automáticamente el proceso de instalación. Una vez completada la instalación, el icono de Zotero aparecerá en la esquina inferior derecha de Firefox.
2． Uso del software
Utilice Firefox para abrir la página de búsqueda de literatura, como se muestra en la siguiente figura para IEEE Xplore. El trabajo de búsqueda no es diferente de la operación general. Filtre las entradas de artículos de interés a través de palabras clave. abra los detalles del documento de destino. La página de información está lista para descargar el documento PDF. Tenga en cuenta que aparecerá un pequeño icono blanco similar a la entrada de un documento en el lado derecho de la barra de direcciones del navegador, como se muestra en la figura siguiente. Está ubicado en el centro del marco de la línea roja y a la izquierda del icono del paraguas verde. Mueva el mouse sobre este pequeño ícono blanco. Aparecerá el mensaje "Guardar en Zotero".
Haga clic en este icono blanco y, después de un momento, aparecerá el cuadro de diálogo "Guardar entrada..." en la esquina inferior derecha del navegador, lo que significa que la información relevante de este documento, incluido el resumen. , ha sido recopilado en Zotero. Al hacer clic en el ícono "Zotero" en la esquina inferior derecha del navegador Firefox, se abrirá la ventana de Zotero debajo del navegador, que enumera todos los elementos de información bibliográfica recopilados.
También puedes optar por descargar e instalar la versión Zotero Standalone, en cuyo caso Zotero se ejecutará independientemente de Firefox.
3. Exportar citas
Esta es la mejor parte de Zotero.
Utilice Ctrl+botón izquierdo del mouse para seleccionar varios documentos que deben exportarse en la lista de la ventana principal de Zotero. Seleccione "Generar bibliografía a partir de entradas seleccionadas..." en el menú contextual. Aparecerá una pequeña ventana. Estilo de cita" en "Estilo de cita". IEEE", seleccione "Copiar al portapapeles" en el formato de salida, cómo regresar con "Aceptar". En este momento, copiamos el contenido del portapapeles a cualquier herramienta de edición de texto, incluido el Bloc de notas y Word. Después de ordenar un poco, podemos obtener información de citas literarias estándar que cumpla con las especificaciones de publicación IEEE.
4. Deficiencias
En la actualidad, Zotero no admite bien las bases de datos nacionales de literatura china y su soporte para la "Infraestructura Nacional de Conocimiento de China" es incompleto y existe un problema de falta. datos. Lo que es molesto es que "VIP" en sí no es compatible con Firefox, por lo que no es necesario hablar de Zotero.
4. Zotero y Docear trabajan juntos
Importa la información del documento obtenida por Zotero a Docear, de modo que la información básica del documento se convierta en el atributo del nodo del documento en Docear, de modo que que los investigadores solo necesitan abrir el documento. Los mapas mentales le permiten obtener información completa sobre la literatura, incluidos resúmenes.
Primero, seleccione la lista de documentos que desea exportar a Docear en la ventana principal de Zotero, seleccione "Archivo" - "Exportar biblioteca..." y aparecerá la ventana "Exportar..." arriba. Seleccione "BibTeX" en el cuadro desplegable "Formato", marque "Exportar notas" y después de "Aceptar", se le pedirá que ingrese la ruta para guardar el archivo BibTeX exportado. En este momento, se recomienda configurar el archivo. ruta a "Ruta de usuario\docear_workspace\_data\profiles\ default" (esta ruta es el directorio de datos establecido por el usuario cuando se instala Docear), y el archivo guardado se llama docear.bib. Este paso en realidad reemplaza los datos de citas bibliográficas predeterminados de Docear. con los datos de citas de literatura exportados por Zotero. En este momento, la ventana "Referencia" en el lado derecho de Docear mostrará el mensaje "¡El archivo 'docear.bib' ha sido modificado externamente!", haga clic en el botón "Revisar cambios" y haga clic en "Aceptar" en la ventana emergente. ventana para completar la operación de importación de información relacionada con el documento.
Arrastre la información del documento en la ventana "Referencia" en el lado derecho de Docear al nodo del documento correspondiente en el mapa mental para lograr la asociación (como se muestra en la siguiente figura La información relacionada con el documento). se considera como el atributo del nodo del documento. Existe y sigue todas las operaciones de cortar, copiar y pegar del documento.