Requisitos estándar para programas de optimización de programación de muebles
1. Propósito:
Estandarizar la recolección y asignación de suministros, equipos y mobiliario de oficina, mejorar la eficiencia en la utilización de activos y reducir los costos de oficina.
2. Alcance:
Esta disposición se aplica a la empresa y a todos los empleados.
Tres especificaciones:
(1) Estándares de configuración de muebles y equipos de oficina;
1. Nivel de alta dirección (liderazgo central): respaldo alto de elevación negro Brazo giratorio silla (1); mesa de esquina de lujo (1); archivador dividido de dos pisos de imitación de madera maciza (1); mesa de centro de vidrio de imitación de madera maciza (1); 1); tableta LCD (1); teléfono de oficina (2);
2. Mandos intermedios (directores de departamento, gerentes): silla giratoria elevable con respaldo alto (1); cómoda de tres capas con pantalla LCD (1); ); número de teléfono de la oficina(1).
3. Nivel de personal (jefes de departamento, empleados ordinarios): silla de oficina ordinaria (1); escritorio ordinario (1); cómoda de tres capas (solo departamentos funcionales) (1); 1); el teléfono de la oficina es público.
4. Configuración funcional del departamento: archivador push-pull de doble capa (1), archivador push-pull de una sola capa (1). Una vez que los requisitos especiales se presenten al supervisor para su aprobación, el Departamento de Gestión de Activos hará los arreglos generales necesarios.
5. Configuración del departamento comercial (departamento con personal sentado): taquillas multipuerta (una para cada persona), archivadores correderos de doble capa (1-2).
6. Los muebles y equipos de oficina deben configurarse de acuerdo con los estándares. El formulario de registro de activos fijos no debe modificarse a voluntad. Si hay algún cambio, el administrador de activos del departamento debe cambiar el formulario de registro de activos del departamento. informarlo al departamento de gestión de activos.
7. Si cada departamento necesita agregar muebles y equipos de oficina, puede informar al Departamento de Gestión de Activos para su aprobación, comprarlos dentro de los estándares de configuración prescritos y luego registrarlos y emitirlos. Si se excede el estándar de asignación, se debe informar al supervisor para su aprobación y luego al Departamento de Gestión de Activos para el registro y emisión de la compra.
8. El mobiliario y equipo de oficina distinto de la configuración estándar de cada departamento se incluirá en el departamento de gestión de activos para inventario y distribución de activos.
(2) Normas de configuración de material de oficina:
1. Gestión clasificada de material de oficina:
(1) Material de oficina general para empleados: se refiere a todos los empleados. de la empresa según Trabajo requiere material de oficina que se pueda coleccionar, como bolígrafos para firmas, cuadernos comunes, recambios para firmas, borradores, notas adhesivas y otros consumibles de oficina.
(2) Material de oficina específico del departamento: se refiere al material de oficina que solo puede ser recogido por el departamento responsable, como papel para fotocopias, recibos, etc.
(3) Material de oficina departamental: se refiere al material de oficina que pueden utilizar todos los departamentos, como grapadoras, calculadoras, perforadoras, etc.
(4) Artículos de oficina: se refiere a los artículos de papelería necesarios para apoyar el trabajo y el desarrollo empresarial, y se emite únicamente para este artículo. Cuando los suministros de oficina necesiten usarse para otros fines, el departamento de demanda se comunicará con el departamento administrativo. El departamento administrativo solo es responsable de las compras y el costo será pagado por el departamento de demanda.
2. Recogida y configuración:
(1) Normas de dotación: bolígrafo de firma (azul y rojo, recarga tras la segunda pasada) y libreta ordinaria. Cada mes, la División Auxiliar de Estadística debe recopilar estos datos de la División de Administración. El asistente de departamento ayuda a los nuevos empleados a recolectar "suministros generales de oficina para empleados" del departamento administrativo. Se pueden solicitar puestos especiales para otros suministros de oficina según las necesidades laborales, sujeto a revisión y aprobación por parte del gerente del departamento y el gerente administrativo.
(2) Estándares para gerentes y niveles superiores: bolígrafos para firmas (azul y rojo, recarga después de la segunda pasada), cuadernos de tapa dura y otros elementos necesarios.
( 3) La cantidad recibido por todos los artículos de oficina es una unidad. Cuando se reemplazan bienes duraderos, deben ser reemplazados si no están dañados por el hombre.
(3) Mobiliario y equipo de oficina
2. El administrador de activos de cada departamento funcional completa el "Formulario de aprobación de compra y transferencia de activos". reportarlo al gerente de departamento
3. El gerente a cargo del departamento funcional deberá revisar el "Formulario de Aprobación de Adquisición y Transferencia de Activos" y reportarlo al Departamento de Gestión de Activos. >4.El Departamento de Gestión de Activos revisará los requisitos de adquisición.
5. El Departamento de Gestión de Activos confirma si hay inventario físico en el inventario de activos (si no hay inventario, ingrese al proceso de adquisición).
6. Si existen activos de transferencia de inventario, emitirlos fuera del almacén (completar los documentos de salida y registrar los cambios en el formulario de registro de activos fijos).
(4) Comprar mobiliario y equipo de oficina;
1. El Departamento de Gestión de Activos revisa el formulario de aprobación de compra y transferencia de activos.
2. Inventario del mobiliario y equipo de oficina del Departamento de Gestión de Activos y confirmar la cantidad del inventario.
3. Si la cantidad del inventario no puede garantizar la demanda del departamento, el Departamento de Gestión de Activos realizará estadísticas sobre la demanda de mobiliario y equipo de oficina.
4. El Departamento de Gestión de Activos elabora planes de adquisiciones basados en estadísticas de demanda de mobiliario y equipo de oficina.
5. El Departamento de Gestión de Activos se pone en contacto con proveedores de mobiliario y equipos de oficina para proporcionar cotizaciones relevantes.
6. El Departamento de Gestión de Activos compara y confirma la cotización del proveedor y la reporta al vicepresidente responsable para su aprobación.
7. Una vez aprobados el plan de adquisiciones y el presupuesto, el Departamento de Gestión de Activos notificará a los proveedores pertinentes para el suministro.
8. Después de que los bienes lleguen al sitio, el departamento de administración de activos llevará a cabo la aceptación de almacenamiento y realizará los procedimientos de almacenamiento (cambios en los registros del formulario de registro de activos fijos).
9. El Departamento de Gestión de Activos paga y reembolsa los gastos de compra en función de los documentos pertinentes.
(5) Gestión del mobiliario de oficina;
1. El mobiliario de oficina debe pasar por los procedimientos de almacenamiento después de su llegada.
2. El recibo de almacén es la base para registrar los cambios en el formulario de registro de activo fijo y también es el comprobante de reembolso de gastos.
3. Rellenar detalladamente el formulario de almacenamiento uno a uno.
4. El personal de gestión de activos y el personal de compras deben firmar y confirmar el recibo.
5. El departamento de gestión de activos notifica al administrador de activos del departamento de compras de activos para que se encargue de los procedimientos de salida.
6. Se deberá cumplimentar el formulario de entrega cuando se envíe mobiliario y equipo de oficina fuera del almacén.
7. Este documento de emisión sirve como base para los cambios de registro en el formulario de registro de activos fijos del departamento.
8. El formulario de entrega deberá cumplimentarse detalladamente uno a uno.
9. El gestor de activos y el gestor de activos del departamento de suscripciones deberán firmar y confirmar el albarán de entrega.
(6) Uso y gestión del mobiliario y equipo de oficina;
1. El departamento de gestión de activos es responsable del uso y gestión del mobiliario y equipo de oficina.
2. Todos los departamentos están obligados a cooperar con el departamento de gestión de activos en el trabajo de gestión de activos de la empresa.
3. El Departamento de Gestión de Activos elabora cuadros resumen de activos fijos y subtablas de activos fijos para controlar y gestionar los activos de la empresa.
4. El Departamento de Gestión de Activos numera e identifica de manera uniforme los activos de la empresa.
5. El administrador de activos del departamento registra el mobiliario y equipo de oficina proporcionados por los departamentos y los empleados de acuerdo con el contenido de respaldo.
6. Cada empleado es responsable de gestionar su mobiliario y equipo de oficina de apoyo.
7. Los jefes de departamento y los administradores de activos de departamento son responsables de la gestión del mobiliario y equipo de oficina.
8. Para los cambios de activos causados por cambios de personal y entregas de trabajo, se deben realizar inspecciones de entrega de muebles y equipos de oficina, y los administradores de activos del departamento deben registrar los cambios.
9.Todos los cambios patrimoniales provocados por el traslado de mobiliario y equipo de oficina deberán ser informados al departamento de gestión de activos.
10. El departamento de gestión de activos debe registrar los cambios en los activos de cada departamento en el resumen de activos fijos.
(7) Mantenimiento, reparación y desguace del mobiliario y equipo de oficina;
1. El mantenimiento diario del mobiliario y equipo de oficina es responsabilidad del usuario y del departamento.
2. El Departamento de Gestión de Activos es responsable de la inspección y mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina.
3. Si el mobiliario, equipo, etc. de oficina se estropea o sufre daños, el usuario y el departamento deben rellenar el "Formulario de Solicitud de Mantenimiento de Activos" e informarlo al Departamento de Gestión de Activos para el registro de mantenimiento.
4. El Departamento de Gestión de Activos inspecciona y repara el mobiliario y equipo de oficina, confirma la causa de los daños, los elementos de reparación y el presupuesto de mantenimiento antes de proceder con las reparaciones.
5. Si el departamento de gestión de activos confirma que los muebles y equipos de oficina no tienen valor de mantenimiento, se debe completar un formulario de disposición de activos y desecharlo después de la revisión.
6. Después de desechar el mobiliario y equipo de oficina, los cambios correspondientes deben registrarse en la tabla de registro de activos fijos y en la subtabla de registro de activos del departamento.
(8) Responsabilidad del pago de los costos de mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina;
1. El departamento administrativo y el departamento técnico son responsables de confirmar la responsabilidad por daños al mobiliario y equipo de oficina.
2. El coste de las reparaciones necesarias por uso normal y pérdida se incluirán en los costes de mantenimiento normal por parte del departamento administrativo y del departamento técnico.
3. Si el daño es causado por daños causados por el hombre, los costos de mantenimiento correspondientes serán pagados por ambas partes a una tasa del 50%.
4. Si se comprueba que el mobiliario y equipo de oficina han sido dañados intencionadamente, el interesado será multado con el doble del coste de la reparación.
5. Los daños causados por problemas de calidad del producto serán atendidos por el Departamento de Gestión de Activos del Departamento de Administración notificando a los proveedores correspondientes.