¿Cómo estandarizar la gestión diaria de expedientes?
Sistema de gestión de archivos
1. Sistema de responsabilidad laboral para el personal de archivos
1. Trabajar duro para aprender teoría política y conocimientos profesionales, y mejorar continuamente las habilidades comerciales y niveles de gestión. Sea leal a sus deberes, respete las disciplinas, participe activamente en diversos tipos de capacitación empresarial de archivos en todos los niveles y obtenga certificados de calificación laboral después de la evaluación.
2. Implementar concienzudamente la "Ley de Archivos de la República Popular China" y sus "Medidas de Implementación" y el "Reglamento sobre el Trabajo de Archivos de la Provincia de Hubei", e implementar las leyes y reglamentos pertinentes del Partido. , el país y este sistema (industria) Las leyes y reglamentos sobre archivos funcionan y aplican concienzudamente las diversas normas y reglamentos de gestión de archivos de la unidad. Cualquier malversación como daño, pérdida, filtración, copia no autorizada de archivos, etc. debe ser reportada con prontitud a la dirección, y la responsabilidad administrativa o penal de las partes y de los líderes directos se investigará de conformidad con la Ley de Archivos y las normas pertinentes.
3. Familiarizarse con el trabajo comercial de la unidad y el sistema, comprender el proceso de formación de diversos documentos y materiales de la unidad y dominar el método de clasificación, el alcance de la presentación y el período de almacenamiento.
4. Hacer un buen trabajo en la recopilación, clasificación, clasificación y catalogación de archivos, garantizando la integridad de los archivos, mejorando la calidad de los archivos, esforzándose por cumplir con los requisitos de estandarización y normalización y realizando gradualmente la modernización. de gestión de archivos.
5. Trabajar con otros miembros del equipo de evaluación para evaluar periódicamente los archivos en la sala, evaluar y analizar cuidadosamente los archivos que han caducado, presentar opiniones de destrucción para los archivos que han perdido su valor de conservación y Prepare un inventario de destrucción, escriba un informe de identificación y análisis y, después de la aprobación del líder, trabaje con el personal relevante para destruirlo de manera seria y responsable.
6. Mantener el almacén limpio y ordenado, y los archivos y archivos dispuestos de forma ordenada. Haremos un buen trabajo concienzudamente en las "ocho precauciones" de los archivos e insistiremos en hacer un buen trabajo en el registro de temperatura y humedad y en el control de la humedad. Verifique periódicamente el estado del almacenamiento de archivos, verifique con frecuencia la información de los archivos, mantenga registros y maneje los accidentes en el almacenamiento y la protección de archivos de manera oportuna para garantizar la integridad y seguridad de los archivos y maximizar su vida útil.
7. Desarrollar herramientas de recuperación científica, estar completamente familiarizado con la situación del almacenamiento, proporcionar información de archivos de manera proactiva, hacer un buen trabajo en los servicios de consultoría y utilización de archivos, implementar estrictamente el sistema de confidencialidad e insistir en hacer el bien. trabajo de registro y préstamo Registrar los efectos de utilización, prestar atención a la recopilación de efectos de utilización y retroalimentación de información, y compilar ejemplos de efectos de utilización e información de archivos.
8. Desarrollar activamente recursos de información de archivo y utilizar los archivos de la oficina para recopilar algunos materiales de archivo valiosos para satisfacer las necesidades de diversas tareas comerciales.
9. Participar activamente en la reunión de evaluación del proyecto de investigación científica, la reunión de aceptación del proyecto de la unidad, la reunión de aceptación de finalización preliminar, la reunión de aceptación de finalización y otras actividades organizadas por la unidad, recibir cuidadosamente los documentos y materiales que deben archivarse. formado por las actividades anteriores, y organizarlas en Archivo.
10. Hacer un buen trabajo en el trabajo estadístico de los archivos, establecer un libro de contabilidad estadístico y completar con prontitud y precisión el informe estadístico anual del trabajo de los archivos de la agencia y otros formularios estadísticos de encuestas para el departamento de gestión de archivos. .
11. Mientras se hace un buen trabajo en la gestión de archivos internos de la unidad, también es necesario supervisar, inspeccionar y orientar el trabajo de archivos de varios departamentos y unidades afiliadas dentro de la unidad.
2. Sistema de Custodia de Archivos
1. Los archivos y materiales entrantes y salientes deben contarse cuidadosamente y los procedimientos de entrega deben realizarse estrictamente.
2. Para almacenar archivos e información se deben utilizar rollos y cajas de rollos que cumplan con las normas y especificaciones nacionales y estar dispuestos de manera ordenada para facilitar la búsqueda.
3. El almacén de archivos e información debe ser resistente y estar equipado con puertas y ventanas de hierro y otros dispositivos antirrobo, impermeables, a prueba de humedad, a prueba de moho, a prueba de insectos, a prueba de polvo y de roedores. -A prueba de agua, luz solar directa, gases nocivos, etc. " Instalaciones de "Diez defensas".
4. A medida que cambia el clima, el almacén debe sellarse, ventilarse, ajustarse la temperatura y la humedad, y la deshumidificación o eliminación del polvo debe realizarse de manera oportuna para evitar que los archivos se enmohezcan.
5. El almacén de datos de los archivos debe estar separado de las oficinas del personal de los archivos y de las salas de lectura, pero debe estar relativamente centralizado para facilitar su gestión.
6. El personal de gestión del almacén debe cerrar y bloquear la puerta al entrar y salir del almacén. No se permite la entrada del personal no profesional al almacén.
7. Los archivos y la información del inventario deben revisarse e inventariarse periódicamente. Cuando se descubre que los archivos están mohosos, descoloridos, dañados o no coinciden con los elementos, se deben rastrear, procesar y reparar de manera oportuna.
Cualquiera que dañe o pierda archivos por negligencia será tratado con seriedad de acuerdo con las normas de archivos.
8. Cuando cambie el trabajo del personal de gestión de archivos, los archivos y materiales que conservan deberán contabilizarse y transferirse, de lo contrario no se tramitarán los trámites de transferencia.
3. Sistema de duplicación de archivos
1. Se debe seguir el principio de confidencialidad y no se deben copiar archivos que impliquen confidencialidad.
2. La copia del contenido del archivo debe ser aprobada por el líder del departamento y copiada por el personal de gestión del archivo.
3. Los archiveros deben modificar y copiar los archivos dañados de manera oportuna.
4. Para los archivos de uso frecuente, puede hacer varias copias para su uso y proteger los archivos originales para reducir el desgaste de los archivos.
IV.Sistema de préstamo de archivos
1. Para facilitar el trabajo y satisfacer las necesidades de utilización, los materiales de archivo generalmente no se prestan y deben consultarse en la sala de archivos y en la sala de lectura. .
2. Los departamentos pertinentes de este departamento necesitan tomar prestados archivos por necesidades laborales. En principio, solo se pueden consultar en la sala de lectura. Los archivos que efectivamente se toman prestados deben ser firmados por el director a cargo. Los procedimientos de préstamo se pueden completar, el período de préstamo generalmente no excede una semana.
3. Quienes quieran buscar y utilizar archivos de otras unidades deberán presentar una carta de presentación de la unidad, firmar y acordar con el líder del departamento, y estar acompañados por alguien del departamento correspondiente antes. pueden comprobarlo.
4. A los prestatarios no se les permite dibujar líneas, círculos o contornos en materiales de archivo, no se les permite alterarlos ni romperlos, no se les permite llevarse materiales de archivo a casa ni colocarlos en lugares inseguros, y No se permite mantener la confidencialidad de los archivos. Contenido filtrado.
5. Al revisar archivos, está prohibido fumar y beber, y se debe evitar que los archivos se quemen o dañen con el agua.
6. Cuando el prestatario devuelva el archivo, deberá completar los comentarios sobre el efecto de utilización y realizar cuidadosamente los procedimientos de entrega y firma. Si se encuentra algún desgarro, alteración o daño, el prestatario será retenido. responsable de conformidad con las disposiciones pertinentes del reglamento de archivos.
5. Sistema de gestión de almacenes de archivos
Para fortalecer la gestión de los almacenes de archivos, hacer un buen trabajo en el almacenamiento y protección de los archivos y garantizar la integridad y seguridad de los archivos. , este sistema está especialmente formulado.
1. Mantenga el almacén limpio, ordenado y hermoso, insista en revisarlo de vez en cuando y lleve registros cuidadosamente.
2. Preste atención a la seguridad del almacén. Está estrictamente prohibido almacenar artículos y escombros inflamables, explosivos en el almacén. El almacén debe estar cerrado y bloqueado en todo momento, y no se permite la entrada del personal ajeno a la gestión del almacén.
3. Medir y registrar periódicamente la temperatura en el almacén. Se requiere que la temperatura en el almacén se controle entre 14 y 24 °C, la humedad relativa se controle dentro del rango de 45 a 60 y se debe prestar atención al interruptor de sincronización del aire acondicionado y el deshumidificador.
4. Haga un buen trabajo en los trabajos de "diez prevención" en el almacén, como antirrobo, prevención de incendios, a prueba de polvo, a prueba de humedad, antimagnetismo, a prueba de altas temperaturas, a prueba de insectos y de roedores. y a prueba de gases nocivos.
5. En caso de circunstancias especiales, informar de inmediato a los líderes y departamentos funcionales a cargo para proteger el sitio de daños.
6. Sistema de archivo de archivos
1. Alcance del archivo
Todo tipo de archivos con valor de investigación y utilización que se forman directamente en diversas actividades de la unidad. , documentos y materiales de diversos soportes, cuadros, libros de cuentas, audio y video, fotografías, objetos físicos, así como diversas regulaciones y sistemas emitidos por superiores que deben ser implementados e implementados por la unidad durante mucho tiempo están todos dentro del alcance del archivo.
2. Tiempo de archivo
(1) Cada departamento debe entregar los documentos y materiales generados por diversas tareas de gestión a la oficina de archivos integrales de manera oportuna una vez finalizado el trabajo.
(2) Los datos generados entre el establecimiento inicial del proyecto de construcción del terraplén y la finalización del proyecto se entregarán a la sala de archivos integrales lo antes posible.
(3) Los archivos de contabilidad financiera serán organizados y encuadernados en volúmenes por el Departamento de Finanzas de acuerdo con los requisitos de archivo, y serán entregados a la Oficina del Archivo Integral después de un año de almacenamiento.
3. Requisitos de presentación
(1) Los documentos y materiales archivados generalmente están en una copia. Los documentos de la unidad y los archivos del proyecto de infraestructura están en dos copias. hecho de acuerdo con los requisitos de los superiores de número.
(2) Los materiales de texto de archivo escritos por usted mismo deben estar escritos con tinta carbón y se prohíbe el uso de bolígrafos y papel carbón. El pegado y la encuadernación deben cumplir con los requisitos técnicos de protección de archivos.
(3) Los documentos y materiales archivados deben estar ordenados, limpios, escritos con claridad y fáciles de usar.
(4) Los documentos y materiales archivados deben estar en una jerarquía clara y ajustarse a las reglas de formación.
(5) Los documentos y materiales archivados deben reflejar de manera completa, sistemática y precisa el proceso histórico del verdadero contenido de cada departamento funcional en las diversas actividades.
4. Procedimientos de presentación
Al momento de la entrega de expedientes, los trámites de entrega deben realizarse con cuidado y el formulario de registro de transferencia de expediente debe completarse por duplicado. Después del conteo, ambas partes deberán completarlo. firmar y cada uno conservará una copia para ser encontrado y responsable.
7. Sistema de "Tres Inclusiones" y "Cuatro Participaciones"
1. Incorporar el trabajo de archivos en el plan de trabajo de la oficina del terraplén, la agenda de trabajo de liderazgo y el sistema de responsabilidad laboral.
2. A las reuniones pertinentes del Departamento de Embankment debe asistir el departamento de archivos o personal de archivos de tiempo completo (tiempo parcial).
3. Las actividades comerciales como la construcción de proyectos de ingeniería, la investigación científica, la instalación de equipos, la depuración, etc. deben ser atendidas por archiveros de tiempo completo (tiempo parcial).
4. La valoración de proyectos de ciencia y tecnología será atendida por personal de archivos con dedicación exclusiva.
5. Las actividades de aceptación de infraestructura, equipamiento y resultados de investigaciones científicas son atendidas por personal de archivos de tiempo completo.
Las fotografías y materiales traídos por los archiveros que participan en las actividades anteriores deben registrarse y clasificarse de manera oportuna, clasificarse y archivarse, y no se conservarán como propiedad privada. Una vez descubiertos, se conservarán. severamente castigado.
8. Sistema de Recopilación e Investigación de Archivos y Materiales Históricos
1. La Sala de Archivo Integral es el departamento funcional para la recopilación, gestión, desarrollo y utilización de archivos y materiales históricos de el Departamento de Terraplén El trabajo de recopilación e investigación es responsabilidad de la Sala de Archivos. Una responsabilidad laboral importante. Los archiveros deben insistir en la recopilación, investigación y desarrollo constantes basados en los archivos y materiales históricos generados durante las reparaciones anuales, el control de inundaciones y la gestión de terraplenes del departamento de terraplenes para satisfacer las necesidades de todos los aspectos de la utilización de archivos y materiales históricos.
2. De acuerdo con las necesidades comerciales de la Oficina del Embankment, la oficina de archivos preparará todos los materiales históricos de archivo necesarios, como la introducción de todos los archivos, el historial de la organización, las estadísticas de datos básicos y la compilación de documentos especiales. conforme a la normativa.
3. El departamento de archivos o un equipo de redacción especial pueden realizar trabajos intensivos de recopilación e investigación en profundidad según las características del terraplén.
4. Los archivos y materiales históricos compilados e investigados solo pueden ser utilizados internamente por el Departamento de Embankment y no se permite su préstamo ni divulgación al público. Si realmente es necesario para el trabajo prestar o liberar materiales de archivo al público, los procedimientos deben ser aprobados por el líder a cargo del trabajo de archivo.
9. Sistema de archivo de documentación y materiales
1. Diversos contenidos profesionales, diversos soportes (papel, película, cinta), diversas formas (como documentos, textos) formados por esta unidad. Todo tipo de archivos (materiales, dibujos, gráficos, audio y video, es decir, fotografías, videos, grabaciones de audio, etc.) deben enviarse a la sala de archivos integrales de esta agencia para su archivo de manera oportuna.
(1) Los expedientes documentales deberán presentarse antes de finalizar el primer trimestre del año siguiente a aquel en que se constituyan los expedientes.
(2) Los archivos contables deben conservarse en el departamento de contabilidad durante un año después de que se aprueben las cuentas finales y se transfieran a la sala de archivos integrales al final del año de formación.
(3) Los expedientes de ciencia y tecnología deben archivarse inmediatamente después de la finalización o conclusión de un proyecto de investigación científica, un producto de prueba, un proyecto u otros proyectos técnicos.
(4) Otros archivos profesionales diversos deben archivarse oportunamente de acuerdo con sus reglas de formación y de conformidad con las normas del departamento superior de archivos o del departamento profesional.
2. Todos los documentos (incluidos los documentos formales y los documentos generales) que describen el trabajo real o la historia de las actividades de producción y tecnología de esta oficina serán responsables de la implementación y orientación del trabajo funcional de esta oficina. . Materiales), telegramas, dibujos (incluidos mapas base), gráficos, libros de informes (es decir, registros varios, libros de cuentas, listas) y audio, vídeo, fotografías, etc. deben archivarse en la sala de archivos integrales.
3. En el trabajo de archivo, es necesario asegurarse de que los tipos, manuscritos, número de copias de los documentos archivados y el número de páginas de cada documento estén completos.
4. Todos los documentos y materiales archivados deben catalogarse y archivarse de acuerdo con el valor de conservación de los documentos (es decir, permanente, a largo plazo, a corto plazo) manteniendo la conexión histórica entre los documentos.
5. Los documentos y telegramas contenidos en los documentos archivados deberán clasificarse y archivarse uno por uno. No se presentarán por separado los documentos originales y anexos, los documentos impresos y sus versiones finales, las solicitudes de instructivos e instructivos, los documentos de aprobación y los textos originales de los documentos remitidos, ni un mismo documento en varios idiomas.
6. Para los archivos presentados anualmente (como documentos, reuniones... archivos, etc.), las solicitudes de instrucciones y aprobaciones a lo largo de los años se incluirán en el archivo de respuesta, y las solicitudes sin respuesta. se incluirá en el año de solicitud; la planificación plurianual se clasifica en el primer año previsto; los documentos de la reunión plurianual se clasifican en el año de apertura de la reunión; los materiales del caso que no son litigios se clasifican en el año de cierre;
7. Los documentos del volumen deben estar ordenados. Generalmente se ordenan según el responsable - el problema - el tiempo, de manera que el original de un mismo documento está al frente y el adjunto al reverso, la copia impresa al frente y la versión final. en la parte posterior, y los borradores anteriores de documentos importantes están ordenados después de la versión final de los expedientes de casos no litigiosos, las conclusiones, los documentos y materiales de decisiones y sentencias van primero y los materiales básicos van al final;
8. Los documentos del volumen deberán estar ordenados y numerados uno a uno y numerados por página o página. Es decir:
Para volúmenes encuadernados, los números de página secuenciales unificados para todo el volumen deben numerarse en la esquina superior derecha debajo de cada página del documento con texto, y en la esquina superior izquierda del reverso;
Para volúmenes no encuadernados, se debe estampar un sello con el número de archivo en la esquina superior derecha de la primera página de cada documento, y el número de parte secuencial debe completarse dentro del sello;
Los cuadros y materiales audiovisuales deberán estar numerados pieza por pieza en el equipo o en el reverso de los materiales audiovisuales.
9. Para todos los archivos devueltos, independientemente de su valor de almacenamiento permanente, a largo plazo o a corto plazo, el catálogo de archivos y el formulario de preparación deben completarse de acuerdo con el formato prescrito uno por uno.
(1) Al completar el índice, el título del documento (es decir, el título) no debe cambiarse ni simplificarse arbitrariamente.
(2) No hay título ni; el título (como un aviso) no puede reflejar el contenido esencial del documento. Los documentos deben prepararse de acuerdo con el contenido del documento;
(3) Para la persona no responsable (es decir, el autor), el año, mes y día del documento deben verificarse claramente y luego completarse con los puntos correspondientes;
(4) Deben completarse las actas de las reuniones, la hora y el contenido principal de cada reunión;
(5) La escritura a mano del directorio de archivos en el volumen debe ser clara;
(6) La descripción de cómo completar los documentos en el examen debe completarse punto por punto en el formulario de preparación del examen. Para los trabajos que no requieren explicación, también se deben completar los nombres del examinador y examinador y la hora de presentación;
(7) El directorio de documentos del volumen debe colocarse al principio de el volumen, y la mesa de preparación debe colocarse al final del volumen.
10. Los materiales de audio y video deben utilizar texto para indicar los nombres, identidades (o posiciones) de las personas y cosas en el audio y video, así como la hora, la ubicación, el contenido central y el camarógrafo. el evento.
11. Todos los documentos y materiales archivados deben retirarse de grapas, alfileres, alfileres y otros objetos metálicos; si existen daños, deben montarse de acuerdo con los requisitos técnicos de montaje; extensión de escritura y desvanecimiento, de lo contrario, deberá copiarse y archivarse junto con el original.
12. Todos los documentos y materiales archivados deben estar encuadernados. Para expedientes encuadernados, el catálogo de documentos del volumen debe estar al principio y la lista de referencias al final. Los documentos del volumen deben estar ordenados en el orden previo, de modo que los lados derecho e inferior estén ordenados. ; use hilo con un diámetro de 1-1,5 mm. Las cuerdas deben atarse con el método de encuadernación de "tres agujeros y una línea"; cualquier carpeta que no esté atada debe atarse pieza por pieza con hilo fino y una máquina de coser.
13 La portada, caja, directorio de archivos, formulario de preparación, directorio de expedientes, etc. de los materiales documentales archivados deben cumplir con las normas y especificaciones estipuladas por el departamento de archivos y completarse de acuerdo con lo prescrito. formato y requisitos claros.
14. El título del volumen de presentación debe reflejar de manera concisa y precisa el contenido de los archivos del volumen. Generalmente, debe estar compuesto por la persona responsable de los archivos del volumen (es decir, el autor). , el contenido y el nombre del departamento. La abreviatura de la persona responsable debe ser fácil de entender y coherente.
10. Sistema de transferencia de archivos
1. Para los archivos permanentes y de largo plazo que el estado estipula deben transferirse a archivos locales, esta oficina debe manejar los procedimientos de transferencia dentro del tiempo especificado. y conservar adecuadamente la transferencia. Las credenciales también deben anotarse en la herramienta de búsqueda.
2. Una vez que el personal de archivos sea trasladado del trabajo, deberá completar los trámites de traslado antes de abandonar sus puestos y completar los trámites de traslado.
3. Registre cuidadosamente la entrada, eliminación, uso y destrucción de archivos para preparar las estadísticas y la transferencia.
4. El registro de transferencia debe basarse en el principio de buscar la verdad en los hechos. Debe contar con informes completos y cronogramas detallados, de manera que las cuentas y partidas sean consistentes y las cuentas y estados. coherente.
11. Sistema de Gestión de Archivos Contables
Con el fin de fortalecer la gestión y utilización de los archivos contables, de acuerdo con las "Medidas de Gestión de Archivos Contables" promulgadas por el Ministerio de Hacienda y el Estado. La Oficina de Archivos, combinada con la situación real de la unidad, formula este sistema.
1. Los archivos contables formados cada año, incluidos comprobantes contables, libros contables, estados contables y otros materiales profesionales contables, deben ser organizados y encuadernados en volúmenes por el Departamento de Finanzas de acuerdo con los requisitos de archivo. Una vez finalizado el ejercicio contable, será conservado temporalmente por el Departamento de Finanzas durante un año. Vencido el plazo, el inventario compilado será trasladado a la Sala del Archivo Integral para su custodia.
2. Los expedientes contables recibidos y conservados por los archivos deben conservarse en principio en sus volúmenes y volúmenes originales. Si es necesario desmontarlos y clasificarlos individualmente, deberán desembalarse y clasificarse junto con ellos. el responsable del Departamento de Finanzas, para aclarar responsabilidades.
3. Implementar estrictamente el sistema de custodia segura, tener cuidado para evitar daños y no perder ni filtrar la confidencialidad.
4. Al acceder a los archivos contables deberá estar acompañado del jefe de la sección de finanzas.
5. Para los expedientes contables vencidos, la Oficina de Archivo Integral presentará opiniones de destrucción, y sólo podrán ser destruidos después de haber sido valorados por el equipo de tasación y destrucción de expedientes del departamento y una lista de contabilidad. Se han elaborado los expedientes de destrucción. El supervisor de destrucción será responsable de firmar y sellar el inventario.
12. Sistema de Gestión de Archivos Audiovisuales
Con el fin de fortalecer la gestión de archivos audiovisuales (fotos, cintas de vídeo) y desarrollar y utilizar mejor los materiales de información de archivos audiovisuales, este sistema está especialmente formulado. .
1. Implementar una gestión centralizada y unificada de archivos de audio y vídeo para garantizar que sean completos, sistemáticos y seguros para su gestión y uso.
2. La recopilación, los procedimientos de disposición y las condiciones de almacenamiento de archivos de audio y vídeo deben gestionarse en estricta conformidad con las normas nacionales.
3. Los archiveros audiovisuales deben recopilar y recopilar fotografías y cintas de vídeo dispersas con valor de conservación en cualquier momento.
4. Para tomar prestados archivos audiovisuales, debe pasar por los procedimientos de aprobación de préstamo de acuerdo con las regulaciones pertinentes. Al devolverlos, la inspección de calidad y la aceptación deben realizarse de acuerdo con las regulaciones.
5. Los archivos de audio y vídeo recopilados deben comprobarse periódicamente según la situación específica.
6. Mantenga estrictamente la confidencialidad de los archivos de audio y vídeo.
13. Sistema de Gestión de Archivos Físicos
Con el fin de fortalecer la gestión, recopilación y disposición de los archivos físicos y proteger y utilizar eficazmente los archivos físicos, de acuerdo con la "Revolución Popular del República Popular China y Este sistema está especialmente formulado de acuerdo con la Ley de Archivos Nacionales.
1. Implementar una gestión centralizada y unificada de archivos físicos para garantizar que sean completos, precisos, sistemáticos y seguros para su desarrollo y utilización.
2. El alcance de los archivos físicos incluye: estandartes, placas, caligrafías y pinturas, sellos, certificados de honor y trofeos.
3. Al archivar archivos físicos, es necesario asegurarse de que los objetos físicos estén completos, ordenados y limpios, y prestar atención a la prevención de incendios, humedad y polvo.
4. Requisitos de tiempo de archivo para archivos físicos. Cada departamento debe transferir los archivos físicos a la sala de archivos para archivarlos de manera oportuna.
5. El préstamo de archivos físicos debe ser aprobado por el líder del departamento, y los procedimientos de préstamo deben completarse de acuerdo con la normativa, si se exhiben, los archivos físicos en exhibición deben ser inspeccionados periódicamente.
6. Si los archivos físicos están dañados, deben repararse cuidadosamente y procesarse técnicamente para extender la vida útil de los archivos físicos.
7. Establecer un sistema físico de registro y estadística de expedientes, inspeccionarlo una vez al año, identificar problemas y resolverlos oportunamente.
14. Sistema de confidencialidad de los archivos
1. El personal de los archivos debe implementar estrictamente las leyes nacionales de confidencialidad, cumplir con las disciplinas de confidencialidad, aclarar las responsabilidades de confidencialidad y mantener la seguridad e integridad de los archivos.
2. La clasificación, cambio y descifrado de documentos y archivos confidenciales deben manejarse de acuerdo con los sistemas y regulaciones nacionales pertinentes. Los archivos y documentos confidenciales deben conservarse adecuadamente y los archivos ultrasecretos deben conservarse por separado.
3. Las instalaciones del almacén de archivos deben cumplir con los requisitos de las "ocho defensas" y deben estar equipadas con puertas de hierro (puertas antirrobo) y ventanas de hierro durante los días festivos importantes, las instalaciones de seguridad y confidencialidad. El almacén debe inspeccionarse con anticipación y cualquier problema encontrado debe abordarse de manera oportuna.
4. No cuentes secretos de estado que no deberían contarse, no preguntes sobre secretos de estado que no deberían conocerse, no leas secretos de estado que no deberían verse y No registre secretos de estado que no deberían registrarse.
5. No se permite la copia, uso, almacenamiento o destrucción de documentos, archivos, materiales y elementos clasificados como secretos de estado de forma privada o sin protección de confidencialidad. No se permite la venta como chatarra de documentos, expedientes, materiales y objetos pertenecientes a secretos de Estado.
6. No se permite el préstamo de archivos secretos. El acceso a archivos o documentos secretos debe estar sujeto a procedimientos de aprobación y debe limitarse a la sala confidencial o sala de archivos. No se permite la copia ni la extracción, y el contenido de los documentos secretos no debe revelarse a otros.
7. No está permitido sacar documentos, expedientes y materiales pertenecientes a secretos de Estado para reuniones, visitas, estudios, giras, visitas a familiares, amigos y asuntos privados. para el trabajo, debe ser aprobado por el departamento de confidencialidad Revisar y aprobar, y designar una persona dedicada a su custodia.
8. No hablar de secretos de Estado con familiares, hijos, parientes, amigos y otras personas que no deban conocerlos.
9. Realizar periódicamente un inventario de documentos, archivos, materiales y elementos confidenciales, identificar problemas y reportarlos oportunamente.
10. No está permitido ocultar filtraciones Las personas o eventos que provoquen filtraciones de confidencialidad deben ser reportados oportunamente y responsabilizados de acuerdo con la ley según las circunstancias.
15. Sistema de valoración y destrucción de archivos
1. Establecer un equipo de valoración de archivos, encabezado por el líder a cargo y compuesto por personal de archivos y personal de los departamentos pertinentes.
2. El equipo de tasación organizará la tasación de los archivos caducados de manera oportuna basándose en los principios y estándares de tasación del valor de los archivos determinados por las autoridades profesionales competentes y en función del período de almacenamiento de los archivos.
3. Una vez finalizado el trabajo de tasación, se deberá redactar un informe de tasación y las opiniones de tasación se anotarán en el formulario de preparación de la unidad de almacenamiento. El líder del equipo de tasación deberá firmar e indicar la fecha. Los archivos que no tienen valor de conservación deben ser destruidos. Se debe realizar un inventario de documentos y documentos, presentar un informe de destrucción, aprobarlo el líder a cargo y enviarlo al departamento de archivos correspondiente para su archivo antes de que puedan ser destruidos.
4. Para archivos o documentos que han excedido el período de almacenamiento, después de la reevaluación, si realmente existe un valor para el almacenamiento y la utilización y es necesario extender el período de almacenamiento, se debe volver a evaluar el período de almacenamiento. -Estipulado, y el plazo de conservación será a partir del primer período de tasación que comience a contarse.
5. Después de la tasación, los archivos o documentos cuyo período de almacenamiento se haya extendido deben reorganizarse para garantizar que el período de almacenamiento especificado sea exacto y que la calidad de la unidad de almacenamiento cumpla con los requisitos estándar. Si se descubre que los archivos son inexactos e incompletos, el departamento de archivos debe informar a la dirección de manera oportuna e instruir a los departamentos pertinentes o personas responsables para que sean responsables de las modificaciones y adiciones.
6. Al destruir archivos, debe haber al menos dos personas supervisando la destrucción. El personal de la oficina de archivos y los departamentos comerciales relevantes deben ser enviados al lugar designado para supervisar la destrucción juntos. el personal que supervisa la destrucción debe realizar un inventario y una verificación cuidadosamente, firmar y sellar la lista de destrucción después de la destrucción e informar la situación de destrucción al liderazgo.
7. Al destruir archivos, se debe tener cuidado de mantenerlos confidenciales. Los supervisores de ventas no pueden abandonar la escena hasta que los archivos se destruyan de forma segura.
8. Si existieran normas especiales de destrucción de archivos especiales en circunstancias especiales, se aplicará la normativa correspondiente.
16. Sistema de utilización de archivos
1. Los archivos de esta unidad sólo pueden ser utilizados por el personal de esta unidad y de este sistema. Cualquiera que verifique y tome prestado archivos debe completar los procedimientos de registro, completar el formulario de registro de verificación y préstamo y el formulario de registro de efecto de utilización y enviar los resultados de utilización a la oficina de archivos de manera oportuna. Nadie estará exento.
2. El personal de unidades externas que venga a revisar archivos debe tener una carta de presentación de la unidad, verificar la identidad del revisor y preguntar sobre el propósito y alcance de la revisión. los archivos con la aprobación del líder a cargo.
3. El personal que revisa los archivos debe buscar en la sala de lectura o en la sala confidencial y mantenerse en silencio y en condiciones higiénicas. No se le permite fumar ni beber en el interior para evitar daños a los archivos.
4. El acceso a documentos confidenciales debe pasar por procedimientos de aprobación y cumplir estrictamente con las normas de confidencialidad.
5. El tiempo de préstamo de archivos generalmente no excede los 3 días. Para extender el tiempo, es necesario realizar el procedimiento de renovación, que no puede exceder los 7 días. El número de copias prestadas por persona no puede exceder. 3 a la vez.
6. Los prestatarios deben mantener la integridad y seguridad de los archivos. No se les permite escribir ni pintar graffitis en los archivos, y no se les permite prestar, fotocopiar, copiar, reemplazar, alterar o desfigurar los archivos. Los infractores serán procesados.
7. Al devolver archivos prestados, el personal de gestión de archivos debe contarlos e inspeccionarlos cuidadosamente y realizar registros de devolución.
Aquellos que no hayan devuelto los archivos prestados deben devolver todos los archivos prestados antes de abandonar sus puestos por un período prolongado para facilitar su almacenamiento y uso.
8. En caso de circunstancias especiales durante las vacaciones, la oficina de archivos tiene el derecho de recuperar los archivos y materiales prestados en cualquier momento para facilitar la seguridad y la confidencialidad.
9. Cualquiera que provoque la pérdida, daño o no devolución de archivos durante el proceso de préstamo de archivos será tratado con seriedad de acuerdo con la Ley de Archivos y las normas pertinentes.
10. La copia y transcripción de materiales de archivo debe ser aprobada por la dirección. Los archivos copiados deben ser verificados por el archivero y sellados con el sello oficial antes de que sean válidos.
11. Los archiveros deben compilar herramientas de recuperación científica y materiales de archivo con valor de referencia en función de las características del trabajo de la unidad y el contenido, tipo y estructura de los archivos para mejorar la tasa de recuperación de archivos.
17. Sistema de Estadísticas de Archivos
1. Las estadísticas de archivos deben cumplir con la Ley de Estadísticas de la República Popular China y otras leyes y regulaciones pertinentes.
2. Las estadísticas de archivos incluyen registro y estadísticas. La oficina de archivos debe establecer un recuento estadístico del trabajo de los archivos. Los archiveros exigen un registro y estadísticas cuidadosos de la cantidad, el estado y la estructura de los archivos recibidos, trasladados, clasificados, identificados, destruidos, rescatados, limpiados y mantenidos. buenos registros y estadísticas sobre recuperación, compilación y utilización de archivos.
3. El contenido estadístico y los indicadores de los archivos deben mantener coherencia, estabilidad y continuidad, y no deben modificarse a voluntad.
4. Las estadísticas deben ser precisas, la situación debe ser real y las conclusiones deben ser correctas. Todas las cifras deben estar escritas en números arábigos y la letra debe ser clara y ordenada, y no debe ser. garabateado o borroso.
5. Complete el informe estadístico anual de la unidad sobre el trabajo de archivo y otros formularios estadísticos de encuestas de archivos al departamento de administración de archivos de manera oportuna y precisa. Los formularios estadísticos deben ser firmados y sellados por el líder. pueden ser reportados o archivados.
6. Persistir en mantener registros de temperatura y humedad, captar los cambios de temperatura en el almacén, realizar análisis e investigaciones periódicas y adoptar medidas científicas de enfriamiento y deshumidificación para garantizar el control de la temperatura y la humedad en el almacén. Cumple con los estándares estipulados por el país y la provincia.
7. La oficina de archivos debe resumir y organizar periódicamente los datos estadísticos de los archivos y realizar las síntesis, análisis e investigaciones necesarios sobre los datos estadísticos de forma regular, a fin de descubrir problemas de manera oportuna y corregirlos. errores, y comprender y comprender mejor los archivos de la agencia Comprender el estado actual de la gestión, comprender las leyes del desarrollo, analizar las tendencias de desarrollo y mejorar los niveles de gestión.