¿Cómo definir el método de gestión del material de oficina de una empresa?

Normativa de Gestión de Material de Oficina de la Empresa

Con el fin de fortalecer la gestión del uso de material de oficina, ahorrar gastos y evitar desperdicios, se formula especialmente esta normativa de gestión.

1. Clasificación del material de oficina:

1. Artículos de uso común: bolígrafo (recambio), pluma estilográfica (recambio), lápiz, borrador, tinta, pegamento, clip, alfiler, grapadora, papel manuscrito.

2. Artículos controlados: tarjetas de visita, carpetas, clips de barra de presión, archivadores, calculadoras, grapadoras, cuadernos, actas de reuniones, sobres, portalápices, bolígrafos, marcadores de pizarra, bolígrafos de acuarela, pegamento sólido, cinta adhesiva. , papel para etiquetas, líquido corrector, cinta correctora, cajas para archivadores, bolsas para archivadores, bandas elásticas, cuchillas, chinchetas, soportes para boletos, almohadillas para sellos (aceite), herramientas de medición, cuchillos, disquetes y discos quemables.

3. Artículos especialmente aprobados (no incluidos en la evaluación de costos de material de oficina): materiales impresos (folletos varios, formularios varios, encabezados de documentos, etc.), cuentas financieras, vales, cartuchos de tinta de color Apple y Papel de impresión, disco U, etc.

2. El material de oficina deberá ser utilizado por: personal directivo superior al nivel de supervisor y empleados de los departamentos funcionales y comerciales de cada empresa. Los detalles serán determinados por cada empresa.

3. Suscripción y adquisición: los suministros de oficina de uso común son comprados y preparados por el departamento de administración de personal en función del consumo y los lotes especiales son adquiridos por el departamento usuario (persona). el gerente general de cada empresa lo aprueba y el presidente aprueba el lote especial de productos; el "formulario de compra" aprobado se envía al centro de compras para su compra; No completar el "Formulario de Compra" y las compras sin la aprobación de la dirección no serán reembolsadas.

IV. Gestión y distribución:

1. Los útiles de oficina son conservados por el departamento de administración de personal, y se designa al custodio para distribuirlos a los usuarios de acuerdo con las normas de tarifas aprobadas por la empresa.

2. El personal de compras deberá entregar los artículos adquiridos al custodio para los procedimientos de registro y almacenamiento. El custodio determinará el precio unitario de los artículos con base en el precio de compra, el cual se incluirá en los gastos de. el departamento (persona) receptor, y se le pagará al final de cada mes. Complete el "Formulario de resumen de uso de suministros de oficina".

3. Cada departamento deberá designar una persona dedicada a recibir el material de oficina.

5. Evaluación de costos y regulaciones relacionadas para cada departamento:

1. Cada empresa y departamento debe controlar estrictamente la compra y recolección de material de oficina de acuerdo con la cuota de costos de material de oficina aprobada por. la sede. El custodio no distribuirá suministros de oficina que excedan el estándar. Si el suministro excede el estándar debido a necesidades laborales, se deberá obtener la aprobación del líder a cargo.

2. Las tarifas aprobadas se incrementarán agregando personas y reduciendo las tarifas restando personas. Cada departamento agregará o restará personas, y sus tarifas serán ajustadas por el departamento de administración de personal en función de los cambios de personal.

3. Si cada departamento necesita aumentar gastos debido a circunstancias especiales, deberá presentar una presentación por escrito para su aprobación, luego de la revisión por parte del líder a cargo, el gerente general dará la aprobación especial e informará a la sede. para aumentar los gastos.

4. El uso de material de oficina se liquida mensual y anualmente, siendo el plazo el 31 de diciembre al final de cada mes y año. Los informes serán emitidos por el Departamento de Administración de RRHH y revisados ​​por el Departamento de Finanzas. Los sobrecostos se deducirán del bono de fin de año de la persona que gastó de más y los ahorros se incluirán en el año siguiente.

5. Cada empresa puede determinar de forma independiente los estándares de uso de material de oficina para cada departamento y usuario en función de la cuota de material de oficina emitida por la sede.

6. Otras normas:

1. Todos los departamentos deben controlar y utilizar racionalmente el material de oficina para evitar el desperdicio. Los recambios de bolígrafos, pegamento, tinta, líquido corrector, calculadoras y otros suministros de oficina deben cambiarse por otros nuevos cuando se reutilicen.

2. Cuando el personal transferido o renunciante pase por los trámites de renuncia o traspaso, deberá devolver todo el material de oficina (excepto los consumibles desechables) que recibió. En caso de existir algún defecto se procederá a la compensación según el precio, de lo contrario no se tramitarán los trámites pertinentes.

3. Consumibles y costes de mantenimiento del equipo de oficina.

(1) La sede establecerá estándares de cuotas separados para consumibles y costos de mantenimiento para equipos de oficina como computadoras, impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax. Si es utilizado por varias empresas, se prorrateará según las normas estipuladas por la sede del grupo; si es conservado y utilizado por varios departamentos o personas, se incluirá en los gastos fijos de la empresa donde esté ubicado.

(2) Los consumibles incluyen: papel de impresión y copia, tóner de impresora láser, cartucho de tóner, cinta de impresora matricial, cartucho de impresora de inyección de tinta (agua), tóner de fotocopiadora, papel de fax, mouse, teclado, etc.; Su compra es responsabilidad del departamento (persona) que utiliza el equipo y está aprobada por el gerente general. Si es utilizado por varias empresas, el departamento de administración de personal de la empresa gestora designada es responsable de la compra.

(3) La solicitud de reparación de equipos de oficina se tramitará consultando el procedimiento de compra de consumibles.

7. Las presentes normas entrarán en vigor a partir de la fecha de su emisión.