Tarifas de exposición
1 Los costos de transporte se pueden dividir en:
(1) Costos de transporte desde la salida. señalar el lugar de reunión ——Incluyendo vuelos, ferrocarriles, carreteras, barcos de pasajeros y costos de transporte desde la estación de destino, aeropuerto, terminal hasta el alojamiento.
(2) Durante la conferencia
Costos de transporte: principalmente costos de transporte hasta el lugar de la conferencia, incluido el transporte desde el alojamiento hasta el club, desde el club hasta el lugar del comedor, desde el club al Transporte a los lugares de intercambio de negocios, transporte para inspecciones de negocios y otros gastos que puedan ser utilizados por los participantes.
Reservar transporte.
(3) Transporte de despedida y transporte de regreso, incluidos vuelos, ferrocarriles, carreteras, costos de transporte de barcos de pasajeros y tarifas de alojamiento a aeropuertos, estaciones y puertos.
2. Los costos de la sala de conferencias/oficina se pueden desglosar de la siguiente manera:
(1), alquiler del lugar de la conferencia: en términos generales, el alquiler del lugar ya incluye algunas instalaciones comunes, como el láser. puntero, sistema de sonido, mesas y sillas, podio, pizarra o pizarrón, bolígrafos a base de aceite, tizas, etc. , pero no se incluyen algunas instalaciones no convencionales, como equipos de proyección, decoraciones temporales, stands de exposición, etc. , cuando sea necesario instalar líneas de voz fuera del podio, es posible que se requiera un presupuesto adicional.
(2). Costos de alquiler de instalaciones para conferencias: esta parte del costo se destina principalmente
al alquiler de algunos equipos especiales, como proyectores, computadoras portátiles, sistemas móviles de interpretación simultánea y sistemas de visualización del lugar. , sistemas multimedia, equipos de vídeo, etc. , normalmente se requiere un cierto depósito de uso.
Incluye costos de soporte técnico y mantenimiento de equipos. Vale la pena señalar que al alquilar, se deben presentar requisitos específicos para diversos parámetros de rendimiento del equipo (normalmente se puede consultar a una empresa de servicios de conferencias profesional para obtener la relación de precios más adecuada), de lo contrario la conferencia podría verse afectada. Además, los precios de alquiler de estas instalaciones para conferencias pueden variar mucho según la marca, el origen y el estado.
(3) Costos de diseño del lugar: si no hay requisitos especiales, generalmente
En términos generales, esta parte del costo está incluida en la tarifa de alquiler del lugar. Si tiene requisitos especiales, puede negociar con un proveedor de servicios de conferencias profesional.
(4) Otros costos de apoyo: estos apoyos generalmente incluyen publicidad e impresión, etiqueta y servicios de secretaría.
Servicios, transporte y almacenamiento, entretenimiento y atención sanitaria, medios de comunicación, relaciones públicas, etc. Debido a que estos apoyos son temporales, si los organizadores de la conferencia buscan estos apoyos de la industria individualmente, el costo puede ser más alto que las tarifas del mercado. Si
deja que un proveedor de servicios de conferencias profesional actúe como su agente, obtendrá precios relativamente bajos y soporte de servicio profesional. Para estos soportes de servicios separados, el organizador deberá indicar los requisitos con el mayor detalle posible y firmar un acuerdo de servicio separado.
3. Tarifas de alojamiento
El costo del alojamiento debe ser muy fácil de entender: vale la pena señalar que algunas de las tarifas de alojamiento son el precio completo, mientras que algunos de los precios requieren costos adicionales. tasas gubernamentales. El alojamiento puede ser uno de los mayores gastos de una conferencia.
A. Por lo general, puede obtener mejores descuentos buscando proveedores de servicios de exhibición profesionales. La tarifa de alojamiento normal no solo está relacionada con factores como el estándar de estrellas del hotel y el tipo de habitación, sino también con los servicios abiertos en la habitación, como la comunicación de larga distancia en la habitación.
La información, lavandería, bebidas del minibar, lavandería única, internet, suministro de frutas y otros servicios están sujetos a su apertura o no. Los organizadores de la conferencia deberían aclarar los servicios y el alcance de los hoteles que deberían cerrarse o abrirse.
4. Gastos de catering Los gastos de catering de una reunión pueden ser simples o complejos, dependiendo de la agenda y el propósito de la reunión.
(1). El desayuno suele ser buffet. Por supuesto, también se puede comer en mesa. El coste se puede calcular en función del número de personas.
(Sin embargo, teniendo en cuenta la particularidad de las cenas de conferencias y la preparación de las materias primas, el número estimado de comensales no puede diferir en un 15% del número real de comensales. De lo contrario, el restaurante tiene motivos para negarse a llegar a un acuerdo. la factura se basa en el número real de comensales; en su lugar, se debe utilizar la reserva como base (Exacto.
Aplican cargos)
(2), comida china y almuerzo chino. La comida y el almuerzo son básicamente cenas y pueden ser en forma de buffet de presupuesto individual o mesa redonda de presupuesto. Si el organizador desea que las bebidas las compre él mismo
proporcionadas por el restaurante, el restaurante podrá cobrar una determinada tarifa por servicio.
(3). Bebidas y cargos por servicio Normalmente, si cenas en un restaurante de un hotel de gran estrella, el restaurante negará al organizador que traiga tus propias bebidas, si es posible.
Para las bebidas, los restaurantes suelen cobrar una tarifa de servicio. Cuando se celebran conferencias y banquetes en hoteles de alta estrella, normalmente se añade una tarifa de servicio de aproximadamente el 15% al nivel de consumo básico.
(4) El costo de la pausa para el té en el lugar es básicamente
Si el presupuesto se basa en el número de personas, entonces puedes proponer combinaciones de comida para diferentes períodos de tiempo. presupuestación. El precio del coffee break notificado por el organizador suele incluir el coste del personal de servicio. Si el organizador requiere servicios no programados, podrá requerir presupuesto adicional.
Generalmente, los tipos de pausas para el té se pueden dividir en café de estilo occidental y chino-occidental, té negro, snacks occidentales, frutas, etc. , mientras que agua hervida al estilo chino, té verde o perfumado, té de frutas, café, frutas y principalmente snacks.
(5) Recepción/baile de la amistad De hecho, el presupuesto para una recepción/baile de la amistad puede ser más complicado que el presupuesto para un solo banquete. Siempre que configure marcadores y básculas de comida, estará en camino de hacer un presupuesto. Pero el presupuesto para la recepción/baile ya está fijado
Dado el lugar y el apoyo del proyecto, puede llevar mucho tiempo confirmarlo:
5. El coste del equipo audiovisual suele ser insignificante. Si debe permanecer en la sala por motivos de relaciones públicas
El presupuesto para el equipo audiovisual es más complicado e incluye:
El costo del alquiler del equipo en sí generalmente se calcula sobre una base diaria. base.
El transporte, instalación y puesta en marcha de equipos, así como el control de los honorarios de soporte técnico, podrán encomendarse a proveedores de servicios expositivos.
Fuente de sonido
-Principalmente música de fondo y música de entretenimiento. El organizador puede traer su propia música o confiarla a un agente.
c. Los actores y los programas generalmente se pueden calcular en función del número de veces que se selecciona el programa; el monto del presupuesto generalmente está relacionado positivamente con la dificultad del programa y el número de participantes.
Relacionado. Si tiene un espectáculo regular en el lugar correcto, el presupuesto es simple y está directamente relacionado con el número de personas que asisten al espectáculo, excepto en espectáculos especiales o vuelos chárter.
d.Otros - snacks, frutas y vino mixto
6. Los gastos varios se refieren a los gastos incurridos debido a algunos arreglos temporales durante la exposición, incluyendo impresión, transporte temporal y carga y descarga, souvenirs, modelos y servicios ceremoniales, utilería temporal, fax y otras comunicaciones, servicios express, atención médica temporal, orientación en traducción, temporal.
Autos comerciales, remesas, etc. Es difícil planificar un presupuesto para gastos varios y, a menudo, se pueden agregar gastos imprevistos al presupuesto para cubrir los gastos como una maniobra.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el presupuesto de una exposición y el de una conferencia? El presupuesto de la exposición y el presupuesto de la conferencia tienen similitudes y diferencias:
Los mismos lugares: alojamiento, restauración, gastos de inspección empresarial (si existe un plan de inspección).
Diferentes lugares: alquiler del recinto ferial, montaje de la exposición,
transporte y almacenamiento de la exposición, pequeña rueda de prensa o recepción.
Alquiler del recinto ferial: Si la exposición se realiza en un recinto ferial fijo, el presupuesto de alquiler del recinto ferial se suele calcular por stand. El área del stand estándar internacional suele ser de 3mX3m y la altura de la partición es de entre 2,3m y 2,5m. Las instalaciones estándar incluyen focos, sillas, mesas de datos y fuentes de alimentación. Los propietarios de salas de exposiciones suelen disponer de los siguientes equipos para alquilar: soporte de exposición, equipos audiovisuales y equipos multimedia.
Equipos, artículos de decoración, pequeñas herramientas de manipulación, etc. Si la exposición se realiza en otros lugares públicos (como plazas o estadios municipales, etc.). ), el presupuesto para el alquiler del lugar es difícil de predecir: generalmente es negociable y se calcula diariamente.
El precio está relacionado con la concentración de personas en el lugar y el tiempo de exposición (si es una fiesta importante).