¿Cómo gestionar el material de oficina? ¿Qué formularios se requieren? ¿Cómo hacerlo?
Con el fin de estandarizar la compra, almacenamiento, recogida y uso de material de oficina. Garantizar las necesidades de la oficina, promover la diligencia y el ahorro, hacer el mejor uso de los materiales, eliminar la extravagancia y el desperdicio, administrar y utilizar bien los suministros de oficina y formular un sistema de gestión de suministros de oficina.
1. Adquisición de material de oficina
1. Toda la adquisición de material de oficina se lleva a cabo bajo la supervisión y orientación del grupo de liderazgo de adquisiciones de oficina. El líder del grupo líder de adquisiciones es el subdirector a cargo de logística de la oficina, y el líder adjunto es el jefe de la sección de gestión de asuntos de la oficina. Los miembros están compuestos por camaradas responsables de los departamentos pertinentes. La Sección de Gestión de Asuntos Mecánicos y Aduaneros es el organizador coordinador general de las adquisiciones de oficina.
2. Adherirse al sistema de contratación colectiva. Se implementa un sistema de adquisiciones de dos personas para adquisiciones de emergencia y descentralizadas para artículos a granel, por lotes y valiosos, el grupo líder de adquisiciones y los líderes relevantes verificarán la ubicación de la adquisición, las especificaciones, los modelos, la calidad y el precio, y participarán en toda la adquisición; proceso; los departamentos relevantes también deben enviar personas para participar en el trabajo de adquisiciones. Se puede invitar a los profesionales relevantes a participar cuando sea necesario.
3. Estricto sistema de aprobación de adquisiciones. Compras y usos esporádicos personales y compras. Los gastos únicos de menos de 200 yuanes serán aprobados por el jefe de la sección de gestión de asuntos de oficina y el líder adjunto del grupo líder de adquisiciones; los gastos únicos de más de 200 yuanes y menos de 1.000 yuanes serán aprobados por el subdirector a cargo de logística y líder del grupo líder de adquisiciones. Si el monto excede los 1.000 yuanes, deberá ser aprobado por el director de la oficina;
4. El trabajo de adquisiciones debe ser científico y razonable y mejorar la transparencia. Antes de comprar. Es necesario realizar estudios de mercado y comprender plenamente las características operativas, el precio y las condiciones preferenciales adicionales de los bienes a adquirir. Compare precios, regatee y baje los precios, y esfuércese por ser genuino, de alta calidad y de bajo precio. Sólo cuando el dinero ahorrado por la diferencia de precio excede el costo de transporte, la gente puede enviar el automóvil a otros lugares para comprarlo.
5. El procedimiento general para la compra de material de oficina es el siguiente:
La unidad o individuo que lo necesita presenta una solicitud de compra al Departamento de Gestión de Asuntos de Oficina → el Departamento de Gestión de Asuntos de Oficina confirma. que el inventario no se puede usar o se puede usar Después de reemplazar los artículos, pasar por el proceso de aprobación de acuerdo con la autoridad prescrita e informar a los miembros relevantes del grupo líder de adquisiciones de la oficina → Compra bajo la supervisión y guía del grupo líder de adquisiciones → Presentar los artículos comprados al comprador (individuo) o al encargado del almacén para su aceptación; el comprador y Los inspectores firman las facturas → los líderes relevantes revisan y firman de acuerdo con la autoridad de aprobación prescrita → el departamento de finanzas las cancela.
6. Las flotas gubernamentales deben implementar estrictamente el sistema de repostaje y mantenimiento de puntos fijos y aceptar la supervisión y orientación del grupo líder de adquisiciones de oficinas.
2. Almacenamiento de material de oficina
1. Los materiales de oficina son conservados por la Sección de Gestión de Asuntos de Oficina (excepto aquellos bajo la jurisdicción de la Sección de Gestión de Automatización de Oficina). Debe haber más de dos personas responsables del almacenamiento y compra de material de oficina, cada una responsable de sus propias responsabilidades, y no dos personas por persona.
2. Los tipos y cantidades de material de oficina en stock deberán estar científicamente determinados y razonablemente controlados. Los suministros de oficina de uso común, fáciles de consumir, fáciles de almacenar y adecuados para la compra al por mayor se pueden reservar adecuadamente. Es necesario evitar el almacenamiento innecesario o el atraso excesivo, y garantizar un buen suministro, una rápida rotación, un bajo consumo y un bajo coste.
3. Los suministros de oficina comprados al por mayor deben almacenarse inmediatamente. Los compradores de artículos y los custodios del almacén deben hacer un buen trabajo de aceptación y entrega, y completar con sinceridad el nombre, las especificaciones, el precio unitario y la cantidad. de los artículos recibidos (los materiales de oficina deben guardarse en el Registro) y firmar.
4. Fortalecer la gestión de elementos antiguos de oficina. Los artículos que se utilizan periódicamente y que están temporalmente inactivos deben conservarse adecuadamente y estar listos para su uso en cualquier momento; todo tipo de equipo de oficina reemplazado por los departamentos será conservado por el Departamento de Gestión de Asuntos de Oficina y reciclado de manera oportuna; Registrar, reparar y reutilizar elementos antiguos. Aprovecha al máximo.
5. Realizar periódicamente un inventario del almacén de material de oficina para garantizar que las cuentas sean coherentes. Realice un seguimiento de la cantidad, la calidad y la demanda de los artículos del inventario en cualquier momento, aumente el inventario de manera oportuna y garantice el suministro.
En tercer lugar, recogida de material de oficina
1. El principio de recogida es: aclarar las tareas laborales y la finalidad de uso. Una serie a la vez, tanto o tan poco como necesites, sólo para tu uso. Al aceptar solicitudes del departamento, se debe obtener el consentimiento del jefe de la sección de pregrado.
2. Al recogerlo, el destinatario deberá anotar la fecha, nombre y especificaciones, cantidad y finalidad de los artículos que va a recoger y firmar en el mismo.
Al recibir material de oficina agotado y comprado específicamente, el destinatario deberá firmar la factura de compra. Al recibir insumos de recepción (como frutas, cigarrillos, té, vasos de papel, etc.), el departamento de recepción o el camarero que los recibe deberá firmar la factura de compra o registrarse.
3. Los departamentos y el personal de gestión de suministros de oficina deben cumplir con sus deberes, adherirse a los principios, actuar de acuerdo con las reglas, controlar estrictamente la cantidad y frecuencia de los suministros de oficina y garantizar las necesidades de la oficina. Para los artículos consumibles, las líneas base de recolección se pueden establecer según el historial y las reglas generales. Si la solicitud excede claramente la norma, la parte receptora debe dar una explicación; de lo contrario, el custodio tiene derecho a rechazar el pago.
4. El material de oficina no consumible recibido (como grapadoras, calculadoras, tijeras, sujetacalendarios, etc.) deberá incluirse en la entrega. Si presenta la solicitud repetidamente, debe explicar los motivos o reemplazar los materiales antiguos para evitar afirmaciones falsas.
5. Después de recibir artículos grandes, se deben incluir en la secuencia de gestión de activos fijos de la oficina y se deben definir claramente las responsabilidades. Si se determina que los suministros de oficina no son adecuados o no se han utilizado después de recibirlos, deben devolverse inmediatamente al comprador o al custodio, y el custodio de compras los reemplazará o los llevará de regreso al almacén según la situación.
6. Para aceptar la supervisión democrática y fortalecer la conciencia de conservación, los suministros de oficina que entran y salen del almacén y la cantidad recibida (comprada) por cada departamento se anunciarán una vez por trimestre.
Cuarto, el uso de material de oficina
1. El uso de material de oficina debe basarse en la habitación, establecer firmemente la idea de que ahorrar es glorioso y desperdiciar es vergonzoso, y ser cuidadoso en el trabajo diario, aboga por ahorrar cada papel, cada uña, cada gota de tinta y cada centavo, y se esfuerza por reducir los costos de oficina.
2. Los suministros de oficina deben usarse para trabajos de oficina y no deben usarse para fines privados; los equipos de oficina no deben usarse para asuntos personales o para beneficio personal, no se permite desecharlos a voluntad; .
3. Utilice el equipo de oficina con precaución, respete estrictamente los procedimientos operativos y apague la alimentación de manera oportuna. Maximice la vida útil de los equipos y suministros de oficina con un mantenimiento regular.
4. El uso del material de oficina debe ser económico, aprovecharlo al máximo y no abusar de los materiales. Los materiales caros son baratos. Para copiar se debe utilizar papel de fotocopia, no papel de paja ni papel de regalo, alfileres, clips, etc. Debe usarse repetidamente; el papel se puede usar en ambos lados y el borrador de revisión se puede imprimir primero en papel usado para maximizar la eficiencia de uso de diversos suministros de oficina.
5. La impresión de documentos y materiales debe ser científica y planificada. De acuerdo con los requisitos de impresión y la cantidad de documentos y materiales, elija el método de impresión adecuado, que no solo sea conveniente y rápido, sino también el de menor costo. Y esfuércese por hacer que la cantidad de impresión sea básicamente consistente con la cantidad requerida, con un ligero excedente para evitar desperdicios innecesarios.
6. Para los suministros de oficina duraderos y de alta gama, varios departamentos deben hacer todo lo posible para coordinarse entre sí y tomarlos prestados, y, en general, no comprarlos repetidamente. Si ocurre un mal funcionamiento durante el uso del equipo de oficina, el comprador original será responsable de coordinar las devoluciones, garantía, reparaciones y accesorios. Si el equipo se daña debido a un uso inadecuado, la persona directamente responsable asumirá la responsabilidad de la compensación.