Cómo gestionar el inventario empresarial
Resumen: Si una empresa quiere mantener un alto nivel de rentabilidad, debe conceder gran importancia a la gestión de inventarios. Bajo diferentes niveles de gestión de inventarios, el nivel promedio de ocupación de capital de las empresas varía mucho. Al implementar métodos correctos de gestión de inventario, reducir el nivel promedio de ocupación de capital de la empresa y aumentar la tasa de rotación del inventario, en última instancia podemos mejorar los beneficios económicos de la empresa. En las pequeñas y medianas empresas, los gerentes creen que la entrega a tiempo es lo más importante. Si la entrega se retrasa, es posible que tengan que pagar daños y perjuicios y otras obligaciones compensatorias. En lugar de hacerlo, es mejor comprar más bienes. garantizar la entrega a tiempo. Por lo tanto, es particularmente importante cómo garantizar la entrega a tiempo y mejorar la rotación del inventario.
Palabras clave: pequeñas y medianas empresas; gestión de inventario; tasa de rotación de inventario; costo de inventario
Un sistema completo de gestión de inventario puede ayudar a los administradores de inventario a controlar y gestionar de manera integral el inventario. Si el inventario consume una gran cantidad de fondos, las pequeñas y medianas empresas tendrán una baja tasa de rotación de activos. Por lo tanto, es importante gestionar el inventario. razonablemente para garantizar la entrega a tiempo y aumentar la velocidad de rotación del inventario. Especialmente importante. Si el inventario consume una gran cantidad de fondos, provocará una baja rotación de activos en las pequeñas y medianas empresas. Por lo tanto, el inventario debe administrarse de manera razonable para minimizar el inventario y proporcionar una buena conexión entre el departamento de compras y el departamento de producción. Sin embargo, también hay muchos problemas que conducen a fallas y estancamiento del vínculo. Por lo tanto, para resolver el problema, debemos encontrar formas de fortalecer el control de inventario y la gestión de inventario científica y razonable, a fin de garantizar el buen progreso de las actividades comerciales.
1 Descripción general de la gestión de inventario
1.1 Concepto de gestión de inventario
La gestión de inventario es la gestión del inventario empresarial, que incluye principalmente la gestión de la información del inventario y, en base a esto, Análisis de decisiones, y finalmente control efectivo para lograr el objetivo final de la gestión de inventarios y mejorar los beneficios económicos.
1.2 La importancia de la gestión de inventario
La visión estrecha tradicional es que el control de inventario implica principalmente el inventario, el procesamiento de datos, el almacenamiento y la distribución de materiales de almacén, etc., mediante la implementación de Se utilizan controles anticorrosión, temperatura y humedad y otros medios para lograr el propósito de mantener el inventario físico en las mejores condiciones. Esto es sólo una forma de control de inventario y también puede definirse como control de inventario físico. Entonces, ¿cómo entender el control de inventarios desde una perspectiva amplia? El control de inventario debe tener como objetivo lograr los objetivos operativos financieros de la empresa, especialmente las operaciones de flujo de efectivo, a fin de reducir los niveles de inventario tanto como sea posible y reducir los riesgos de acumulación de inventario, desguace y depreciación, al tiempo que se garantiza la entrega oportuna. En este sentido, el control del inventario físico es solo un medio para lograr los objetivos financieros de la empresa, o simplemente una parte necesaria del control del inventario físico, el control del inventario físico es principalmente responsabilidad del departamento de gestión del almacén, y el control del inventario en un sentido amplio debe ser el control del inventario. Toda la gestión de la demanda y la cadena de suministro puede incluso ser responsabilidad de toda la empresa. Sin embargo, en la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas, el concepto de gestión de inventarios de los directivos se limita a un concepto limitado.
2 Estado actual de la gestión de inventario de Huayi Company
2.1 Introducción a Huayi Company
Huayi Company es un fabricante de accesorios eléctricos que se especializa en la producción de Clase A. Piezas que soportan presión de calderas. Ahora tiene una superficie de 14.100 metros cuadrados, con un área de producción de 9.600 metros cuadrados y activos fijos de más de 20 millones de yuanes. La empresa cuenta actualmente con 115 empleados, incluidos 14 técnicos en ingeniería, incluidos 9 con títulos profesionales intermedios, 26 soldadores certificados, 2 con especialidad en pruebas no destructivas intermedias, 4 con especialización en soldadura, 3 con especialización en calderas y 1 con especialización en materiales; un departamento de compras Hay siete departamentos de gestión, incluido el departamento, el departamento de tecnología, el departamento de calidad y el departamento de ventas, y tres talleres de producción de preparación, tuberías y paredes de membrana. Con el objetivo de "centrarse en la calidad del producto, el estricto control del proceso y prestar atención a las expectativas del usuario", la empresa atiende de todo corazón a los usuarios y satisface sus necesidades y también realiza nuevas contribuciones a la industria de las calderas y la industria energética;
2.2 Problemas en la gestión de inventarios de Huayi Company
(1) No existe un sistema de gestión razonable.
La empresa no ha formulado un sistema de gestión de inventario razonable que los gerentes puedan seguir. Por ejemplo, la empresa no ha designado personal específicamente para revisar el inventario del almacén y los libros de cuentas de inventario, lo que hace que el personal de gestión de inventario pueda hacerlo. realizar cuentas falsas a voluntad, provocando pérdidas innecesarias a la empresa.
Aunque Huayi Company no hizo cuentas falsas arbitrariamente, debido al sistema de gestión imperfecto, había situaciones en las que no se podía encontrar el inventario sin razón aparente durante el proceso de gestión de inventario diario. Esta situación puede deberse a que los gerentes no cumplieron con sus responsabilidades. También puede ser que la explotación de las lagunas de gestión condujera al uso aleatorio de artículos del inventario, y la imperfección del sistema condujera a la pereza de los administradores, lo que llevó a la situación final contable falsa para demostrar que el inventario se utilizó normalmente.
(2) Falta de comunicación efectiva entre departamentos.
Hay una falta de comunicación efectiva entre los departamentos a diario. El departamento de gestión de inventario generalmente descubre que el inventario no es necesario hasta que el departamento de producción lo necesita y luego va al departamento de compras para presentar un informe. lista de compras, lo que conduce al estancamiento de la producción, lo que eventualmente puede provocar retrasos en la entrega y pérdidas graves. La razón por la cual el inventario no se puede comprar a tiempo es la falta de comunicación entre el departamento de producción y el departamento de gestión de inventario a tiempo sobre los materiales necesarios. para la producción. El motivo de la imposibilidad de comprar el inventario de manera oportuna es que el departamento de producción y el departamento de gestión de inventario no se comunicaron de manera oportuna sobre los materiales necesarios para la producción.
(3) La gestión de inventarios no está estandarizada, lo que genera discrepancias.
La empresa no estandarizó los requisitos para el llenado de la lista de materiales al momento de realizar el inventario en el almacén, lo que generó una gestión laxa por parte de los gerentes. Por ejemplo, al realizar el inventario no se especificaba el modelo según. el tipo utilizado, por ejemplo, cuando el departamento de producción utiliza escobillas de carbón, se utilizan las escobillas de carbón de los modelos 100#, 150# y 180#. Sin embargo, las escobillas de carbón no están marcadas en la orden de compra, lo que dará lugar a cantidades inexactas de cada tipo de escobillas durante el inventario final. La gestión debe ajustarse estrictamente a los requisitos de la orden de compra habitual para evitar discrepancias en el resultado final. inventario. El inventario de Huayi Company se divide simplemente según los tipos de inventario y las condiciones del almacén. Se divide principalmente en dos áreas de almacén: almacén de hardware y almacén de materiales de soldadura. Hay muchos tipos de artículos en el almacén de ferretería y es difícil hacer un inventario. Por lo tanto, la cantidad aproximada se toma al realizar el inventario, por lo que la cantidad final en el libro no es el inventario real. Los consumibles de soldadura no se pesan al recibir los instrumentos de medición, por lo que para el cálculo sólo se utiliza el peso aproximado, lo que también dará lugar a discrepancias en las cuentas finales. Otra situación es que el personal de gestión de inventario cree que los procedimientos de almacenamiento solo se pueden realizar cuando también ha llegado la factura de llegada. Por lo tanto, cuando la factura de llegada no ha llegado, el presupuesto temporal no se procesa. Los bienes se han utilizado pero no se han almacenado. La cantidad de inventario en los libros es significativamente menor que el inventario real.
(4) El almacenamiento no es razonable y el inventario está excedente.
Los requisitos de gestión del almacén de materiales de soldadura son relativamente estrictos. La temperatura del almacén de materiales de soldadura no puede ser inferior a 10 grados y la humedad no puede ser superior a 60 grados. Pero, de hecho, a veces la humedad supera los 60 grados sin encender el deshumidificador y los administradores no siguen estrictamente los requisitos. Los administradores de inventario no tienen una idea clara del inventario en sus libros, por lo que pueden volver a comprar productos, lo que provoca una acumulación de inventario. Además, la empresa no cuenta con un sistema de gestión de inventario, por lo que solo puede almacenar más productos para evitar retrasos en el envío debido a la escasez. Este comportamiento también provocará un retraso en el inventario. En Huayi Company, donde trabajo, la gestión de inventario es muy flexible, por lo que la tasa de utilización del inventario no es alta y el trabajo atrasado es grande, lo que genera mayores costos y menores ganancias.
(5) Los superiores no prestan atención a la gestión de inventarios y no existe supervisión del auditor interno.
Los líderes superiores no se dieron cuenta de que la gestión y el control del inventario eran una parte importante de la producción y la operación, y no prestaron suficiente atención a la gestión del inventario. Solo prestaron atención a si había demasiados inventarios individuales cada mes. . Este fenómeno es más obvio en algunas pequeñas y medianas empresas con ganancias relativamente buenas. Debido a que las ganancias son buenas, los gerentes no prestarán demasiada atención a la cantidad de fondos ocupados por el inventario, a menos que esperen hasta que no haya dinero para gastar. antes de prestar atención a si el inventario se compra demasiado.
(6) La gestión de inventarios carece de humanización.
Las pequeñas y medianas empresas no prestan atención a los intereses a largo plazo, sino que se centran mejor en los intereses inmediatos. Por lo tanto, son muy estrictos en la gestión de inventario. Algunos consumibles deben agotarse durante un tiempo. Durante mucho tiempo, incluso si están dañados, deben ser aprobados por el nivel más alto. Puede obtener otros nuevos y el tiempo que pase aquí puede generar más beneficios. Por tanto, esto sin duda es recoger semillas de sésamo y perder sandías. Este también es un problema común entre las pequeñas y medianas empresas, que no pueden descentralizar el poder en varios departamentos. Por lo tanto, la miopía es también una deficiencia importante de las pequeñas y medianas empresas.
2.3 Consecuencias de la gestión inadecuada del inventario de Huayi Company
(1) Puede causar desperdicio y pérdida de inventario.
Debido a que el mecanismo de aceptación y almacenamiento del inventario no es perfecto, las empresas no están atentas a la calidad de algunos productos dañados que a menudo aparecen mezclados sin ser descubiertos, o solo verifican la cantidad al almacenarlos. Si no presta atención al número de modelo y queda un lote de productos después de su uso, a menudo se almacenan al azar en cualquier rincón, de esta manera es fácil olvidar el inventario restante. olvidado la próxima vez que lo necesite. Comprar un nuevo lote de inventario generará desperdicio para la empresa. Huayi Company compró una vez 1.000 kilogramos de varillas de soldadura, pero debido a demasiado inventario, una vez que se completó el producto, este lote de varillas de soldadura se almacenó en un almacén en el segundo piso en un lugar que no estaba particularmente húmedo. Durante mucho tiempo, nunca se pensó en utilizar este lote de varillas de soldadura. Hasta que alguien me recordó la existencia de este lote de varillas para soldar. La razón es que el formulario de almacenamiento no se completó cuando se compraron los bienes, por lo que los bienes no estaban en la cuenta. Esto resultó en que se olvidara el último lote de bienes, lo que casi resultó en un desperdicio de inventario. Otra situación es que no conoce el modelo de un determinado material cuando lo necesita y compra a ciegas un lote de materiales. Finalmente, descubre que el material se compra repetidamente, lo que genera un inventario excesivo y el material no se utiliza. con frecuencia, por lo que el retraso en el inventario está seriamente ocupado por los intereses de los fondos. Los problemas causados por el exceso de inventario incluyen: aumento del área de almacén y costos de almacenamiento del inventario, lo que aumenta los costos del producto, ocupando una gran cantidad de capital de trabajo, lo que resulta en fondos lentos, lo que no solo aumenta cargas como los intereses de los préstamos, sino que también afecta el valor del tiempo; de fondos y rentabilidades de oportunidad; y provoca el estancamiento de los productos terminados y pérdidas tangibles e intangibles de materias primas, lo que resulta en una gran cantidad de recursos corporativos ociosos, afectando su racional asignación y optimización;
(2) Puede provocar el estancamiento del proyecto debido a un inventario insuficiente.
La compra es muy aleatoria. Si cree que los materiales no son suficientes, comprará algunos o cuando reciba un determinado material, no podrá comunicarse con el departamento de compras a tiempo, lo que resultará en que no haya inventario cuando lo reciba. Recibirlo la próxima vez tendrás que esperar a la llegada del material para seguir trabajando con normalidad. Algunos materiales de embalaje se almacenan al azar en el almacén y no hay registros en las cuentas. Cada vez que se necesitan materiales de embalaje, habrá escasez de esto y aquello, lo que los hace miserables. Esta situación conduce a una disminución en los niveles de servicio, afectando las ganancias de ventas y la reputación corporativa provocando una escasez de materias primas u otros materiales en el sistema de producción, afectando el progreso normal del proceso de producción, acortando el intervalo de los pedidos, aumentando las cantidades de los pedidos; costos de producción; afectando el equilibrio del proceso de producción y juegos completos. Por ejemplo, Huayi Company no hizo un inventario de las tapas de botellas restantes con anticipación y retrasó la compra de las tapas de botellas. Como resultado, las tapas de botellas completas no se pudieron empaquetar y la entrega se retrasó.
(3) Aumentar la posibilidad de que los empleados aprovechen las lagunas jurídicas.
La gestión inadecuada de inventarios brinda a los empleados la posibilidad de aprovechar lagunas legales. Hoy recibirán una bolsa de detergente y mañana un cepillo.
3 Sugerencias para fortalecer la gestión de inventario de Huayi Company
3.1 Mejorar el sistema de gestión de inventario
(1) Desarrollar una división detallada del trabajo y regulaciones de autoridad de posición para la gestión de inventario posiciones.
En la actualidad, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no prestan suficiente atención al sistema de control interno y las responsabilidades y autoridad de los departamentos relevantes, como el departamento de compras y el departamento de producción, no son lo suficientemente claras. Por lo tanto, primero debemos controlar la división del trabajo, establecer un sistema de responsabilidad laboral para el negocio de inventario, aclarar las responsabilidades y autoridades de los departamentos y puestos relevantes y garantizar que los puestos incompatibles en el negocio de inventario estén separados entre sí y se restrinjan y supervisen entre sí. , como adquisición, aceptación y pago; almacenamiento e inventario; solicitud y aprobación de la disposición y ejecución del inventario; En tercer lugar, formular el proceso comercial del inventario, aclarar los requisitos de control para la compra, aceptación y almacenamiento del inventario, retiro y almacenamiento, recepción, emisión y disposición del inventario, y mantener los registros y comprobantes correspondientes. Es mejor que el personal de gestión de inventario separe las diversas responsabilidades y separe el llenado de las órdenes de compra y la autorización del personal del inventario. Esto no sólo puede lograr una supervisión y restricción mutuas, sino también evitar que la misma persona haga cuentas falsas.
(2) Gestión clasificada de inventario.