Cómo gestionar documentos
En primer lugar, organización y responsabilidades de la gestión de archivos.
Los archivos de la empresa están sujetos a gestión secundaria. El archivero del Departamento de Dirección General es responsable de la recopilación y gestión unificada de todos los archivos de la empresa. El personal de gestión de archivos debe implementar estrictamente las normas de gestión de archivos de la empresa. La gestión de los archivos secundarios será inspeccionada y aceptada una vez al año. 2. Sistema de archivo.
Todos los documentos y materiales que reflejan el desarrollo estratégico de la empresa, las operaciones de producción, la gestión corporativa, la construcción de ingeniería y otras actividades y que tienen valor de referencia están dentro del alcance del archivo. Todos los documentos y materiales relacionados con el archivo son gestionados de forma centralizada y uniforme por la empresa. En principio, los documentos archivados deben ser originales. Todos los documentos y cartas recibidos en las actividades comerciales de la empresa deben archivarse oportunamente después de su manipulación. Presentar copias de asuntos relacionados con el exterior al Departamento de Gerencia General para su registro. La empresa deberá conservar tres ejemplares originales de los contratos económicos suscritos con terceros. 3. Sistema de almacenamiento de archivos.
Conservar en un lugar resistente al fuego, a la humedad y a los insectos. La información archivada debe registrarse y compilarse un directorio de archivos. Hacer un buen trabajo en clasificación y confidencialidad. 4. Sistema de préstamo de archivos.
No se permiten préstamos sin permiso. Si necesita pedir prestado, complete el registro.
En quinto lugar, los archivos secundarios deben transferirse cada tres años según la naturaleza de los datos y las necesidades del departamento. Se deben conservar en la medida de lo posible copias de los datos necesarios y los datos restantes se deben entregar a. la Dirección General de almacenamiento unificado.