sistema de gestión de adquisiciones esporádicas
Con el fin de estandarizar la compra, almacenamiento, recogida y uso de impares y material de oficina de la empresa. Para garantizar las necesidades normales de oficina, promover la diligencia y la frugalidad, eliminar la extravagancia y el desperdicio, gestionar y utilizar bien los artículos y suministros de oficina esporádicos, el sistema de gestión está especialmente formulado de la siguiente manera: 1. Procedimientos de solicitud para la adquisición de artículos. inventario en el almacén del departamento administrativo, el departamento de solicitudes debe primero enviar una solicitud de compra al Departamento de Administración (completar el formulario de solicitud de compra) → El Departamento de Administración la aprobará en función del precio de la solicitud de compra → El Departamento de Logística realizará el compra → Entregar los artículos comprados al encargado del almacén del Departamento Administrativo para su aceptación. El comprador y el aceptador tendrán sus propios asuntos firmar la factura → Los líderes relevantes firman la factura de acuerdo con la autoridad de aprobación prescrita → El Departamento de Finanzas cancela la factura. factura. 2. Adquisición de artículos dispersos 1. Todos los artículos dispersos en la oficina son comprados de manera uniforme por el departamento de logística 2. El personal de compras debe comprar las necesidades urgentes primero y luego comprar más tarde 3. La cantidad de compra de los artículos dispersos comprados según sea necesario debe ser menor; Más de 200 yuanes. Será aprobado por el director del departamento administrativo; los artículos por valor de más de 200 yuanes serán aprobados por el presidente. 4. El trabajo de adquisiciones debe ser científico y razonable y mejorar la transparencia. Antes de comprar, debe realizar una investigación de mercado completa para comprender el rendimiento, el precio y las condiciones preferenciales adicionales de los artículos que se comprarán. Esfuércese por conseguir productos auténticos, de alta calidad y a bajo precio, y cómprelos cerca. 3. Almacenamiento de artículos dispersos 1. El departamento de administración es responsable del almacenamiento de artículos dispersos. Debe haber al menos dos personas responsables de guardar los artículos dispersos y el personal de compras, cada uno debe ser responsable de sus propias responsabilidades, y ninguna persona puede hacerlo. tener la misma responsabilidad; 2. Los tipos y el personal de compras de artículos dispersos deben gestionarse científicamente y controlarse razonablemente. Los artículos de uso común, fáciles de consumir, fáciles de almacenar y adecuados para compras al por mayor se pueden almacenar en cantidades adecuadas, pero se debe evitar una acumulación excesiva de inventario bajo la premisa de garantizar el suministro, la rotación rápida, el bajo consumo y el ahorro de costos. se puede lograr; 3. Suministros de oficina comprados al por mayor Deben almacenarse en el almacén para su custodia. El comprador del artículo y el encargado del almacén deben hacer un buen trabajo en la aceptación y entrega, completando verazmente el nombre, las especificaciones, el precio unitario y la cantidad. los artículos recibidos en el formulario de aceptación de material de oficina y firmarlo 4. Fortalecer la aceptación de material de oficina Conservarlo, y el personal de compras debe firmarlo 4. Fortalecer la gestión de material de oficina antiguo; Los elementos utilizados en fases y temporalmente inactivos deben conservarse adecuadamente para su uso. Varios equipos de oficina reemplazados por el departamento deben entregarse al Departamento de Gestión de Asuntos Organizacionales para su custodia, y el Departamento de Gestión de Asuntos Organizacionales debe reciclarlos de manera oportuna. Regístrese y realice registros, repare los antiguos y reutilícelos. Aprovecharlo al máximo; 5. Verificar periódicamente el inventario de suministros de oficina para garantizar que las cuentas sean coherentes. Mantenerse al tanto de la cantidad, calidad y demanda de los artículos del inventario, aumentar el inventario de manera rápida y adecuada y asegurar el suministro. 4. Recepción de material de oficina 1. Principio de requisición: tareas de trabajo claras y finalidad de uso clara. Una vez utilizado se debe utilizar según normativa, y la cantidad utilizada debe destinarse a uso exclusivo. Al recibir artículos, se debe obtener el consentimiento del gerente del departamento; 2. Al recibir artículos, el usuario debe indicar la fecha de recepción, nombre y especificación, cantidad, propósito y otros elementos de los artículos en el formulario de recibo de suministros de oficina y firmar; . Al recoger suministros de oficina que no se hayan comprado específicamente en stock, primero se deben almacenar y luego recoger. Al recibir suministros de recepción (como frutas, cigarrillos, té, etc.), la persona de recepción debe firmar en la factura de compra o en el libro de registro de recibos. 3. La administración y el personal de suministros de oficina deben ser responsables, cumplir con los principios y actuar de acuerdo con las regulaciones; y controlar estrictamente La cantidad y frecuencia de los suministros de oficina son suficientes para satisfacer las necesidades de la oficina. Para los consumibles, el punto de referencia de uso se puede establecer basándose en registros históricos y reglas generales. Si el uso va claramente más allá del uso habitual, se debe informar al usuario; de lo contrario, el custodio tiene derecho a rechazar el pago. Los suministros (como ordenar máquinas de libros, calculadoras, tijeras, lápices, etc.) deben incluirse en la asignación de suministros de oficina no consumibles. Si se utilizan repetidamente, se deben explicar las razones y los originales deben destruirse o reemplazarse. con otros nuevos para evitar reclamos falsos; 5. Al recibir artículos grandes, se debe incluir en la secuencia de administración de activos fijos de la oficina y las responsabilidades deben definirse claramente. Si se determina que los suministros de oficina no son adecuados o no se utilizan, deben devolverse al custodio inmediatamente y el custodio notificará al comprador para que los reemplace o los devuelva al almacén según la situación. 6. Para aceptar la supervisión democrática y; Fortalecer la conciencia de la conservación, el Departamento de Finanzas notificará a todos los departamentos cada mes la situación de los suministros de oficina.
5. Uso de material de oficina 1. El uso de material de oficina debe basarse en el departamento como hogar, establecer firmemente la idea de que ahorrar es glorioso y desperdiciar es vergonzoso. En el trabajo diario hay que tener cuidado en todos los aspectos y abogar por el ahorro. cada trozo de papel, cada clavo y cada gota de tinta, cada centavo gastado y esforzarse por reducir los costos de oficina. 2. Los suministros de oficina deben usarse en la oficina y no deben tratarse como existentes ni malversarse para uso privado. el equipo no debe utilizarse para beneficio personal y no se permite desechar ni desperdiciar material de oficina a voluntad. El descarte aleatorio de suministros de oficina generará desperdicio; 3. Utilice el equipo de oficina con precaución, siga estrictamente los procedimientos operativos y apague la energía de manera oportuna. Realizar un mantenimiento regular para maximizar la vida útil de los equipos y suministros de oficina. 4. Los suministros de oficina deben tener una buena relación calidad-precio, aprovecharlos al máximo y no utilizar materiales excesivos. Utilice materiales baratos para materiales caros. Los artículos que se pueden reutilizar deben reciclarse a tiempo después de su uso. El papel se puede utilizar por ambas caras. Los manuscritos para revisión y corrección se pueden imprimir en papel usado, etc., para maximizar la eficiencia del uso de diversos suministros de oficina. Los materiales de impresión de documentos deben ser científicos y planificados. El método de impresión debe seleccionarse razonablemente de acuerdo con los requisitos de impresión y la cantidad de materiales del documento, que debe ser conveniente y rápido minimizando los costos. Esfuércese por hacer que la cantidad de impresión sea básicamente consistente con la cantidad requerida para evitar desperdicios innecesarios. 6. Para suministros de oficina duraderos y de alta gama, los departamentos deben hacer todo lo posible para coordinarse y pedir prestado entre sí, y generalmente no se permiten compras repetidas. Si hay un mal funcionamiento en el uso del equipo de oficina, el comprador original será responsable de coordinar las devoluciones, garantía, mantenimiento y otros asuntos. Si el equipo se daña artificialmente debido a un uso inadecuado, la persona directamente responsable será responsable de la compensación. XXX Inversión Co., Ltd.