Métodos de referencia para la gestión de adquisiciones
(A) Evaluación de proveedores
1. El Departamento de Materiales es responsable de clasificar la información de proveedores proporcionada por todas las partes e informarla al equipo de revisión para su revisión.
(1) El Departamento de Materiales organiza la inspección y evaluación de proveedores calificados, incluyendo:
1. Capacidad de producción
Nivel de precios
.c. Nivel de calidad
D. Condiciones de pago
e.Servicio posventa
f.
Con la aprobación del departamento comercial y del director general de la empresa, se incluirán en la lista los proveedores cualificados.
(2) Los materiales adquiridos por los subcontratistas dentro del alcance de la subcontratación serán adquiridos por los propios subcontratistas, pero los materiales importantes se seleccionarán de la lista de subcontratistas calificados de la empresa, o se revisarán e incluirán en la lista. por adelantado Se puede comprar más tarde.
2. Determinación de proveedores
La adquisición de materiales a granel es organizada por el Departamento de Materiales y revisada por el Departamento de Materiales y Equipos, el Departamento de Gestión de la Empresa y el Departamento de Proyectos. Los procedimientos específicos son los siguientes.
(1) Consulta preliminar: después de ganar la oferta para el proyecto, el departamento de materiales de la empresa consultará sobre los materiales necesarios para el proyecto de acuerdo con el plan de materiales preparado por el proyecto, mantendrá registros de consultas y preparará Actas de consulta de materiales.
(2) Licitación: el Departamento de Materiales y el Departamento de Proyectos* * * establecen un equipo de revisión de ofertas (director de proyecto, director de operaciones, director de materiales del proyecto, etc.). preparar el anuncio de licitación El contenido del anuncio incluye: Nombre de los materiales de licitación, requisitos de materiales, fecha de apertura de ofertas, etc. y exigir a los postores que proporcionen documentos de licitación e información de calificación de proveedores.
(3) Cada proveedor postor deberá proporcionar información de respuesta a la oferta (o enviar un fax con sello oficial) en la fecha especificada.
(4) Apertura de ofertas: el Departamento de Materiales organizará la apertura de ofertas, completará el "Formulario de registro de revisión de apertura de ofertas de adquisición de materiales" y lo presentará ante el Departamento de Materiales.
(5) Evaluación de ofertas: El equipo de evaluación de ofertas del Departamento de Materiales y Equipos evaluará la oferta de acuerdo con los siguientes procedimientos:
a. los postores que han pasado la revisión de calificación;
B Clasificar las ofertas que han pasado la revisión de cumplimiento por precio, realizar una evaluación integral basada en el precio, la calidad del producto, el servicio, el compromiso, la credibilidad y el desempeño del postor. , etc., y seleccionar inicialmente un proveedor específico.
(6) Revisión final: con base en los resultados de la revisión, el Departamento de Materiales completa el "Formulario de registro para los postores ganadores de la adquisición de materiales", finalmente selecciona al proveedor y envía un aviso al postor ganador.
(7) El gerente de materiales, el gerente de operaciones, el gerente de proyectos, el gerente del departamento de materiales de la empresa y el gerente de operaciones de la empresa del departamento de proyectos revisarán el postor ganador para la adquisición de materiales y lo aprobará el gerente general. .
(8) Se podrá licitar el mismo tipo de materiales entre proveedores calificados al mismo tiempo, pudiendo seleccionarse más de tres proveedores.
(2) Regulaciones de adquisiciones
1. Para materiales de Clase A y B que realmente necesitan comprarse con urgencia, y el proveedor de los materiales no es un proveedor cooperativo y amigable, el Gerente de proyecto Informe los motivos al gerente general y el departamento de proyectos realizará una evaluación de emergencia del proveedor en el sitio. Los proveedores serán evaluados por gerentes de materiales, gerentes comerciales, directores técnicos, gerentes de proyectos y un panel de revisión, y los precios se determinarán después de ofertar. La información relacionada con los proveedores y los procedimientos de aprobación de la empresa deben comunicarse a la empresa en un plazo de 2 días.
2. El proveedor de material designado por la Parte A no tiene oportunidades de cooperación a largo plazo, y la empresa no lo evaluará ni controlará, por lo que no es necesario establecer un expediente de proveedor. Si hay oportunidades de cooperación, se incluirán en la lista de proveedores calificados después de su revisión y evaluación.
(3) Gestión de contratos de adquisición
1. El Departamento de Materiales y Equipos es el departamento encargado de los contratos de adquisición de materiales. El Departamento de Materiales y Equipos es responsable de tomar la iniciativa. Organizar la redacción, negociación, revisión y evaluación de los contratos de adquisición de materiales. Firmar y gestionar.
2. El contrato de adquisición deberá establecer los expedientes de contratación para cada proyecto y completar los procedimientos de registro del préstamo.
3. El contrato de adquisición debe especificar los requisitos de calidad del material, las normas técnicas y las condiciones y plazos para que el proveedor asuma la responsabilidad de la calidad.
4. En el contrato de compra se debe indicar claramente el nombre, marca, especificación, modelo, cantidad, precio unitario y cantidad del material. La hora de llegada requerida, la cantidad estimada y el monto deben estar disponibles. .
5. Las condiciones de pago del contrato de adquisición deben ser coherentes con la situación real del proyecto para garantizar el normal funcionamiento del mismo.
6. En el contrato de adquisición de material se deberá indicar si la disputa contractual será arbitrada o apelada ante los tribunales, y se deberá señalar el lugar de jurisdicción.
7. El Departamento de Materiales proporciona varias plantillas de contratos de adquisiciones aprobadas para las adquisiciones del departamento de proyectos.
(4) Transporte de materiales
1. Antes del transporte de materiales, los proveedores deben formular medidas de transporte para materias primas perecederas, productos semiacabados, productos terminados y equipos de ingeniería, aclarar los requisitos de transporte, y especificar la persona a cargo del transporte. Para proveedores de transporte y elevación de componentes grandes, el director técnico del proveedor debe desarrollar y aprobar un plan detallado.
2. El responsable del transporte dará instrucciones a los operadores de transporte. Para materiales con requisitos de transporte especiales, la persona a cargo del transporte debe emitir instrucciones de operación de transporte por escrito y hacer divulgaciones detalladas.
3. Una vez que los materiales pasan la inspección, el encargado del almacén es responsable de manejar los procedimientos de almacenamiento, completar el libro de almacenamiento de materiales y registrar el nombre del material, la fecha de almacenamiento, la cantidad, las especificaciones, etc. , Asegúrese de que los elementos de la cuenta sean consistentes y estén marcados. Los materiales que no pasen la inspección deben almacenarse por separado y etiquetarse para evitar el mal uso o mal uso.
(5) Normativas pertinentes sobre aceptación de materiales
1. Aceptación de materiales proporcionados por la unidad de construcción
(1) Los materiales proporcionados por la unidad de construcción se refieren a los materiales proporcionados directamente por la unidad de construcción Los materiales proporcionados y los materiales proporcionados por el subcontratista directamente designado por la unidad de construcción para este proyecto.
(2) Los materiales proporcionados por la unidad de construcción serán verificados en el sitio por el departamento de materiales del proyecto y el inspector de calidad (departamento técnico) junto con la unidad de construcción * * * El departamento de materiales del proyecto es responsable. para el registro de verificación y completa el "Registro de verificación de material" de "Ingreso a la fábrica", envía el registro de verificación del material entrante al inspector de calidad del proyecto y envía el certificado de material original correspondiente al departamento de tecnología del proyecto para su archivo. En el caso de información en disputa, el departamento del proyecto y la unidad de construcción elaboran registros conjuntamente, y el operador del proyecto y la unidad de construcción toman muestras conjuntamente para una nueva inspección.
(3) ¿Cuál es la base para que la unidad de construcción designe unidades de subcontratación para la adquisición? ¿Programa de pruebas de materiales de ingeniería? Los materiales que deben volver a probarse son confiados por el inspector de calidad del proyecto (departamento técnico), y la unidad de construcción, la unidad de supervisión, el departamento de materiales del proyecto, los operadores y los inspectores de calidad participan en el muestreo y se envían a la unidad de prueba confirmada por el cuatro partidos para volver a realizar la prueba.
(4) Cuando los productos proporcionados por la unidad de construcción no están calificados o son inconsistentes con la lista de suministros, el departamento de materiales del proyecto debe mantener registros, suspender la aceptación y notificar de inmediato a la unidad de construcción por escrito para negociar y manejar. el asunto.
2. Aceptación de materiales de compra propia
(1) Trabajar con el gerente de materiales, el inspector de calidad (departamento técnico), el gerente de almacén y las unidades relevantes para aceptar conjuntamente los materiales recibidos en el almacén.
(2) El Departamento de Materiales del Departamento de Proyectos realizará la aceptación de cantidad y la confirmación de calidad de los materiales entrantes, y elaborará los registros y etiquetas de aceptación correspondientes.
(3) Muestreo según requisitos de reprueba.
(4) Cuando una unidad subcontratada compra materiales por sí misma de acuerdo con las regulaciones, debe informar al Departamento de Materiales y al Departamento de Proyectos para su aprobación antes de la compra, e informar al Departamento de Proyectos para su inspección y confirmación antes del almacenamiento. o uso.
(5) Después de que el encargado del almacén haya verificado que la calidad y cantidad de los materiales entrantes son completamente consistentes, el encargado del almacén emitirá un formulario de aceptación, que será firmado por el administrador de materiales, el repartidor, y el encargado del almacén. La contabilidad del almacén registra los materiales en el libro mayor del almacén. El nombre del proveedor, el propósito y otra información en el formulario de aceptación deben completarse claramente y el formulario de aceptación se enviará a los departamentos pertinentes en consecuencia. Los problemas durante el proceso de aceptación deben informarse inmediatamente al gerente de materiales, quien se comunicará con el proveedor y los manejará de acuerdo con los términos del contrato.
(6) El Departamento de Materiales del Departamento de Proyectos insta a los gerentes de almacén a registrar y resumir los documentos entrantes y salientes antes de fin de cada mes, y reportarlos al Departamento de Operaciones del Proyecto y al Departamento de Finanzas para contabilidad de costos.
(7) Si la calidad de los materiales entrantes no cumple con los requisitos, deben marcarse, aislarse y transportarse al sitio de manera oportuna. Si hay una disputa entre las partes de oferta y demanda de materiales, la reinspección será realizada por una agencia de inspección reconocida por el gobierno. Durante el período de reinspección, los materiales no se utilizarán.
3. Presentar el "Formulario de inspección en sitio de materiales del proyecto" al supervisor del proyecto, que incluya:
(1) Certificado de fábrica.
(2) Informe de inspección de calidad del fabricante.
(3)Garantía de calidad del fabricante.
(4)Certificado de inspección de productos básicos.
(5) Registros de inspección in situ.
(6)Informe de reexamen.
(6) Regulaciones relevantes sobre la solicitud de materiales en el sitio
1 Cuando el departamento de proyectos utiliza la lista de solicitudes unificada de la empresa, debe recolectar los materiales de acuerdo con la cuota firmada por el correspondiente. personal y la gestión del almacén. Después de recoger los materiales de acuerdo con la cuota, el personal completa el formulario de salida. ¿Sobre qué base debe basarse la distribución del material? ¿Primero en entrar, primero en salir? principio.
2. Al recuperar materiales, el capataz emitirá una "hoja de solicitud de materiales" y, después de la aprobación del departamento de ventas, el departamento de tecnología del proyecto y el administrador del almacén, los materiales serán liberados y registrados en un registro. , identificando el destinatario y finalidad. La lista de recogida de cuotas deberá cumplimentarse con claridad y la lista de recogida de cuotas corresponderá al departamento correspondiente.
3. Para los materiales con cuotas de consumo, los materiales deben distribuirse de acuerdo con las cuotas, los materiales deben usarse racionalmente y la gestión del plan debe ser estricta para reducir la pérdida y el desperdicio de materiales. Para los materiales que excedan el plan, la persona responsable debe redactar un informe escrito explicando las razones del consumo excesivo. Sólo después de la aprobación del departamento de operaciones y del director del proyecto se podrán complementar los materiales.
(7) Normativa pertinente para el almacenamiento in situ de materiales.
1. La gestión de materiales de inventario adopta un sistema de inventario perpetuo y se establecen cuentas de materiales detalladas de acuerdo con categorías, variedades, especificaciones y valores para garantizar que las cuentas, tarjetas y artículos sean consistentes y diarios. y se logran liquidaciones mensuales. Al final de cada mes, el personal relevante del Departamento de Operación del Proyecto y el Departamento de Finanzas firmarán el informe de recepción y recepción de material del inventario, el formulario de registro de entrada y aceptación de material y la lista de material fuera del almacén. cada mes para la contabilidad de costos y reportar al Departamento de Materiales y Equipos de la empresa.
2. Para garantizar la exactitud de la contabilidad de costos, los materiales en el sitio se inspeccionan al final de cada mes y se prepara un informe de inventario, firmado por el personal de administración de materiales y el personal de inventario, y presentado al departamento de operaciones del proyecto y al departamento de finanzas.
3. Los materiales proporcionados por el propietario y la Parte A deben almacenarse por separado, y se deben establecer y marcar con carteles cuentas separadas para la entrada y la salida.
4. El encargado del almacén deberá apilar los materiales siderúrgicos en el almacén según modelos y variedades, y numerarlos e identificarlos respectivamente. La cantidad debe contarse más de dos veces durante la aceptación.
5. Los gerentes de almacén deben tomar medidas a prueba de humedad y a prueba de humedad para los materiales que son susceptibles a la humedad durante el almacenamiento, y numerarlos e identificarlos respectivamente.
6. Los custodios del almacén deben almacenar específicamente artículos inflamables y explosivos, tener personal dedicado a cargo y tener medidas estrictas de prevención de incendios.
7. El personal del almacén debe almacenar otros materiales de acuerdo con diferentes características y requisitos de almacenamiento al ingresar al almacén, de modo que el almacenamiento sea razonable, sin mezclas, sin alias, sin pérdidas ni daños. Y configure la bandera según sea necesario.
8. Los responsables de almacén deben comprobar periódicamente los materiales con requisitos de vida útil para evitar su caducidad y marcarlos adecuadamente.
9. Los responsables de almacén deben proteger el embalaje exterior de los materiales frágiles para evitar daños.
10. Los custodios del almacén deben realizar un inventario de los materiales del inventario periódicamente para garantizar que las cuentas, las tarjetas y los elementos de los materiales del inventario coincidan.
11. El encargado del almacén es responsable del mantenimiento y mantenimiento diario de los materiales y equipos del inventario, y también necesita cepillar el aceite.
12. Garantizar la seguridad de los materiales almacenados para cumplir con los requisitos de prevención de incendios, impermeabilización, prevención de robos y ventilación.
(8) Gestión de identificación de materiales
1. Según los requisitos del proyecto y de la empresa, la identificación de materiales adopta una forma de identificación unificada.
2. Cada departamento de proyecto puede determinar los materiales específicos y el tamaño del formato del logotipo de acuerdo con la situación real, y la empresa no impone restricciones.
3. El contenido marcado por el almacenista en la etiqueta del material debe ser estandarizado, completo y unificado según los requisitos del proyecto.
4. El estado de inspección y prueba de los materiales debe identificarse mediante tarjetas, etiquetas, letreros o registros de calidad. El inspector de calidad del proyecto es responsable de marcar el estado de inspección y prueba de los materiales en sitio.
5. Los métodos de identificación de materiales se dividen en marcado y registro. La identificación del material se logra mediante etiquetas, letreros, almacenamiento dividido, registros de calidad, etc. La identificación del material en el sitio es responsabilidad del gerente de la biblioteca del proyecto. Se realizan marcas específicas según los requisitos de la empresa y el departamento de proyectos realiza inspecciones periódicas.
6. Las marcas deben ser claras, detalladas y llamativas para garantizar que los materiales no se almacenen embarrados, desordenados, desordenados, perdidos o dañados.
(9) Gestión de certificación de materiales
1. Es necesario establecer y mejorar cuentas detalladas de diversos materiales, y mantener adecuadamente las fechas de fábrica, los certificados de materiales y los re-in situ. Registros de inspección de diversos materiales. Como el cemento y el acero:
(1) El cemento debe tener un certificado de calidad de fábrica del fabricante (que incluya el modelo de fábrica, la variedad, la fecha de fábrica, el número de serie de fábrica y los datos de prueba).
(2) El cemento que ingresa al sitio debe tener un informe de prueba.
(3) El certificado de material de las barras de acero entrantes deberá presentarse junto con la aceptación.
2. Los subcontratistas deben ser responsables de enviar los materiales adquiridos por ellos mismos. Pero son responsables de la supervisión y la inspección.
(10) Normativa pertinente sobre eliminación de residuos y materiales residuales.
1. En la etapa final de ejecución del proyecto, no se podrán disponer de materiales residuales y de desecho sin autorización. El encargado del almacén del departamento de proyectos es responsable de la gestión y de la elaboración de la lista.
Si se requiere procesamiento, el departamento de materiales del proyecto propondrá un plan de procesamiento, completará el "Formulario de procesamiento de materiales de devolución del proyecto" y lo enviará a la empresa para su aprobación antes del procesamiento. El informe de evaluación, listado de materiales procesados y fondos generados deberá presentarse en su totalidad al Departamento de Finanzas de la Empresa.
2. Si algún material se pierde o manipula sin autorización durante este período, el personal correspondiente será responsable.
(11) Pérdida de cuenta
65438+
2. Conciliación: los gerentes de materiales del proyecto realizan conciliaciones con los proveedores atrasados cada mes, firmadas por ambas partes. Después de la confirmación, enviarlo al departamento de administración de la propiedad para su contabilidad.
3. En los proyectos, establezca cuentas por pagar especiales para los clientes con cuentas por pagar y adminístrelas para garantizar el suministro oportuno de materiales y equipos con calidad y cantidad, y mantenga buenas relaciones con los clientes; el libro mayor debe registrar los detalles de los clientes; , Información como fecha de la transacción comercial, productos principales, monto total de la transacción comercial, montos pagados y por pagar, etc.
(12) Pago de compra de material
1. Principio: bajos insumos, alto rendimiento, menor costo.
2. Pago planificado: antes de que el departamento de proyectos realice el pago (liquidación) de los materiales y equipos, debe decidirse mediante una reunión de grupo especial a la que asistan el director del proyecto, el departamento de operaciones, el departamento de materiales y el personal relacionado. y se debe preparar un plan y presentarlo a la empresa para su aprobación, que se implementará de acuerdo con las opiniones de aprobación de la empresa; si el monto del acuerdo supera los 5.000 yuanes, en principio se utilizará la transferencia.
El plan de pago debe indicar claramente el cliente, productos principales, nombre del cliente, integración comercial, pagado, por pagar, pago propuesto, cantidad aprobada y otras columnas.
3. Liquidación de materiales de rotación arrendados: durante la liquidación, maneje la liquidación de la escasez de materiales de rotación con anticipación, firme los procedimientos de liquidación por escrito y ciérrelos de manera oportuna para reducir la ocurrencia de cargos por demora.
4. Para la adquisición de materiales esporádicos para el proyecto, el encargado de materiales del departamento de proyectos deberá poseer el "Formulario de solicitud de préstamo anticipado" aprobado por el director del proyecto y el director comercial, y previa aprobación del material. departamento y el supervisor, diríjase al departamento de finanzas de la empresa para recoger el cheque. Después de la compra, devuelva las facturas pertinentes al departamento de finanzas de manera oportuna de acuerdo con los requisitos financieros y siga los procedimientos de cancelación.
5. Para materiales que no hayan firmado contrato, al realizar el pago del anticipo, se puede presentar el “Formulario de Solicitud de Préstamo de Anticipo” aprobado por el director del proyecto y el departamento de operaciones, y acudir a la empresa. después de la aprobación por parte del departamento de materiales y el supervisor, el Departamento de Finanzas recoge el cheque. Al realizar un reembolso, la factura de compra deberá ir acompañada de un recibo de aceptación y una lista de materiales y suministros, y será reembolsada de acuerdo con el contrato después de la revisión por parte del Departamento de Finanzas.
6. Para el pago de materiales y equipos a granel, deberá acudir al Departamento de Finanzas para gestionar los trámites de préstamo con el “Formulario de Aprobación de Adquisiciones de Materiales” aprobado.
7. El departamento de proyectos deberá formular medidas de control del consumo de materiales. De acuerdo al presupuesto de consumo de materiales de construcción, se controla el monto total y se implementan cuotas. El exceso de materiales consumidos por el equipo de subcontratación será deducido del pago del proyecto por parte del departamento del proyecto, y se pueden otorgar recompensas por los materiales ahorrados.
8. Calcule periódicamente el consumo de material principal de cada proyecto, analice la situación del consumo de material, compárelo con el plan integral del proyecto, proporcione alerta temprana sobre costos anormales, investigue las razones y proponga contramedidas.
(13) Control de calidad de los materiales entrantes
1. El departamento de proyectos debe realizar autoinspecciones periódicamente sobre la gestión de materiales en el sitio (consulte el "Formulario de registro de inspección de gestión de materiales en el sitio de construcción"). " para el contenido de autoinspección). El departamento de materiales de la empresa también debe realizar inspecciones periódicas de la gestión de materiales del proyecto.
2. Cuando todos los materiales relacionados con el proyecto lleguen al sitio, el gerente de materiales del proyecto verificará la calidad de la apariencia de acuerdo con el contrato de adquisición y el plan de adquisición, verificará la marca, las especificaciones, los modelos y las cantidades del producto. y verificar aleatoriamente las dimensiones geométricas de los materiales, verificar los certificados de calidad y los informes de inspección de calidad de los materiales que ingresan al sitio para su inspección. Solo aquellos materiales que pasan el sitio pueden ingresar al sitio. Los materiales con una calidad de apariencia no calificada deben devolverse inmediatamente y no se les debe permitir ingresar al sitio.
3. El líder técnico del proyecto debe organizar el muestreo y la entrega de materiales de manera oportuna de acuerdo con los requisitos del plan de prueba. Todas las materias primas enviadas al laboratorio deben completarse cuidadosamente de acuerdo con el contenido del formulario de pedido y los resultados de la prueba deben recuperarse de manera oportuna una vez completada la prueba.
4. Después de pasar la prueba, el Departamento de Materiales realizará los procedimientos de aceptación de manera oportuna en función de los resultados de la verificación e inspección, completará el registro de verificación de materiales en el sitio y lo enviará al supervisión y aceptación; los archivos adjuntos son información relevante: registro de inspección de desembalaje del equipo, informe de prueba de materiales (General), registros de prueba de equipos y accesorios de tuberías, informes de reinspección de materiales.
5. Para las materias primas, el hormigón y los productos semiacabados que no superan la inspección y las pruebas, el personal de pruebas in situ debe informar al director técnico del departamento de proyectos de manera oportuna y emitir opiniones sobre su eliminación. Los productos comprados por usted mismo que se confirme que no están calificados serán devueltos o reemplazados por el Departamento de Materiales de manera oportuna, serán proporcionados por el propietario y reportados al propietario para su procesamiento;
(14) Gestión unificada de materiales y equipos (reutilizables)
La empresa implementa una gestión unificada y un despliegue unificado de materiales y equipos reutilizables logrando compartir recursos con el menor costo.
Cada departamento de proyecto deberá informar oportunamente los materiales y equipos requeridos por la empresa de acuerdo con los requisitos de las "Medidas de Gestión de Materiales y Equipos", y la empresa los asignará de manera uniforme. Cuando la empresa no pueda cumplir con los requisitos del proyecto, deberá declarar la contratación de acuerdo con las "Medidas de Gestión de Adquisiciones".
Cada proyecto deberá realizar una gestión de cuentas especiales de los materiales y equipos asignados por la empresa.
(15) Estado de cuenta
1. Informe mensual de materiales: informe mensual. La tabla debe detallar el número del período anterior (monto total del período anterior), el número de este período (número de meses) y el monto acumulado.
El informe debe clasificarse por categoría de material, y se deben establecer subcuentas; se debe indicar la ubicación de uso y otra información.
2. Informe mensual de cuentas por pagar de proveedores: informe mensual. La tabla incluye el monto comercial del período anterior (monto total del período anterior), el monto comercial del período actual (mes), el monto comercial acumulado, las cuentas por pagar del período anterior, el monto de pago del período actual, las deudas acumuladas, etc. Debe especificarse en detalle.
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