Análisis de caso de gestión de proyectos_03 Cómo realizar una reunión de resumen de experiencias y lecciones

Este caso está seleccionado de Estudios de casos de gestión de proyectos y lecciones aprendidas: partes interesadas, alcance, conocimiento, cronograma, recursos y gestión de equipos, M. Kemal Atesmen, CRC Press, 2015, P51-53

Se ha entregado un proyecto de dos años y tanto el cliente como los ejecutivos de la empresa están satisfechos con los resultados. Antes de hacer el resumen final de las lecciones aprendidas, se dispuso que el director del proyecto viajara al extranjero para abordar un problema urgente durante tres semanas. Cuando el director del proyecto regresó para prepararse para la reunión de lecciones aprendidas, descubrió que todos los miembros del equipo del proyecto original habían sido asignados a otros proyectos, lo que hacía difícil combinar el tiempo de todos. Incluso se asignaron dos miembros al proyecto japonés. Además, el interés de todos en este tipo de reuniones de resumen de proyectos ha disminuido rápidamente, ya que todos tienen cosas más importantes que hacer.

El director del proyecto reunió a 8 de los 10 miembros del equipo del proyecto y celebró un almuerzo de trabajo. El director del proyecto compró el almuerzo para todos con su propio dinero. En el almuerzo, el director del proyecto presentó una lista de lecciones aprendidas y organizó una discusión sobre cómo evitar situaciones similares en el futuro. Posteriormente, el director del proyecto mantuvo videoconferencias con miembros en Japón y Alemania. El director del proyecto también inició una reunión de revisión de las lecciones aprendidas para la alta dirección, pero sólo la mitad de ellos asistió. Posteriormente, el director del proyecto también mantuvo conversaciones de este tipo con el director del proyecto del cliente y con el subcontratista.

Al final, el director del proyecto publicó una lista de las lecciones aprendidas de este proyecto y los resultados de las discusiones de todos para que los futuros directores del proyecto las revisen.

La lista de Lecciones aprendidas incluye preguntas relacionadas con las siguientes áreas: personas del equipo, descripción del proyecto, relacionadas con la empresa, relacionadas con el cliente, relacionadas con el subcontratista, cronograma del proyecto y presupuesto del proyecto. De todos los temas discutidos, dos cuestiones financieras destacaron. Uno es el riesgo de tipo de cambio que existe durante la liquidación internacional y el otro es el aumento de los precios unitarios provocado por las compras de lotes pequeños. Las lecciones aprendidas de estos dos temas proporcionan una buena referencia para proyectos futuros cuando se encuentren con problemas similares.

El resumen de las lecciones aprendidas al final del proyecto es algo que muchos equipos de proyecto suelen pasar por alto. En realidad, ya sea que los resultados del proyecto sean buenos o no, fácilmente puede convertirse en una reunión de disputa o de cambio de culpas si los resultados del proyecto no son buenos. Por lo tanto, muchos directores de proyectos no están dispuestos a celebrar esta reunión.

Este caso quisiera centrarse en analizar cómo el director del proyecto del caso organizó esta reunión de resumen de experiencia y lección.

El proyecto en el caso fue un proyecto exitoso, pero antes de la reunión de resumen de lecciones aprendidas, el gerente del proyecto fue transferido por tres semanas. Como resultado, después de regresar, los miembros del equipo fueron asignados a otro proyecto. equipos, lo que dificulta la creación del proyecto. Y con el paso del tiempo, nadie estaba muy interesado en realizar tal reunión. Pero el director del proyecto insistió en organizar una reunión de este tipo y la discutió con casi todas las partes interesadas. Las personas que participan en la discusión incluyen:

Reúna a tantas personas como sea posible para discutir. Si es imposible reunirse, pueden discutirlo por separado.

En la agenda de la reunión, el director del proyecto no permitió que todos lo discutieran casualmente, sino que resumió una lista de preguntas y pidió a todos que expresaran sus opiniones sobre la lista y cómo evitar problemas similares. el futuro. Podemos ver que la agenda de la reunión se puede escribir simplemente de la siguiente manera:

El caso también escribe qué aspectos involucra la lista de problemas:

Podemos ver que esta lista de problemas involucra básicamente la gestión de proyectos El contenido del Triángulo de Hierro y el contenido de todas las partes relevantes

Finalmente, el director del proyecto publica un resumen documentado de las experiencias y lecciones aprendidas para referencia en proyectos posteriores. Esto realmente permite continuar con el valor y la experiencia del proyecto.

El director del proyecto final del caso también dijo que resumir las lecciones aprendidas es una tarea que requiere mucho tiempo, pero que su valor es enorme. La absorción de cualquier experiencia puede tener un impacto positivo en proyectos posteriores. Esto le dará al director del proyecto suficiente motivación para completar el asunto.

Métodos para realizar una reunión de resumen de lecciones aprendidas.

Tiempo: cuanto antes, mejor.

Cuanto más tarde se retrase, menos interesados ​​estarán todos en celebrar dicha reunión. Si no puedes reunir a tantas personas como sea posible, puedes simplemente separarlas. Los diferentes actores se reúnen por separado.

Asistentes: Todas las partes relevantes involucradas en el proyecto. Puede incluir:

Agenda de la reunión:

La lista de preguntas puede incluir:

Resultado: publicar un resumen de lecciones aprendidas para referencia futura.