¿Cómo gestionan bien los archivos los colegios y universidades?
Introducción: Los archivos son registros verdaderos que reflejan diversos períodos y aspectos históricos. El trabajo de archivo es una parte importante de la educación escolar. La trayectoria de desarrollo, la acumulación cultural, el nivel de gestión y las características de funcionamiento de una escuela a menudo pueden reflejarse en los archivos. Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos en colegios y universidades
1. Mejorar la calidad del personal de gestión de archivos.
Mucho personal de gestión de archivos universitarios carece de talentos especializados en gestión de archivos. Los gerentes también carecen de un alto sentido de responsabilidad laboral, buena ética profesional, una actitud de trabajo cuidadosa, un espíritu de trabajo dedicado y no tienen acumulación de conocimientos. Sólidos conocimientos teóricos y científicos y tecnológicos sobre la gestión de archivos, no pueden comprender plenamente el papel estratégico de los archivos en el desarrollo de las universidades y su importancia práctica.
Algunos son todavía empleados a tiempo parcial que consideran el trabajo de archivo sólo como un trabajo auxiliar, les falta entusiasmo e iniciativa, carecen de conocimientos profesionales sobre la gestión de archivos, no comprenden suficientemente la importancia del trabajo de archivos, etc., y los ordenadores. El nivel de aplicación es bajo, la capacidad operativa práctica es baja, la gestión es confusa y desordenada y no puede adaptarse a los requisitos del trabajo de gestión de archivos moderno.
El desarrollo y la modernización del trabajo de archivos en colegios y universidades han planteado nuevos requisitos para los trabajadores de gestión de archivos. Las habilidades comerciales generales ya no pueden satisfacer las necesidades del trabajo. Los administradores de archivos en la nueva era no sólo deben poseer conocimientos integrales sobre el negocio de los archivos y capacidades de trabajo práctico, sino que también deben tener conciencia de la informatización de la gestión de archivos, dominar la tecnología de operación de computadoras y la tecnología de la información de redes, aprender sistemáticamente los conocimientos básicos de la gestión de archivos, y utilizarlo de manera flexible para el software del sistema de administración de archivos, es crucial mejorar las capacidades comerciales y la calidad integral, por lo que establecer un equipo de talentos profesionales de alto nivel y calidad es actualmente la tarea más urgente.
Con el desarrollo de la sociedad, se anima a todos a establecer una conciencia de aprendizaje continuo, mejorar gradualmente su comprensión de la importancia de la gestión de archivos, persistir en avanzar con los tiempos y mejorar constantemente su nivel profesional para que El personal de gestión de archivos puede tener un fuerte sentido de responsabilidad y profesionalismo, estar dedicado al trabajo y adherirse a los principios.
2. Establecer normas y sistemas completos de gestión de archivos.
En los últimos años, aunque las universidades han tomado medidas y han dedicado mucho esfuerzo y esfuerzo a formular algunos sistemas de gestión de archivos, a juzgar por la situación actual de la gestión de archivos en las universidades, todavía existen sistemas de gestión de archivos imperfectos. , fenómeno imperfecto. En primer lugar, el sistema de recopilación de material de archivo es imperfecto, lo que da como resultado que los archivos carezcan de registros completos y materiales originales y pierdan parte de su valor de uso. En segundo lugar, debido a sistemas de almacenamiento imperfectos, infraestructura deficiente y otras razones, los archivos en papel se dañan y se pierden con frecuencia; .
(1) Mejorar diversas reglas y regulaciones
Comprender completamente la importancia de la gestión de archivos, mejorar el sistema de gestión de archivos y mejorar aún más el nivel de gestión estandarizada. De acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular China" de nuestro país y otras leyes y reglamentos y reglamentos pertinentes de gestión de archivos, los archivos están organizados por ley y combinados con la realidad, comenzando por la recopilación, el archivo, el almacenamiento, la confidencialidad, la utilización, la identificación, y necesidades de personal de los archivos Desarrollar un completo sistema de gestión de ficheros y formular la normativa complementaria pertinente en función de las características y necesidades de cada departamento. Sólo así la gestión de archivos podrá adaptarse a las condiciones locales, de forma flexible y eficaz.
(2) Introducir software avanzado de gestión de archivos, formular estándares de gestión y clasificación para archivos electrónicos y formular estrictos sistemas de gestión de seguridad de documentos electrónicos.
La tendencia de desarrollo de la gestión de archivos es avanzar gradualmente hacia la automatización Transformar y realizar una gestión integrada de archivos electrónicos y archivos en papel. Para implementar la gestión integrada de documentos electrónicos y archivos electrónicos, con el fin de garantizar la seguridad, es necesario formular un estricto sistema de gestión de seguridad de documentos electrónicos y mejorar el seguimiento de la circulación de documentos electrónicos y la gestión de inicio de sesión.
Establecer un sistema de gestión de autoridad operativa eficaz en el sistema de gestión de documentos electrónicos. Según factores como la seguridad de la información, las responsabilidades del personal, la gestión de equipos, etc., divida racionalmente la autoridad operativa del sistema de gestión de documentos electrónicos. En el modo de trabajo y software Diseño funcional y bien pensado.
Al mismo tiempo, con la ayuda de tecnología avanzada de gestión de archivos, estableceremos y mejoraremos gradualmente los mecanismos de gestión de archivos para promover el desarrollo de las empresas de archivos.
3. Mejorar el nivel de gestión de la información.
Con la aplicación de la tecnología informática y de redes, el soporte de los archivos ha experimentado grandes cambios, desde el soporte de papel único original a una variedad de soportes como papel, electrónico, disco duro, etc. Sin embargo, a través de la investigación, se descubrió que muchos colegios y universidades todavía tienen muy poco equipo de información y no han introducido software avanzado de administración de archivos. La recuperación de archivos todavía se realiza principalmente de forma manual. Además, la tasa de utilización de los archivos electrónicos es extremadamente baja, lo que restringe seriamente el valor de desarrollo y utilización del trabajo de archivos y provoca un desperdicio de recursos.
La tecnología de gestión moderna basada en la aplicación de tecnología multimedia ha sido ampliamente utilizada en los sistemas de gestión en todos los niveles de la sociedad. El trabajo de organizar archivos es engorroso, desordenado, repetitivo y requiere mucha mano de obra. El uso de computadoras y otros medios modernos para organizar archivos puede lograr el doble de resultado con la mitad de esfuerzo.
La gestión de archivos en condiciones de alta tecnología puede buscar, organizar e imprimir archivos en el orden en que se forman, lo que no sólo reduce el impacto de los factores humanos en el trabajo de archivado de archivos, sino que también permite aprovechar al máximo la las ventajas de gestión de las computadoras y reduce el trabajo manual, reduciendo la tasa de error y mejorando la eficiencia del trabajo. En la gestión de archivos, debemos prestar atención a la organización y sistematización de la información del archivo. Al ingresar términos de búsqueda y palabras clave, haga clic en el rango de búsqueda que esté estrechamente relacionado con el evento, lo cual es preciso y no pierde tiempo. De esta manera, sólo cuando se puedan utilizar plenamente los ricos recursos de la biblioteca se podrá poner en pleno juego el papel de la gestión de archivos.
En el proceso de modernización, el soporte de los archivos universitarios ha sufrido enormes cambios, desde los archivos originales en papel a una situación en la que el papel coexiste con nuevos soportes como discos magnéticos, CD-ROM y microformas. En particular, el uso extensivo de la tecnología de microfilmes, la tecnología de escaneo y la tecnología de discos ópticos ha aumentado considerablemente la cantidad de almacenamiento de información en los archivos, y la velocidad de desarrollo y utilización es rápida, intuitiva, selectiva y fácil de operar.
La diversificación de los soportes de archivos universitarios, la digitalización del almacenamiento y procesamiento de la información y la interconexión en red de la recopilación y transmisión de archivos se han convertido en tendencias de desarrollo inevitables, que han planteado nuevos requisitos para la gestión de archivos. Más importante aún, la informatización de la gestión de archivos también puede proporcionar a los usuarios de archivos una variedad de métodos de consulta y brindar servicios eficientes y de alta calidad dentro y fuera de la escuela.
En resumen, con el advenimiento de la era de la información, la tecnología de gestión moderna basada en la aplicación de tecnología multimedia se ha utilizado ampliamente en los sistemas de gestión en todos los niveles de la sociedad. En el proceso de modernización, especialmente con la profundización de la reforma de la educación superior en mi país, se han producido grandes cambios en la gestión de los archivos universitarios: el contenido de la gestión se ha vuelto más complejo, los métodos de gestión se han vuelto más diversos y el nivel de gestión necesita mejorar urgentemente.
Para fortalecer la gestión de los archivos universitarios, debemos comenzar por mejorar la calidad integral del personal de los archivos, mejorar constantemente diversas normas y regulaciones y mejorar el nivel de gestión de la información y la tecnología de la red. Sólo cuando los archiveros actualicen constantemente sus conceptos, emancipen sus mentes y sigan el ritmo de los tiempos, podrá el trabajo de gestión de archivos mantenerse al día con el desarrollo de los tiempos, desempeñar un papel y un valor más importantes en la promoción de la reforma docente, ampliar la publicidad, mejorar la calidad de la enseñanza y sirviendo a la escuela, para servir a la sociedad.