Software de uso común para software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos más utilizado es el software de gestión de proyectos 8Manage PPM. Como plataforma de trabajo de gestión de proyectos avanzada, la sincronización de información y la comunicación en línea sin barreras permiten el trabajo colaborativo de proyectos entre niveles y regiones. , lo que permite compartir datos de proyectos empresariales en tiempo real y con precisión, reduciendo la carga de trabajo repetitiva de los empleados y mejorando la tasa de trabajo de los empleados y la eficiencia de la gestión.

Basándonos en la práctica de uso de 8Manage PM, resumimos algunos puntos clave en la colaboración remota de proyectos, con la esperanza de brindarle algo de ayuda.

1. Planificación y organización

La colaboración en el trabajo remoto ha planteado mayores requisitos para la formulación de planes de proyectos y la asignación de tareas. Los objetivos de trabajo claros son un requisito previo para la eficiencia.

8Manage PM puede preparar planes de proyecto en línea y desglosarlos capa por capa hasta que queden claros. La división del trabajo de cada persona se aclara a través de la asignación de tareas del sistema, y ​​el proceso general es claro y transparente, el sistema proporciona vistas como la estructura de desglose del trabajo, el diagrama de Gantt y la asignación de recursos para ayudar a los gerentes de proyectos a formular planes más razonables.

2. Monitoreo de Procesos

Poder monitorear todos los aspectos de un proyecto en curso en tiempo real es la clave para una gestión exitosa del proyecto.

Una de las funciones más poderosas de 8Manage es el seguimiento y monitoreo en tiempo real de proyectos y carteras de proyectos.

En la página de descripción general del proyecto, puede ver intuitivamente el progreso planificado, los costos, el control de calidad y los recursos del proyecto. El sistema rastrea automáticamente el progreso del proyecto y utiliza indicadores de diferentes colores para proporcionar información temprana. advertencia, lo que le permite detectar problemas lo antes posible, reduciendo así los riesgos del proyecto.

La monitorización de procesos controla principalmente dos aspectos: el progreso y la calidad.

(1) Monitoreo del progreso

Un punto muy importante en el monitoreo del progreso es establecer hitos, lo cual es muy importante para la mensurabilidad del progreso del proyecto.

La clave para establecer hitos es descomponer eficazmente los objetivos del proyecto, en lugar de simplemente recortar el cronograma. Asegúrese de que el objetivo descompuesto sea un proyecto pequeño completo o que tenga un tema o una entrega claros.

El intervalo de tiempo entre hitos no debe exceder los dos meses (experiencia de Microsoft). De esta manera, debido al corto intervalo de tiempo entre los hitos, los miembros del proyecto siempre pueden ver claramente los objetivos, lo que puede crear fácilmente una sensación de urgencia y tracción. A través del trabajo duro, los miembros del equipo pueden sentir realmente el progreso del proyecto cada vez que lo hacen. alcanzar un hito.

Informes de progreso de hitos en 8Manage PM

8Manage PM proporciona informes visuales de progreso de hitos para verificar la implementación de los hitos del proyecto en cualquier momento, brindándole la oportunidad de intervenir tempranamente y evitar el impacto del proyecto. .

(2) Control de calidad

El control de calidad consiste en supervisar los resultados de la implementación del proyecto, incluyendo tres puntos:

① Control previo: controlar aquellos que puedan provocar cambios en los factores de control de calidad del proyecto

② Control en proceso: monitorear la situación de calidad real, confirmar errores de calidad y tomar medidas correctivas para eliminar problemas de calidad

③ Post-evento; control: aprender de la experiencia y las lecciones aprendidas para mejorar el trabajo de gestión de calidad de proyectos futuros.

Puede utilizar el sistema 8Manage para implementar la gestión de calidad formulando especificaciones de procesos internos, como reglas de control de calidad, revisión interna y reglas de aceptación.

El sistema ayuda a controlar la calidad de los entregables a través de la estandarización de la revisión y aceptación interna, como la cantidad, el progreso de finalización y si existen auditorías internas.

3. Comunicación y colaboración

Los mensajes en los proyectos pueden explotar. Los gerentes de proyecto se comunican con todas las partes todos los días y habrá varios mensajes que deberán recopilarse, procesarse y distribuirse. Para el director de proyecto que está en el centro de la tormenta de mensajes, la lejanía sin duda aumenta la dificultad y la carga de trabajo del procesamiento de mensajes.

Al utilizar 8Manage PM, los mensajes se envían automáticamente a los miembros del equipo correspondientes a través del sistema. Los mensajes se pueden recibir simultáneamente en el sistema y el buzón, lo que garantiza que los mensajes lleguen a tiempo y no se pierdan.

En la gestión de comunicación de proyectos, el poder de 8Manage radica en la precisión y la naturaleza en tiempo real de sus datos, lo que ayuda a mejorar la eficiencia de la comunicación del equipo.

Especialmente si hay un cierto cambio de requisitos en el proyecto que debe ajustarse, entonces debe comunicarse con la persona a cargo correspondiente lo antes posible.

Los miembros del equipo pueden iniciar discusiones o chats en tiempo real sobre una determinada tarea o resultado del proyecto dentro del sistema. Dado que la información del proyecto y los miembros están todos en la misma plataforma, no hay necesidad de operaciones multiplataforma. son claros de un vistazo, lo que hace que la comunicación dirigida sea más eficiente.

4. Informe de trabajo

En el modo de colaboración remota, los miembros del equipo no se reúnen. El modo y la frecuencia de informes fijos son una forma efectiva de realizar un seguimiento del progreso del proyecto de manera oportuna. .

En el software de gestión de proyectos 8Manage, los miembros del equipo solo necesitan completar hojas de horas en línea para informar sobre el progreso de la tarea.

Al mismo tiempo, la función de hoja de horas de 8Manage puede realizar un seguimiento automático de la carga de trabajo planificada y real de cada proyecto, lo que facilita a los gerentes de proyecto comprender el progreso del proyecto y garantizar el progreso fluido del mismo.

5. Intercambio de información

El trabajo del proyecto involucra una amplia gama de áreas. ¿Cómo se puede compartir la información del proyecto con todas las partes de manera oportuna cuando se está de forma remota?

8Manage PM recopila datos en el proyecto en tiempo real y proporciona informes de trabajo completos, paneles, informes, etc. para diversos roles. Incluso si los miembros del equipo están ubicados en todas partes, pueden obtener información precisa y consistente en tiempo real. Proporcionar a todas las partes una base completa para la toma de decisiones.

Durante el proceso del proyecto, también tendremos que entregar una gran cantidad de documentos. Por lo general, el documento se almacena en la computadora de la oficina local y se envía temporalmente a la persona correspondiente cuando es necesario. Sin embargo, en caso de emergencia, si no se pueden obtener los archivos en la computadora de la oficina local, muchas cosas pueden resultar problemáticas.

Aunque actualmente existen varios tipos de almacenamiento en la nube, el proceso de gestión de proyectos de 8Manage incluye la recopilación de documentos, lo que facilita la gestión centralizada de los documentos del proyecto, evita la dispersión de documentos y resuelve la seguridad de los documentos controlando los permisos del personal del equipo* * *Comparte la pregunta.

6. Aprobación del proceso

De hecho, no solo se requiere el proceso de aprobación en línea para la colaboración remota, sino que incluso en el modo de oficina, la aprobación del proceso en línea es igualmente importante.

En el sistema 8Manage, los usuarios ya no necesitan andar buscando a alguien que firme un papel. Pueden iniciar una solicitud directamente en el sistema y el aprobador puede verla y procesarla en su cuenta personal. lista de tareas pendientes. Los solicitantes pueden rastrear el estado de procesamiento del proceso en cualquier momento y el sistema notificará automáticamente al solicitante cuando se complete el proceso.

7. Oficina móvil

¿Qué debes hacer si te encuentras con una emergencia y ni siquiera tienes una computadora a tu alrededor?

No te preocupes, el terminal móvil proporcionado por 8Manage PM cubre las funciones necesarias coherentes con la web, incluyendo creación y asignación de tareas, intercambio de mensajes, informe de jornada laboral, aprobación de procesos, envío y descarga de documentos, etc. ., lo cual es suficiente para el proyecto. El equipo mantiene el proyecto funcionando y ejecutándose sin problemas utilizando solo sus teléfonos móviles.

No solo eso, 8Manage PM también puede conectarse perfectamente con DingTalk para recibir noticias de proyectos, ver horas de trabajo, entregables, aprobar proyectos, etc. en tiempo real, mejorando enormemente la eficiencia del trabajo del equipo.