Problemas con solicitudes de compra
A. Solicitud de compra y sus regulaciones
1. Definición de solicitud de compra
Solicitud de compra se refiere a una solicitud de compra en la que un individuo o departamento determina uno o varios materiales en función de las necesidades de producción y los presenta en de acuerdo con la normativa. Llene el formulario de solicitud de compra para obtener una lista completa de procesos del material.
2. Elementos de la solicitud de compra
Una solicitud de compra completa debe incluir los siguientes elementos: (1) Departamento de solicitud (2) Artículo de solicitud (3) Solicitud Propósito de la compra; (4) Nombre de los bienes solicitados; (5) Cantidad de bienes solicitados (6) Especificaciones de los bienes solicitados (7) Muestras, dibujos o datos técnicos de los bienes solicitados, etc. (8) La demanda de los artículos comprados; (9) Formulario de solicitud de demanda especial, preste atención; (10) Persona que completa el formulario de solicitud; (11) Supervisor del departamento de solicitudes; (12) Revisor de solicitudes; de Revisión de Adquisiciones; (14) Revisor Financiero; (15) Gerente General de la Compañía.
3. Solicitud de compra y sus requisitos de llenado
(1) La solicitud de compra debe completarse completa y claramente de acuerdo con los elementos, y enviarse al departamento de compras después de su revisión y aprobación. por los líderes de la empresa (2) El formulario de solicitud de compra de activos fijos debe completarse de acuerdo con el formato del Apéndice 1 (Formulario de solicitud de compra de activos fijos) (3) Debe completarse el formulario de solicitud de compra de otros materiales, equipos y proyectos; de acuerdo con el formato del Apéndice 2 (Formulario de Solicitud de Compra de Materiales); (4) Los formularios de solicitud de compra de materiales, equipos e ingeniería deben completarse en el formato del Apéndice 2 (Formulario de Solicitud de Adquisición de Materiales). (4) Las compras esporádicas diarias deben completarse de acuerdo con el formato del Apéndice 3 (Formulario de aprobación de compra de material) impreso por la empresa (5) Al enviar una solicitud de compra, el departamento de compras debe solicitar que el departamento de compras firme en el destinatario; de la solicitud de compra, para respaldo del departamento; (6) Si la cantidad de la solicitud es demasiado grande, se puede enviar una lista en forma de archivo adjunto para mejorar la eficiencia del trabajo, y también se debe enviar el documento electrónico de la lista. (7) En caso de suministros urgentes para la producción y la vida diaria de la empresa, la empresa debe En ausencia del líder, puede solicitar instrucciones por teléfono o de otra manera, después de acordar, enviarlas al departamento de compras. Después de firmar y confirmar, se completará el procedimiento de reemplazo. (8) Para productos comprados de una sola fuente o de un fabricante o marca designado, el departamento de compras debe proporcionar una explicación por escrito. (9) Los cambios y adiciones a la solicitud de compra deben ser firmados por escrito por el líder de la empresa e informados al departamento de compras.
4. El departamento que compra los materiales de la empresa
(1) Los materiales, servicios laborales, activos fijos, proyectos y otros elementos necesarios para la operación y producción de la empresa son comprados por la producción. departamento; (2) La empresa Los materiales, activos fijos, servicios laborales u otros artículos de vivienda y oficina necesarios para la vida diaria y el uso de la oficina serán comprados por la oficina;
(3) Materiales dedicados a cada departamento de la empresa será comprada por cada departamento.
(3) Cada departamento deberá presentar materiales especiales para cada departamento de la empresa.
2. Normas sobre la recepción y emisión de solicitudes de compra
1. Puntos clave para la recepción de solicitudes de compra
(1) El departamento de compras deberá realizar las compras. el pedido, debe verificar si la solicitud de compra se completó de acuerdo con las regulaciones, si está completa y clara, y si la solicitud de compra ha sido aprobada por el liderazgo de la empresa;
(2) Después de recibir el solicitud de compra, debe seguir el plan El principio de no comprar si el nombre y las especificaciones del producto no están completos y claros, no comprar si los dibujos y datos técnicos están incompletos, o no comprar si el inventario tiene exceso de existencias y materiales;
(3) Notificar al gerente del almacén para verificar si los materiales comprados están disponibles en el inventario;
(4) Se debe notificar al departamento de compras de manera oportuna para los materiales que no cumplen con la compra. y regulaciones de retiro.
2. Distribución de materiales solicitados
(1) El departamento de adquisiciones debe dividir el trabajo de acuerdo con la división del trabajo y las responsabilidades laborales;
(2) Se deben priorizar los artículos de compra urgente;
(3) Si la compra no se puede completar a tiempo, se debe notificar al departamento de compras.
(4) Los artículos importantes deben ser informados por el departamento de compras; Líderes relevantes de la empresa antes de sugerencias de compra. Solicite sugerencias a los líderes relevantes de la empresa.
3. Ciclo de adquisiciones
(1) El ciclo de adquisiciones para compras esporádicas con un presupuesto de compra único de menos de 10.000 yuanes o para compras de productos de material urbano con un presupuesto de menos de 10.000 yuanes. los yuanes no deben ser más de 5 días;
(2) Para proyectos de adquisiciones comparativas con un presupuesto de adquisiciones único superior a 10.000 yuanes, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 15 días
(3) Un presupuesto único de adquisiciones supera los 10 000 yuanes Para proyectos de adquisiciones comparativas con un presupuesto único de adquisiciones superior a 10 000 yuanes, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 15 días
(3) Para proyectos de adquisiciones comparativas con un presupuesto único de adquisiciones superior a 10 000 yuanes , el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 15 días
(4) Para proyectos de adquisiciones comparativas con un presupuesto de adquisiciones único superior a 10.000 yuanes, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 15 días
(5) Para proyectos de adquisiciones comparativas con un presupuesto de adquisiciones único superior a 10.000 yuanes, el ciclo de adquisiciones no excederá los 15 días. Debe exceder los 15 días
. (3) Si el departamento de adquisiciones de un proyecto con un monto de compra único de más de 200.000 yuanes presenta ofertas y compras por sí mismo, el ciclo de adquisiciones no debe exceder los 40 días (4) Para proyectos con un monto de compra único de más de 1 millón; yuanes, se puede confiar a una agencia licitadora. Para la licitación de agencia, el ciclo de adquisición no debe exceder los 60 días;
(5) El departamento de adquisiciones debe empaquetar la adquisición con anticipación de acuerdo con el tiempo especificado en (1) -(4) arriba Si el departamento de adquisiciones no puede completar la adquisición a tiempo, las tareas deben explicarse a los líderes de la empresa;
(6) Las adquisiciones urgentes deben informarse a los líderes de la empresa de manera oportuna y. se debe adoptar una estrategia de adquisiciones de prioridad rápida;
3. Consulta y sus regulaciones
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1． Al realizar una consulta, debe revisar cuidadosamente el nombre, las especificaciones, la cantidad y el nombre del producto solicitado, comprender los dibujos y sus requisitos técnicos y comunicarse con el departamento solicitante de manera oportuna si encuentra algún problema; p>
Debe comunicarse con el departamento de compras; (3) De acuerdo con las regulaciones de su empresa y las estipulaciones del contrato, para los contratos que cumplan con las condiciones de pago, el Anexo 8 (Formulario de aprobación de gastos de capital) o el Anexo 9 (Formulario de aprobación de pago) deben debe completarse al realizar el pago. Después de inspeccionar y firmar el formulario de aprobación, se completa y se envía al Departamento de Finanzas para el pago;
(4) El departamento financiero debe realizar el pago dentro de los tres días posteriores a la recepción. el formulario de aprobación de pago, para no afectar la ejecución del contrato y el ciclo de suministro. En caso de circunstancias especiales en las que el pago se limite al pago diferido, se debe notificar al departamento de compras de manera oportuna e informar al liderazgo de la empresa.
2. Ejecución del contrato
(1) El contrato firmado será rastreado por el líder del proyecto del departamento de compras y supervisado por la persona a cargo del departamento de compras en caso de algún problema. surja, el departamento de compras debe hacer sugerencias oportunas o medidas correctivas, y notificar de inmediato al departamento de compras y a los líderes de la empresa;
(2) Durante la ejecución del contrato firmado, el cumplimiento de las obligaciones del contrato por parte de la unidad cooperativa y Las responsabilidades deben entenderse rápidamente y la ejecución del contrato debe ser rastreada y supervisada. Responsable de la ejecución del contrato, seguir y supervisar su calidad y cantidad, y ejecutarlo a tiempo;
(3) Durante la ejecución del contrato, el contrato debe implementarse estrictamente de acuerdo con lo anterior -acuerdos mencionados, y en caso de asuntos no cumplidos, se debe negociar y firmar un contrato complementario en el momento oportuno
7 Aceptación en la base de datos
1. Aceptación
(1) Para los contratos que han sido cumplidos por el proveedor, el departamento de compras debe notificar de inmediato al departamento de inspección de calidad para su aceptación (2) Se deben cumplir los estándares de aceptación para el objeto de los diferentes tipos de contratos; consulte las regulaciones pertinentes del departamento de inspección de calidad de la empresa Ejecución (3) El objeto del contrato que cumpla con las condiciones de inspección y inspección de calidad debe informarse al departamento de inspección de calidad para su inspección y aceptación lo antes posible (4; ) El departamento de inspección de calidad debe presentarse para la inspección de manera oportuna después de recibir el aviso de inspección del Departamento de Compras y emitir un certificado de los resultados de la inspección en caso de que el departamento de producción retrase su uso o no pueda almacenarlo después de la inspección. El departamento de inspección de calidad será el principal responsable de los retrasos en la inspección de calidad y el uso por parte del departamento de producción o de la falta de almacenamiento. (5) Los materiales utilizados para la vida diaria y el trabajo de oficina de la empresa no están dentro del alcance de la inspección de calidad de la empresa; departamento.
2. Almacenamiento
(1) Todos los materiales de producción, equipos y piezas subcontratados deben pasar la inspección o aceptación por parte del departamento de inspección de calidad antes de ser colocados en el almacén (2) Objeto del contrato; Cuando los productos se entregan a la empresa, el departamento de compras debe notificar de inmediato al departamento de compras, y el departamento de compras organizará de inmediato la descarga y manipulación (3) si el departamento de inspección de calidad no acepta el objeto del contrato a tiempo, el almacén; debe almacenar temporalmente los materiales después de recibir la lista de entrega; (4) Si el departamento de inspección de calidad no acepta el objeto del contrato a tiempo, el almacén lo aceptará como materiales de almacenamiento temporal después de recibir la lista de entrega; ) Los materiales de vivienda y de oficina de la empresa no están dentro del alcance del departamento de inspección de calidad. (4) El almacén de productos que ha sido inspeccionado por el departamento de inspección de calidad debe colocarse en el almacén de manera oportuna y se debe emitir un comprobante de almacenamiento de manera oportuna (5) Las piezas procesadas subcontratadas deben colocarse en el almacén; de acuerdo con el comprobante de almacenamiento de materia prima;
(6) Los activos fijos y los servicios laborales que hayan pasado la inspección de calidad no se almacenarán en el almacén de acuerdo con las regulaciones financieras de la empresa.