Documentos de adquisición de nivel 3 Instrucciones de operación del comprador

Proceso de Adquisición (Estandarización)

1. Propósito

El propósito de este procedimiento comercial estándar es establecer las definiciones y procedimientos necesarios para garantizar que Chongqing Inno Technology El bajo costo de adquisición de Ltd. y la coherencia de los estándares de adquisición.

2. Definición

PR: Formulario de solicitud de compra PurchaseRequestForm, utilizado internamente por la empresa

PO: Orden de compra PurchaseOrderForm, utilizado externamente por la empresa.

3. Responsabilidades

3.1 Solicitante

De acuerdo a las necesidades del departamento, plantear requisitos de solicitud de compra, proporcionar requisitos técnicos, especificaciones y modelos de materiales adquiridos. y complete la solicitud de compra. Envíe el pedido al personal correspondiente para su aprobación;

Reciba e inspeccione los artículos y servicios adquiridos.

3.2 Comprador

De acuerdo con el formulario de solicitud de compra del solicitante, solicitar bienes y servicios que tengan un precio razonable y cumplan con los requisitos.

El personal de adquisiciones del departamento de producción es responsable de la adquisición de materiales y diversos materiales relacionados con la producción y la fabricación o el desarrollo, o supervisa el trabajo de adquisiciones de los contratistas.

El Departamento de Administración es el responsable de la compra de material de oficina y materiales logísticos de la empresa.

Cada personal de compras será responsable del precio y la calidad de los artículos adquiridos. ü

3.3 Logística

Garantizar el transporte oportuno y de alta calidad de los productos, ser responsable de los procedimientos de declaración aduanera de las mercancías importadas y pasar la aduana de manera oportuna.

3.4 Departamento de Producción

El personal de calidad del Departamento de Producción es responsable de la formulación de estándares de evaluación de la capacidad de aseguramiento de la calidad y planes de evaluación para proveedores (proveedores de materiales y contratistas) y la evaluación de capacidades de aseguramiento de la calidad.

3.5 Departamento de Finanzas

Después de recibir todos los documentos requeridos, verifíquelos y compare la factura del proveedor con la solicitud de compra PR, la orden de compra PO, la lista de recibos y otros documentos relevantes. la cantidad y cantidad. y pagar a los proveedores a tiempo.

4. Alcance de la adquisición

4.1 Productos: se refiere a los productos subcontratados por la empresa y entregados a los clientes después de la compra.

4.2 Materiales de producción: se refiere a materiales directamente relacionados con la producción del producto. La mayoría de los materiales de producción actuales de la empresa son adquiridos por contratistas de producción de productos.

4.3 Activos fijos: se refiere a equipos de producción y operación con un valor unitario superior a 1.000 RMB y una vida útil superior a dos años. Como máquinas, vehículos, equipos electrónicos, etc.

4.4 Equipos de bajo valor: se refiere a equipos de producción y operación cuyo valor unitario no cumple con el estándar de activos fijos pero cuya vida útil excede un año. En términos de tratamiento contable, no es necesario contabilizarlo como gasto de capital, pero su gestión debe tratarse como activo fijo. Como escritorios de oficina, sillas y herramientas de laboratorio.

4.5 Consumibles de bajo valor: se refiere a consumibles de bajo valor adquiridos en lotes. Como conectores de laboratorio, etc.

4.6 Clientes de servicios a largo plazo: Además de los anteriores, son clientes que cuentan con servicios de suministro o mano de obra a largo plazo. Como por ejemplo comida rápida, proveedores de material de oficina, servicios de telecomunicaciones, nombres de dominio, etc.

Otras solicitudes de compra que no estén dentro del ámbito de las solicitudes de reembolso de gastos.

5. Descripción detallada del proceso de operación y procedimientos operativos

5.1 Aplicación

1) El solicitante es responsable de proporcionar los requisitos técnicos, especificaciones y modelos de Se deben indicar los materiales adquiridos, la viabilidad o, si es necesario, los proveedores recomendados y los precios.

2) El solicitante debe completar el formulario de solicitud de compra y ser responsable de enviarlo al personal correspondiente para su aprobación.

5.2 Aprobación

5.2.1 Aprobación de la Solicitud de Compra PR

Todas las solicitudes de compra deben aprobarse estrictamente de acuerdo con la siguiente autorización de firma:

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Todas las solicitudes de compra deben ser aprobadas y firmadas por el gerente general de la empresa;

Todas las solicitudes de compra de equipos de TI deben ser aprobadas por el gerente de TI;

Todas las solicitudes de compra La orden debe tener la firma del director financiero para las necesidades de gestión de presupuesto, impuestos y flujo de caja;

Cualquier solicitud de compra relacionada con la producción debe ser aprobada y firmada por la persona a cargo de el departamento de ventas y el responsable del departamento de operaciones.

Diagrama de flujo de firmas:

Solicitante--gt; Gerente de departamento del solicitante-gt; Gerente de departamento de compras-gt

Personal de adquisiciones; sólo puede implementar la adquisición después de obtener la solicitud de compra aprobada.

5.2.2 Solicitud de orden de compra PO o contrato

5.2.2.1 Orden de compra

Si el comprador necesita una orden de compra, el comprador puede aprobarla. solicitud de compra, solicite al Departamento de Finanzas la impresión de la orden de compra, la cual será firmada y confirmada por el gerente del departamento antes de ser enviada al proveedor. El solicitante también es responsable de la confirmación del proveedor de la orden de compra para garantizar la validez del pedido.

Los poseedores de las órdenes de compra de productos y materiales de producción deben tener en cuenta que la orden de compra es un documento altamente confidencial de la empresa y no puede ser accedido por personas no autorizadas.

5.2.2.2 Contrato

Si el comprador necesita un contrato, una persona superior al vicepresidente de la empresa debe firmar y sellar el texto del contrato antes de que pueda usarse externamente. Los contenidos importantes del contrato deben ser verificados por el asesor legal de la empresa.

5.3 Cotización y Negociación

5.3.1 Adquisición de Bienes y Servicios

Siempre que sea posible y aplicable, el comprador deberá proporcionar Obtener diferentes cotizaciones para artículos o servicios:

Cantidad mínima de cotización para el monto de compra

Menos de RMB5001

Menos de RMB2000, mayor que RMB10002

Mayor de RMB20003

Después de negociar con los proveedores, los compradores deben realizar registros de comparación, considerando principalmente la calidad, el precio, los descuentos, el embalaje, la fecha de entrega y las condiciones de pago. Cuando sea necesario, el comprador y el solicitante participarán en las conversaciones con el proveedor.

Cuando la calidad de los bienes y servicios sea la misma, en principio se seleccionará el proveedor con la cotización más baja. Sólo en circunstancias especiales, si el precio más bajo tiene problemas de calidad, se seleccionará el proveedor con la cotización más alta. pueden seleccionarse, pero los motivos deben detallarse para referencia futura.

5.3.2 Desarrollo y selección de subproveedores (solo aplicable a la adquisición de productos y materiales de producción)

El personal de compras del departamento de producción se basará en la lista de materiales proporcionada por El departamento de desarrollo antes de comprar, identifica inicialmente a aquellos proveedores que se consideran capaces como subproveedores y los agrega a la lista de proveedores calificados después de ser revisados ​​y refrendados por el personal de control de calidad y el departamento de desarrollo.

Si es un proveedor preliminar, solo podrá aceptar los productos de producción en masa proporcionados por el subproveedor después de que el personal de calidad del departamento de producción y el departamento de desarrollo hayan calificado el primer lote de muestras.

El departamento de producción evalúa trimestralmente la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos en función de la entrega del artículo del subproveedor, el desempeño de calidad, la actitud de cooperación, etc., e investiga, analiza y resume.

5.3.3 Desarrollo y selección de logística de terceros

El personal responsable de la logística proporcionará más de 3 transitarios a través de licitación y garantizará el transporte oportuno y de alta calidad de los productos. .Haga su selección. El personal de logística evalúa trimestralmente la capacidad del transportista para cumplir con los requisitos en función del tiempo de entrega, la calidad del servicio, la actitud cooperativa, etc. del transportista, e investiga, analiza y resume.

5.4 Realizar pedidos

Los proveedores deben seleccionarse en función del precio, la calidad y el servicio.

Si el proveedor seleccionado por el comprador no coincide con el recomendado por el solicitante, se debe enviar una confirmación al solicitante. Si el solicitante aún insiste en utilizar el proveedor recomendado, debe ser aprobado por el gerente general.

El pedido de artículos puede realizarse de dos formas:

Directamente del proveedor con una solicitud de compra aprobada.

Emitir órdenes de compra a proveedores (si es necesario, puede solicitar al Departamento de Finanzas la emisión de órdenes de compra) o contratos (el contenido importante del contrato debe ser verificado por el asesor legal de la empresa).

Para artículos comprados con frecuencia, como papelería, artículos de primera necesidad, almuerzos, etc., puede realizar pedidos directamente de acuerdo con los términos y condiciones firmando un acuerdo anual con el proveedor seleccionado.

La selección de dichos proveedores debe realizarse mediante licitación pública (si es posible, debe haber al menos tres competidores) y dichos acuerdos deben revisarse al menos una vez al año, tanto para obtener nuevas cotizaciones de diferentes proveedores y renegociar el contenido del acuerdo actual.

5.5 Aceptación

Una vez entregados los artículos que no son de producción solicitados, deben ser aceptados, y el aceptante y el comprador no pueden ser la misma persona. Una vez superada la inspección, deberá firmar la solicitud de compra o el albarán de entrega del cliente.

Para la producción de materias primas y materiales de embalaje auxiliares, la inspección de calidad debe ser realizada por el departamento de producción.

Si llega un artículo que no cumple con los estándares, el comprador deberá contactar con el proveedor para buscar una solución.

5.6 Pago

El comprador es responsable de la solicitud de pago de los artículos comprados. Los siguientes documentos deben adjuntarse después de pagar la citación

Factura

Solicitud de compra PR que ha sido aprobada y firmada,

Si tiene una orden de compra PO, una copia del contrato y la lista de entrega del cliente, adjunte también.

Si es un pago anticipado se puede adjuntar la factura completa al pagar el saldo; si hay circunstancias especiales se puede complementar el albarán de entrega posteriormente, como por ejemplo el pago anticipado completo por la compra de equipos DELL.

Para artículos de compra frecuente, como papelería, artículos de primera necesidad, almuerzos, etc., deberá negociar la liquidación mensual con el proveedor previa solicitud y pagar mediante transferencia.

Siempre que sea posible, el pago deberá realizarse siempre mediante transferencia bancaria y no en efectivo.

Siempre que sea posible, los compradores siempre deben solicitar facturas con IVA a los proveedores.

6. Registros

Para cada compra, el comprador deberá conservar los siguientes documentos:

1) Una copia de la solicitud de compra

2 ) Cotización

3) Registro de comparación de precios

4) Copia de orden de compra o contrato

5) Copia de citación de pago

6) Recepción de mercancía Copia del pedido

7. Anexos

1) Solicitud de compra y anexos

2) Orden de compra

8. Otras disposiciones

Ningún empleado podrá aceptar regalos, invitaciones y beneficios similares.

Cualquier intento por parte de los proveedores de influir indebidamente en las decisiones de compra debe ser informado inmediatamente.

Cualquier empleado de Chongqing Innuo Technology Co., Ltd. debe cumplir estrictamente los procedimientos operativos estándar mencionados anteriormente emitidos por la empresa.