Gestión de procesos de adquisicionesGestión de procesos de adquisiciones
El proceso de adquisiciones es uno de los eslabones más importantes en la gestión de adquisiciones y es el estándar de implementación específico para las actividades de adquisiciones. El proceso de adquisición tendrá ciertas diferencias debido a las diferentes fuentes de adquisición, métodos de adquisición y objetos de adquisición, por lo que el diseño del proceso de adquisición es muy importante. Cuanto mayor sea la escala de la empresa y mayor el monto de la compra, más atención se debe prestar al diseño del proceso de adquisición. El diseño del proceso de adquisiciones es adecuado para un enfoque de circuito cerrado, es decir, ejecución, monitoreo, retroalimentación y optimización. El proceso general de adquisiciones incluye cuatro eslabones: planificación de adquisiciones, certificación de adquisiciones, órdenes de compra y evaluación de la gestión.
Se debe prestar atención a los siguientes aspectos al diseñar el proceso de contratación.
En primer lugar, los enlaces en el proceso de adquisición deben coincidir con la cantidad, el tipo y la región de los artículos comprados. Demasiados enlaces de proceso aumentarán el contenido operativo y el costo y reducirán la eficiencia; un proceso de adquisiciones que está fuera de control.
En segundo lugar, el proceso de adquisiciones debe mantener fluidez y coherencia para evitar que diferentes departamentos operen el mismo documento de adquisiciones de diferentes maneras; evitar que demasiados departamentos firmen el mismo documento de adquisiciones, lo que afecta la eficiencia del trabajo.
El tercero es aclarar las tareas, derechos y responsabilidades de cada negocio, y aclarar el método de verificación, al mismo tiempo, debemos prestar atención al principio de flexibilidad para evitar fricciones, duplicaciones y confusiones; por factores accidentales durante el proceso de operación, como "adquisición de emergencia" Espere eventos inesperados.
En cuarto lugar, el diseño del proceso de contratación debe reflejar la idea de una toma de decisiones democrática. El diseño del proceso de contratación debe estudiarse y decidirse conjuntamente mediante la planificación, el diseño, el proceso, la certificación, el pedido, gestión de calidad y otro personal relevante. Un proceso de adquisiciones completo debe incluir los siguientes vínculos: descubrir necesidades, preparar planes de adquisiciones, seleccionar proveedores, preparar órdenes de compra, rastrear bienes, aceptar bienes, pagar bienes y actualizar registros.
(1) Descubrir necesidades
El punto de partida del aprovisionamiento es descubrir necesidades. Para las empresas en general, las adquisiciones surgen de las necesidades específicas de un determinado departamento de la empresa. Por ejemplo, la oficina necesita material de oficina; el laboratorio necesita equipo experimental; el departamento de producción necesita materias primas, etc. Las personas responsables de actividades comerciales específicas en cada departamento deben tener una comprensión muy clara de las necesidades del departamento: qué se necesita, cuánto se necesita, cuándo se necesita, etc. Con este fin, cada departamento específico debe presentar su propio plan de demanda de adquisiciones y entregárselo al departamento de adquisiciones dentro del tiempo especificado, y el departamento de adquisiciones realizará adquisiciones centralizadas para satisfacer las necesidades del desarrollo empresarial. Para los centros de distribución, las necesidades de adquisiciones provienen de las necesidades reales de varios departamentos dentro del centro, por otro lado, provienen de las necesidades de adquisiciones de los clientes. La tarea del centro de distribución es determinar el plan de adquisiciones revisando los requisitos de adquisición, como cuánto comprar, dónde comprar, cuándo comprar, etc.
(2) Preparación del plan de adquisiciones
El plan de adquisiciones se refiere a la planificación de las actividades de adquisición de materiales dentro del período de planificación por parte de los gerentes de la empresa sobre la base de la comprensión de la situación de la oferta y la demanda del mercado y comprender las reglas de consumo de materiales de la empresa. Incluye dos aspectos: plan de certificación y plan de pedidos. Los planes de adquisiciones se pueden dividir en sentido amplio y restringido. Los planes de adquisiciones en un sentido amplio se refieren al término general para varios planes de adquisiciones preparados para garantizar las necesidades de suministro de materiales de diversas actividades de producción y operación. El plan de adquisiciones en sentido estricto se refiere al plan de adquisiciones anual, que es el plan de la empresa para organizar la cantidad y el tiempo de diversos materiales que deben comprarse en las actividades anuales de producción y operación. El plan de adquisiciones es parte del plan de producción de la empresa y una parte integral de los planes y objetivos anuales de la empresa. La preparación de un plan de adquisiciones completo incluye principalmente los ocho enlaces siguientes:
1. Preparación del plan de certificación
La certificación de adquisiciones es un proceso en el que el personal de adquisiciones corporativo inspecciona las unidades de compra y establece relaciones de compra. . La formulación de un plan de adquisiciones requiere la cooperación del departamento de certificación. La preparación de un plan de certificación es el punto de partida de todo el plan de adquisiciones y la base para un buen plan de adquisiciones. Incluye principalmente cuatro aspectos: recibir planes de demanda por lotes presentados por los clientes, recibir planes de demanda equilibrados, familiarizarse con la información ambiental de certificación y formular. especificaciones del plan de certificación.
2. Evaluar las necesidades de certificación
Este es el segundo paso en la preparación de un plan de adquisiciones. Analiza principalmente la situación básica de los materiales adquiridos, como cantidad, especificaciones, estándares de calidad, cantidad. involucrados, etc Dado que el departamento de compras es el último departamento en ver las especificaciones específicas antes de entregarlas al proveedor, se requiere una verificación final.
Las inspecciones serán ineficaces si el personal del departamento de compras no está familiarizado con los productos o servicios que se solicitan. Por tanto, la evaluación del departamento de adquisiciones debe basarse en la profesionalidad para garantizar el carácter científico de las adquisiciones.
3. Capacidades de certificación informática
Incluye principalmente cuatro aspectos.
(1) Analizar la información de certificación del proyecto, es decir, analizar y certificar los elementos materiales que deben comprarse. Esta es una tarea importante para los planificadores de adquisiciones. Generalmente, se puede hacer analizando de manera competente la información de certificación de varios materiales. Analizar miles de materiales será muy difícil o incluso imposible. Esto requiere que el personal de compras no sólo esté familiarizado con el negocio, sino que también aprenda a utilizar capacidades profesionales para analizar los materiales comprados.
(2) Calcular la capacidad de certificación general, es decir, determinar la cantidad total de productos o servicios adquiridos en el mercado de adquisiciones en su conjunto mediante el análisis de la capacidad de realizar pedidos del proveedor.
(3) Calcule la capacidad para realizar la certificación, es decir, en función de la capacidad de certificación general, determine la cantidad de proveedores que el centro de distribución puede proporcionar y la cantidad de proveedores que pueden proporcionar los productos y servicios adquiridos. .
(4) Determinar las capacidades de certificación restantes Las capacidades de certificación restantes de un material son la suma de las capacidades de certificación restantes de todos los grupos de proveedores.
4. Desarrollar un plan de certificación
La planificación del plan de certificación incluye:
(1) Comparación integral del equilibrio entre la demanda y la capacidad del mercado. Cierto La capacidad de oferta del mercado de cada material es diferente de la demanda en el centro de distribución. Una situación es que la oferta excede la demanda y la otra situación es que la oferta es menor que la demanda. Si este último es el caso, el departamento de adquisiciones deberá realizar un balance integral para determinar la capacidad de adquisición restante, luego encontrar nuevos proveedores y abrir nuevos canales de suministro.
(2) Desarrollar un plan de certificación. El centro de distribución formulará un plan de certificación de la demanda de materiales después de compararlo y equilibrarlo, y lo utilizará como base para hacer un plan de pedidos. La fórmula de cálculo de la cantidad de materiales certificados es la siguiente:
Cantidad de materiales certificados = cantidad requerida para la formulación de muestras, cantidad requerida para inspección y prueba, cantidad de muestras móviles
5. Preparar el plan de pedido
Este es el primer paso en el proceso de pedido, que incluye principalmente cuatro aspectos.
(1) Pronosticar la demanda del mercado. Para formular planes de pedidos más precisos, es necesario dominar los pedidos de los clientes y los planes de demanda del mercado, y descomponer aún más el plan de demanda de producción.
(2) Determinar las necesidades de producción. Las necesidades de producción de la empresa se determinan con base en el plan de producción. Los planificadores de adquisiciones deben profundizar en la producción real, aprender y dominar la planificación de la producción y el conocimiento de los procesos, a fin de comprender la demanda de producción de materiales y determinar las necesidades de producción de la empresa.
(3) Prepare información relevante sobre el entorno de pedidos, incluida la información del proveedor de materiales de pedido, información de proporción de pedidos, información de embalaje, ciclo de pedidos, etc. Los centros de distribución generalmente utilizan sistemas de información computarizados para gestionar la información ambiental de las órdenes de compra de materiales.
(4) Desarrollar instrucciones de planificación de pedidos, que incluyen: instrucciones de planificación de pedidos (nombre del material, cantidad requerida, fecha de llegada, etc.), tabla de planificación (plan de demanda del mercado, plan de demanda de producción, información del entorno de pedidos).
6. Evaluar las necesidades de pedidos
Solo evaluando con precisión las necesidades de pedidos para la adquisición de materiales podemos proporcionar una referencia para calcular la capacidad de pedidos y formular un plan de pedidos. Incluye principalmente tres aspectos: analizar la demanda del mercado, analizar la demanda de producción y determinar la demanda de pedidos.
7. Calcular la capacidad de pedidos
Calcular la capacidad de pedidos es una parte importante del plan de adquisiciones. Sólo calculando con precisión la capacidad de pedidos podemos comparar la demanda y la capacidad y, finalmente, formular un plan de pedidos correcto después de un equilibrio integral. El cálculo de la capacidad de pedidos incluye cuatro contenidos: analizar la información de suministro de artículos, calcular la capacidad general de pedidos, calcular el número de pedidos recibidos y determinar la capacidad de pedidos restante.
8. Desarrolla un plan de pedidos
Esta es la última parte del plan de compras y la parte más importante. Una vez completado el plan de pedido, el trabajo de adquisición se puede realizar de acuerdo con el plan. El contenido del pedido incluye dos aspectos: cantidad del pedido y tiempo del pedido.
Cantidad del pedido = demanda de producción - almacenamiento planificado del stock de seguridad del inventario existente
Tiempo de pedido = tiempo de llegada de la demanda - ciclo de cancelación - ciclo de pedido - tiempo de reserva
(3) Selección de proveedores
La selección de proveedores es un factor clave en el éxito o fracaso de la gestión de compras. El proveedor adecuado puede proporcionar material adecuado, de alta calidad, en cantidad suficiente, precio razonable, entrega puntual del material y un buen servicio postventa. Se deben tomar decisiones básicas a la hora de seleccionar un proveedor. La primera es decidir si producir internamente o subcontratar; la segunda es optar por la subcontratación, lo que requiere una serie de evaluaciones para determinar el proveedor. Para llevar a cabo las adquisiciones de manera efectiva, el departamento de adquisiciones del centro de distribución debe considerar los registros del contrato de viaje de negocios del proveedor, la lista de clasificación de los artículos materiales comprados por él mismo, etc. Después de seleccionar el proveedor de material, el personal de compras correspondiente del centro de distribución emitirá una orden de compra.
(4) Preparación de órdenes de compra
En algunos casos, el centro de distribución logística y el proveedor han firmado un acuerdo de compraventa de determinados materiales, en este caso las dos partes pueden Suministrar. según acuerdo. Sin un acuerdo de venta, el centro de distribución debe preparar una orden de compra. Las órdenes de compra deben realizarse por escrito, incluso si se realizan por teléfono.
(5) Tras la llegada de la mercancía
Después de enviar la orden de compra al proveedor, el centro de distribución debe realizar un seguimiento del pedido o acelerar la mercancía. Algunas empresas incluso cuentan con personal de seguimiento y expedición a tiempo completo. El seguimiento es el seguimiento rutinario de las órdenes de compra para garantizar que los proveedores puedan cumplir con los compromisos de entrega. El seguimiento también puede ayudar a identificar problemas en las adquisiciones, como problemas de calidad del producto, problemas de transporte, etc. El centro de distribución puede comunicarse con los proveedores para resolver los problemas lo más rápido posible.
Los recordatorios tienen como objetivo presionar a los proveedores para que cumplan mejor sus compromisos de envío. Si el proveedor no cumple bien el acuerdo de compra, el centro de distribución debe tomar las medidas adecuadas, incluida la amenaza de cancelar pedidos y futuras actividades comerciales. En términos generales, los proveedores se seleccionan mediante un proceso riguroso para que su crédito por el cumplimiento del acuerdo de compra sea confiable y los recordatorios solo se aplican a una pequeña parte de la orden de compra. Sin embargo, cuando la oferta es escasa o la competencia es feroz, los recordatorios de pedidos son de gran importancia.
(6) Aceptación de mercancías
Muchos centros de distribución han establecido funciones especiales de aceptación de carga. El objetivo básico de la aceptación de mercancías es garantizar que las mercancías compradas al realizar el pedido hayan llegado realmente; comprobar si las mercancías están en buenas condiciones; Almacén para almacenamiento o tránsito. Durante el proceso de aceptación de mercancías, en ocasiones puede haber escasez de mercancías. Esta situación puede deberse a pérdidas ocasionadas durante el transporte; también puede ser una cantidad de envío insuficiente; en todos estos casos, el departamento de aceptación deberá redactar un informe detallado al proveedor.
(7) Registros de pago y actualización
Una vez completada la aceptación de la mercancía, el departamento de compras pagará al proveedor de acuerdo con el acuerdo de compra. Esta parte se centra principalmente en la revisión de facturas.
Después de todos estos pasos, para completar la operación de compras, el último paso es actualizar los registros de compras en el departamento de compras. Esto se hace resumiendo y archivando copias de documentos relacionados con las órdenes de compra del departamento de compras y convirtiendo la información que desea conservar en registros relevantes. Los principales registros que deben guardarse incluyen catálogos de órdenes de compra, archivos de órdenes de compra, archivos de productos comprados, archivos de historial de proveedores, archivos de historial de ofertas, acuerdos de compra (contratos), etc.