Principales métodos de gestión de proyectos
La sección de preguntas frecuentes de Lao Qiu está diseñada para este propósito. Se centra principalmente en los campos de gestión de proyectos y desarrollo profesional. Le brinda una plataforma para hacer preguntas y tiene la oportunidad de ser respondida personalmente por Lao Qiu. Comparta las preguntas y respuestas con usted para su referencia.
Lao Qiu responde a tus preguntas.
Pregunta
Autor de la pregunta: Zhuo Jun.
Problema: Los puestos orientados a Internet se centran principalmente en necesidades o proyectos internos. ¿Cómo cambiar de carrera y convertirse en un verdadero director de proyectos después de aprender PMP?
La respuesta de Lao Qiu
Si ya eres un PMP, entonces debes tener cierto conocimiento del proceso del PMBOK y querer aplicar lo que aprendiste del PMBOK a tu trabajo y proyectos diarios. . Todos los gerentes de proyectos tienen un pensamiento de gestión de proyectos, como gestión de establecimiento de proyectos, gestión de planes de proyectos, gestión de ejecución de proyectos, gestión de cierre de proyectos, etc. De hecho, todavía existen muchas herramientas del PMBOK que resultan muy prácticas en nuestro trabajo diario. ¡Hoy les presentaré las tres herramientas mágicas de los gerentes de proyectos en este artículo! También utilizamos escenarios para presentar el uso de estos tres artefactos.
Artefacto 1, Gerente de Pensamiento
El proyecto ha sido aprobado, nuestros estatutos han sido emitidos y todos saben que usted ha sido nombrado gerente del proyecto. PMBOK se abre cuando no sabe cómo proceder. Resulta que después de formular el estatuto del proyecto, se debe completar el plan para la dirección del proyecto, pero hay demasiados subplanes en el plan para comenzar. . .
¡No te preocupes, escúchame despacio!
El proyecto fue desencadenado por una oportunidad de negocio, y estas oportunidades de negocio estaban claramente escritas en el caso de negocio antes de que se estableciera el proyecto. El estatuto de su proyecto también debe tener objetivos y alcance de alto nivel. Como director de proyectos, debe seguir impulsando la gestión de requisitos. La entrega de la gestión de proyectos es diversa: algunos son para implementar un nuevo producto, otros son para implementar una función del producto para los clientes, algunos se entregan dentro de la empresa y algunos incluso son simplemente la optimización de un solo proceso. No es necesario que entre en pánico en este momento, porque nuestros métodos de gestión de proyectos son los mismos y la mayoría de las herramientas y métodos que utilizamos para recopilar requisitos son los mismos.
1. Artículos de categoría de producto.
El director de proyecto para este tipo de proyecto debe tener una gran perspectiva del usuario. Sabes muy bien que la calidad del diseño de tu producto afectará directamente a las compras de los usuarios. Por lo tanto, cuanto mayor sea el tamaño de la muestra, más útil será para el diseño y desarrollo de su producto. En este momento, necesita saber que los datos de diseño de productos son los reyes, por lo que debe realizar análisis estadísticos en una gran cantidad de cuestionarios, realizar una lluvia de ideas con el equipo, seleccionar muestras para realizar grupos focales y seminarios guiados, e incluso considerar que el patrocinador Puede tener ideas privadas y luego utilizar técnicas de entrevista.
2. Implementar el producto.
Los productos implementados son relativamente maduros, el posicionamiento de los clientes y usuarios es relativamente claro y las ideas de compra o uso son relativamente claras, como lanzar un ERP o implementar una estación base mejorada 5G. Como gerente de proyecto en un proyecto de implementación, se recomienda utilizar algunas herramientas de requisitos, como realizar una lluvia de ideas con los clientes, realizar grupos focales o realizar talleres guiados y luego entrevistar a algunos jefes de departamento.
3. Proyectos de entrega interna y optimización de procesos.
Su grupo de usuarios puede ser algunos departamentos comerciales de la empresa y el tamaño de muestra requerido es relativamente pequeño. No necesariamente se necesitan instrumentos de muestra grandes, como cuestionarios. Recomendamos lluvias de ideas, grupos focales, talleres guiados, etc. para incitar a los usuarios a expresar sus necesidades.
No importa qué modelo sea, en este momento, la escala de los gerentes de proyectos es cada vez mayor, las necesidades son cada vez mayores y se están involucrando cada vez más. Saben que no habrá reunión con estos usuarios, pero no lo entienden. Todos tienen en cuenta sus propios intereses y son egocéntricos, más que centrados en proyectos. PMBOK también nos enseña que los requisitos se pueden ordenar y categorizar mediante diagramas de afinidad, grupos nominales y pautas, de modo que no todos los requisitos planteados por los usuarios estén incluidos en el alcance de mi proyecto. Los fondos del proyecto son limitados y es imposible que un director de proyecto utilice recursos limitados para crear funciones ilimitadas.
Para este tipo de reunión de trabajo bajo demanda, si hay demasiadas reuniones, todo quedará disperso, si hay muy pocas reuniones, habrá temor de no cumplir con los requisitos. En este momento, puedes usar este artefacto, administrador mental. Combina las ventajas de varias herramientas, como lluvia de ideas, diagramas de afinidad, grupos nominales, etc. Cuando todo el mundo habla de cada requisito, si lo escribes en una pizarra, todavía no es suficiente.
En este momento, puede usar un proyector para conectarse a la computadora y escribir todos los requisitos dispersos que mencionó en el software. En realidad, esta es la función de la lluvia de ideas. Fusionar requisitos durante la celebración de reuniones es en realidad la función de los diagramas de afinidad. Finalmente, varios tipos de requisitos se combinan en un mapa cerebral general. En este momento es hora de que utilicemos grupos nominales o tecnología de guía. Poner tantas exigencias en un mapa también ejerce presión sobre los usuarios, porque pueden estremecerse mucho con un solo vistazo.
Resulta que el proyecto será muy complicado en el futuro. Guíelos para que sigan la ruta del voluntariado. Esto no es para impedir que todos hablen. Primero déjeles tener un sentido de presencia y déjeles expresar sus necesidades libremente. Cuando lo vean con sus propios ojos, no lo volverán a difundir. Una vez que deja de propagarse, comenzamos a recortar requisitos permitiendo que todos voten sobre la importancia de cada requisito usando un grupo nominal, o incluso podemos usar técnicas de votación por decisión para que todos eliminen requisitos innecesarios. De esta manera, no sólo interactuará bien con los usuarios, sino que también encarnará el espíritu de gestión de proyectos. Déjeles hablar de sus necesidades y déjeles que lo hagan ellos mismos. Lo que quieres es lo que quieres.
Han pasado dos horas desde el resumen de sugerencias en esta reunión de demanda hasta la lluvia de ideas y los mapas mentales. Ahora todos finalmente han decidido qué requisitos se deben cumplir y cuáles no.
Hoy en día, el software de lluvia de ideas se ha vuelto muy popular en la sociedad. Si su pretenciosidad es promedio, es hora de considerar nuestro segundo artefacto.
Artefacto 2, axure
Pediste a tantos usuarios que participaran en la reunión de demanda y también conociste la información privada de los grandes a través de entrevistas. Lo que necesita mejorar en este momento es su profesionalismo en la mente de todos y derivar rápidamente sus necesidades a través de la creación de prototipos. Si puedes dibujar un prototipo mientras el hierro está caliente dos horas después de que establecimos los requisitos en la reunión de demanda, innumerables personas te mirarán con admiración y tendrán innumerables 666 en sus corazones. Este software no es difícil de usar. Lo difícil es si realmente tienes inspiración artística y estética. No es necesario dibujar todos los entregables del proyecto, siempre que se pueda dibujar el marco básico. Porque en este momento, aunque los usuarios hablan de sus necesidades, en realidad no tienen nada en mente. Sólo cuando se les ocurra un prototipo, ellos realmente considerarán si es lo que quieren, o incluso generarán nuevos requisitos.
Después de que la reunión de demanda toma un descanso de 10 minutos, inmediatamente dibujas un boceto de lo que quieren. Esta imagen no necesita ser muy realista, siempre que tenga funciones y marco. Sólo así nuestras discusiones serán verdaderamente eficientes y su profesionalismo se ganará la confianza de los usuarios. ¿Lo crees? A partir de ahora, en su opinión, ya eres un excelente gestor de proyectos muy profesional.
El director del proyecto también estaba cansado en ese momento. Piénsalo. Ahora que llevas tantos años trabajando en tecnología, todavía necesitas poder dibujar prototipos. No hay manera, porque te estás acercando cada vez más al usuario, ¿qué debes hacer si no tienes defensa propia?
A continuación, tenemos que ocuparnos de los equipos. Recomendamos utilizar Artifact Three.
Artifact 3, wbs chart pro
He usado este software antes, pero parece que no se ha vendido en China en los últimos años. Puede que sea necesario un poco de esfuerzo para encontrarlo. . Externamente, podemos hacer esto a través de mapas mentales y exure, pero internamente debemos considerar cómo mejorar estos productos y funciones. Como todos sabemos, la herramienta del director de proyecto para la subcontratación de trabajos se llama WBS. Si dibujas a mano o en PPT como antes, ya no tendrás que forzarlo. Además, mientras nos descomponemos en paquetes de trabajo, también podemos considerar cómo descomponer aproximadamente el progreso de arriba hacia abajo y los costos de abajo hacia arriba.
Para algunos proyectos pequeños, dibujar un diagrama de Gantt en realidad no es tan importante. Podemos usar esta descomposición o podemos hacer una estimación de arriba hacia abajo para cada paquete de trabajo. De hecho, podemos empezar y estar preparados para hacerlo. Si me preguntas qué falta para que el proyecto se ejecute rápidamente, en realidad es la dimensión que falta en la asignación de tareas.
Debido a que wbs chart pro descompone las tareas en paquetes de trabajo, y cada paquete de trabajo también tiene su propia hora de inicio y hora de finalización, podemos usar EXCEL como modelo RACI y agregar la función de división del trabajo, de modo que todo el proyecto se puede completar en la etapa inicial. La planificación es perfecta. Ya tenemos los paquetes de trabajo, la hora de inicio y finalización de cada paquete de trabajo, para luego hacer una tabla indicando quién es el responsable de completar estos paquetes de trabajo.
Este número no trata tanto sobre curación psicológica ni sobre las opiniones profesionales de los directores de proyectos. Soy más práctico y te enseñaré tres herramientas de gestión de proyectos muy útiles. ¿No sé cuál has usado?
Se aceptan respuestas a comentarios y correcciones.
Hasta la próxima ~ ~
Cómo hacer preguntas
Lao Qiu hace preguntas y responde a sus preguntas.