Sugerencias de auditoría de contratos de adquisiciones para la auditoría de contratos de adquisiciones de materiales
(1) Revisar “si comprar o no”, es decir, realizar control de fuente sobre el plan de adquisiciones.
Es necesario revisar si el plan de adquisiciones es razonable y si el proceso de aprobación es sólido. Los planes de adquisiciones irrazonables provocarán un desperdicio de recursos y afectarán las ganancias esperadas de la empresa. En primer lugar, cada rama de producción debe declarar un plan de demanda, que será aprobado por el líder de fábrica de la rama, determinará el plan de demanda con base en el plan de demanda, lo vinculará con la cuota de inventario y lo combinará con el plan de demanda. La situación real se verificará y reducirá, y el plan de preparación de adquisición de materiales se presentará a los líderes del departamento para su aprobación y al Departamento de Auditoría para su archivo.
(2) Revisar “cómo comprar”, es decir, revisar el tiempo de compra.
Las empresas deben aprovechar al máximo las ventajas de las adquisiciones centralizadas, y los departamentos comerciales deben clasificar y consolidar los planes de adquisiciones para comprar materiales de buena calidad, precios bajos y buenos servicios posventa en grandes cantidades. Al implementar licitaciones y adquisiciones centralizadas, el precio de compra unitario tiene ventajas obvias sobre el precio de mercado, lo que puede reducir efectivamente los costos de adquisición y mejorar los beneficios económicos.
(3) Revisar “a quién comprar”, es decir, revisar al proveedor.
Las empresas deben formular criterios estrictos de selección de proveedores y considerar a los proveedores que cumplan con las leyes y regulaciones, tengan buena reputación comercial, buenas condiciones operativas, buena calidad del producto y un buen servicio posventa como condiciones para seleccionar proveedores. y garantizar el pago. Obtenga una mejor calidad del producto a un precio razonable.
1. Realizar inspecciones in situ de las empresas productoras recientemente preseleccionadas.
El departamento de auditoría participó en el equipo de inspección conjunto para realizar inspecciones de la apariencia de la fábrica de la empresa, procesos de producción, certificados de registro industrial y comercial, certificados de registro fiscal, certificados de código de organización, licencias de apertura de cuentas bancarias y negocios principales. desempeño en los últimos años, se examinan los activos totales de la empresa, el capital desembolsado, el beneficio neto, el flujo de caja neto, la relación activo-pasivo, la tasa de novedad de los activos fijos, etc. Sobre la base de la inspección, el equipo conjunto de inspección redactará un informe de inspección y, una vez aprobado por el supervisor, los procedimientos de calificación del proveedor calificado se completarán y agregarán a la base de datos de proveedores. Implementar una gestión dinámica de proveedores calificados, revisarlos una vez al año y realizar una identificación de tres niveles en función de las condiciones comerciales, las calificaciones, la reputación y los servicios posventa. Los mejores sobrevivirán y los más aptos serán eliminados. Asociaciones estratégicas a largo plazo con proveedores destacados, estabilizar los principales canales de suministro y lograr alta calidad y precios bajos. Sentar las bases para el objetivo de adquisición de materiales rentable.
2. Revisar y supervisar todo el proceso de licitación.
La revisión del proceso de licitación tiene como objetivo principal evitar operaciones de "caja negra" durante el proceso de apertura de ofertas con el fin de mantener los principios de competencia abierta, justa y equitativa. El departamento de auditoría revisa principalmente los documentos de licitación y los estándares de evaluación de ofertas para ver si faltan elementos, declaraciones poco claras y asuntos poco razonables, si hay responsabilidades poco claras y problemas que no son consistentes con las leyes y regulaciones, si los procedimientos de licitación están estandarizados; los procedimientos de licitación se hayan completado antes de la apertura de la oferta. Convocar una reunión preparatoria para la licitación, verificar si el documento de licitación está sellado y sellado con el sello de la unidad de licitación en la costura y si la carta de licitación está sellada. Si el agente designado por la persona jurídica corporativa tiene un poder legal y válido, si los contenidos clave de la carta de licitación son claros, si la licitación se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de la licitación y si existen irregularidades como determinación interna del licitador ganador por parte del licitador o divulgación del precio de la oferta al licitador.
(4) Revisar el “contrato”, es decir, revisar la licitud, normatividad y validez del contrato.
Si el objeto del contrato es claro. Si la cantidad y calidad del tema son claras, si las especificaciones y modelos son completos y correctos, si los estándares de calidad y los requisitos técnicos son claros, si el plan de adquisición de materiales de uso común y materiales que representan una gran proporción de la producción Se revisan los costos. El departamento de suministro de materiales implementa la gestión de cuotas, determina razonablemente el inventario, prepara planes de adquisiciones anuales, trimestrales y mensuales e implementa las adquisiciones después de la aprobación del departamento competente. El propósito es evitar retrasos y desperdicios y acelerar la rotación de capital sobre la base de garantizar la producción. y funcionamiento. El departamento de auditoría establece un libro de adquisiciones de materiales, revisa el plan de adquisiciones en estricta conformidad con el plan aprobado y exige la devolución de los materiales adquiridos fuera del plan. Auditoría de precios. Si el precio del objeto está firmado de acuerdo con los resultados de la licitación, si los procedimientos y materiales relacionados con los resultados de la licitación están completos, si los gastos de transporte, seguros y otros costos relevantes son claros, si el progreso del pago anticipado y el método de liquidación; son claros y si el proveedor está obligado a proporcionar y pagar por adelantado el anticipo. Se requiere una garantía bancaria de pago igual para minimizar los riesgos de adquisición. Si el período de ejecución del contrato, la ubicación y el método de aceptación son claros y específicos, y si los nombres de ambas partes del contrato y otra información son claros y completos.
Aclarar la responsabilidad por incumplimiento de contrato por parte de ambas partes, mejorar la fuerza vinculante y la gravedad del contrato y garantizar la tasa de ejecución del contrato.
(5) Auditoría de seguimiento de “Aceptación y Liquidación”.
Este es un vínculo que no se puede ignorar, está relacionado con el éxito o el fracaso de toda la actividad de contratación. Después de ganar la licitación a un precio razonable, algunos proveedores recurren a tomar atajos, a productos de mala calidad, a reducir los niveles de configuración y a reducir la calidad del servicio en su suministro. Buscando beneficios indebidos. La gestión de los departamentos de aceptación e inspección de calidad de la empresa es caótica y el personal individual no tiene una forma de pensar firme. Esto también brinda a los proveedores sin escrúpulos la oportunidad de aprovecharla, lo que provoca que la empresa sufra pérdidas. Se deben llevar a cabo las inspecciones puntuales, el seguimiento y las auditorías necesarias en la adquisición, aceptación y liquidación de materiales para garantizar el cumplimiento del contrato. Verifique principalmente los siguientes contenidos: si la cantidad y calidad del objeto para la aceptación de almacenamiento cumplen con las disposiciones del contrato, si la liquidación de fondos con el proveedor se realiza de acuerdo con las disposiciones del contrato, si el depósito de calidad que necesita ser retenido de acuerdo con el contrato se retiene de acuerdo con las disposiciones, etc.