Cómo evitar el cambio de alcance en el alcance del proyecto
4 razones para el cambio del alcance del proyecto
1. Estructura deficiente de desglose del trabajo
Algunos clientes sólo tienen una idea vaga de lo que quieren, o tienden a hacer. Síndrome de "lo sabré cuando lo vea". Debido a la falta de conocimientos necesarios para el proyecto, a menudo se requieren recursos adicionales no planificados, lo que en última instancia aumenta los costos y alarga la duración del proyecto. A menudo, la solución a este problema es una EDT más completa y dedicar más tiempo con el cliente para examinar específicamente qué está dentro del alcance y qué está fuera del alcance mientras se documenta por escrito. Llegar a un acuerdo firme sobre la EDT inicial puede evitar muchas acusaciones de "quién es el responsable" en el futuro.
2. Subestimar la complejidad del proyecto
Muchas veces, cuando una empresa emprende un nuevo proyecto o hace algo por primera vez, se encuentra con problemas de alcance. Sin saber qué esperar de un proyecto en particular, las cosas pueden desviarse rápidamente, lo que a menudo resulta en proyectos que superan el presupuesto y, a menudo, se retrasan. Este tipo de proyectos deben tener un grado de contingencia; permitir algo de tiempo y recursos adicionales cuando las cosas superen sus expectativas. Desde una perspectiva presupuestaria, tener un poco más de espacio para cuestiones de tiempo y dinero puede hacer que el proceso de intentar hacer algo nuevo sea menos aterrador.
3. Falta de control de cambios
Una vez que el proyecto comienza a implementarse, el proceso de control de cambios es muy importante. Sin la documentación adecuada, el alcance puede causar estragos sin que la empresa o el cliente asuman la responsabilidad. Por ejemplo, un cliente que cambia el diseño de su sitio web tres veces durante un proyecto sin presentar ningún documento puede sorprenderse cuando conozca el precio final. Cada cambio individual requiere tiempo y recursos que no son evidentes una vez que se completa el diseño final pero que se reflejarán en la factura final. Si se realizan cambios en el alcance, será necesario adjuntar un formulario de solicitud de cambio formal, junto con el costo y el cronograma. Al considerar un cambio, un proceso formal a través de una lista de control de cambios ayuda a determinar el valor del cambio para el cliente.
4. Project Gold Plating
Durante el proceso de diseño, cuando los desarrolladores agregan características fuera del alcance inicial en un intento de mejorar el producto o agregar algún tipo de factor "sorpresa", este problema ocurrirá. Estas características a menudo aumentan innecesariamente el tiempo y el presupuesto de un proyecto.
Si bien los desarrolladores pueden pensar que una función es necesaria, es posible que los clientes no siempre lo crean así, dejando la función agregada sin usar o, peor aún, inutilizable. Este problema se puede resolver asegurándose de que todos los miembros del equipo sean conscientes de permanecer dentro del alcance del proyecto y apegarse a él tanto como sea posible. Enfatice la importancia de completar el proyecto a tiempo y utilizar solo las funciones requeridas en la WBS. Si bien un desarrollador experimentado que ha pasado por muchos proyectos similares puede pensar que sabe qué es lo mejor, recuerde que es el cliente quien utiliza el resultado final, no el desarrollador. En última instancia, el objetivo es ofrecer a los clientes lo que quieren.
Ventajas de la variación del alcance
Administrar el alcance de un proyecto puede ser difícil y, en algunos casos, la variación del alcance puede incluso verse de manera positiva. Una situación en la que el cliente no sabe lo que quiere pero confía en que su equipo creará el diseño correcto proporciona un entorno para que los desarrolladores dejen volar su imaginación sin tener que preocuparse por las consecuencias de la programación innovadora.
Aunque esto no suele ser el caso, ya que genera muchos problemas de presupuesto y requisitos de tiempo. Pero en algunos casos especiales, esta puede ser la mejor manera de aprovechar al máximo la creatividad de su equipo de proyecto.
Cómo evitar el desplazamiento del alcance
Mantener el alcance adecuado es clave para cualquier proyecto. Es mucho más fácil gestionar el alcance del proyecto de varias formas comprobadas: comunicación eficaz con el cliente durante todo el proceso; documentar adecuadamente los eventos importantes durante el proceso de desarrollo dentro del alcance del equipo y adherirse a las directrices proporcionadas, que son una excelente manera de gestionar de forma eficaz; alcance del proyecto.
Una gestión sólida del proyecto a menudo le ayudará a evitar cambios en el alcance.
Desde la simple gestión de tareas y la planificación de proyectos hasta la gestión compleja de recursos y carteras, el sistema de gestión de proyectos 8Manage PM ayuda a mejorar la colaboración y trabajar más rápido, permitiéndole hacer más cosas.
Puede utilizar el sistema de gestión de proyectos 8Manage PM para dividir el plan de tareas WBS y subdividir la granularidad de gestión del proyecto. El sistema rastrea el progreso, los recursos y el desempeño del proyecto en tiempo real, lo que le permite planificar, capturar, administrar e informar fácilmente sobre el trabajo desde cualquier lugar, con visibilidad en tiempo real del trabajo a través de paneles y flujos de trabajo automatizados para mantener a su equipo conectado e informado.
Durante todo el proceso del proyecto, el sistema de gestión de proyectos 8Manage? realizará un seguimiento automático de la aprobación y recepción de los requisitos. Cualquier cambio en los requisitos debe pasar por un riguroso proceso de control de cambios para garantizar el buen progreso del proyecto. Usted y su equipo pueden utilizar el módulo de gestión de cambios de 8Manage PM para comunicarse sobre asuntos, problemas, informes de defectos, necesidades de mejora, etc.