Auditoría especial de la gestión de contratos importantes: contenido, proceso, hallazgos, inspiración (recopilación)

1. Alcance de la auditoría y contenido de la auditoría

El alcance de la auditoría cubre la sede de la empresa del grupo y las unidades secundarias relacionadas, e incluye principalmente cuestiones importantes en ingeniería de sistemas, adquisición de materiales, cooperación de inversión externa y financiación. , etc. Contratos económicos (principalmente contratos que se están ejecutando). Se adoptó el método de auditoría in situ y se aclararon 12 unidades, sucursales y subsidiarias, incluido el departamento ×× de la empresa del grupo, que fueron inspeccionadas y auditadas aleatoriamente.

El contenido de la auditoría incluye el sistema de gestión de contratos económicos, procedimientos de firma de contratos, términos y contenidos de los contratos, cumplimiento y ejecución de los contratos, gestión de expedientes de contratos, etc., con el fin de evaluar de forma integral el establecimiento, ejecución, gestión. , archivo y otros procesos de contratos económicos, presentaron sugerencias racionales para mejorar aún más la gestión de contratos y prevenir riesgos legales en el proceso anterior.

II.Proceso de auditoría

Según el cronograma, el departamento de auditoría y sus 6 personas se dividieron en dos equipos de auditoría de ××, mes, ××, a ××, mes, ××, que duró ×× días, completó la auditoría in situ de los principales contratos económicos.

Se realizaron los preparativos adecuados antes de la auditoría y se preparó un formulario de prueba de contenido de auditoría relativamente detallado y unificado (consulte la Tabla 1, la Tabla 2 y la Tabla 3, según la comprensión del auditor sobre la gestión de contratos, una específica). división del trabajo. Durante la auditoría, se adoptaron las pruebas de cumplimiento correspondientes y los métodos de prueba sustantivos, se revisaron y consultaron los sistemas relevantes y los principales textos de contratos económicos y materiales relacionados proporcionados por cada unidad auditada, y se comunicaron al personal relevante las condiciones específicas del contrato para la inspección in situ. También fue al sitio del proyecto del contrato para verificar la implementación del contrato. En cuanto al contenido de los proyectos contractuales, las auditorías y verificaciones aleatorias se centrarán en los contratos relacionados con grandes proyectos de ingeniería, contratos de adquisición, proyectos de inversión y contratos de financiación. Los resultados de la revisión de auditoría mostraron que el contenido del trabajo de auditoría [varias plantillas de informes de casos de métodos de auditoría están disponibles en la cuenta pública Red de Auditoría Interna, Nota sobre la Red de Auditoría Interna] fue básicamente completo y no se encontraron omisiones. Después de la auditoría in situ, el auditor jefe del proyecto de auditoría resumió los asuntos de la auditoría y se comunicó plenamente con los departamentos pertinentes y el personal clave de la empresa sobre los problemas descubiertos durante la auditoría antes de emitir el informe de auditoría.

3. Evaluación general

A partir de la situación general, todas las unidades de negocios, sucursales y subsidiarias relevantes del Grupo han establecido departamentos funcionales de gestión de contratos y cuentan con personal dedicado para gestionar los archivos de contratos; El Grupo La empresa y algunas de sus filiales han formulado sus propias "Medidas de gestión de contratos" en función de sus propias condiciones de gestión reales. Para las empresas que no han establecido "Medidas de gestión de contratos", su gestión de contratos seguirá o se referirá al "Contrato". Medidas de Gestión" de la empresa del grupo; para los principales En la celebración del contrato, excepto para el uso de contratos estándar, otros contratos no recurrentes han cumplido los procedimientos de licitación, revisión conjunta de los contratos principales, revisión de consultores legales, aprobación de firma y otros procedimientos; especialmente los contratos importantes se han negociado para garantizar la legalidad y legalidad del contrato. Los principios de prudencia, igualdad y justicia.

Cada empresa ha establecido libros de contabilidad de contratos archivados, y las empresas individuales han establecido métodos de gestión de información para la preservación y revisión de libros de contabilidad de contratos y textos de contratos.

Cada unidad que posee el sello de contrato del grupo puede gestionar el uso del sello de contrato de acuerdo con el "Reglamento sobre el uso del sello de contrato" del grupo, y no se ha encontrado ningún uso no autorizado.

A través de la auditoría, excepto que algunas empresas no pagaron el pago por avance del proyecto a tiempo según lo estipulado en el contrato y hubo riesgos legales, y el contrato de adquisición firmado fue rescindido debido a quejas de otras unidades de licitación, En el alcance de esta auditoría, todas las empresas del grupo No existen terminaciones de desempeño, quejas o juicios en los contratos actualmente vigentes por unidades de negocio.

IV. Hallazgos de la auditoría

Atendiendo a los requisitos de las “Normas Básicas de Control Interno Empresarial” y los “Tres Lineamientos de Apoyo”, de acuerdo a los “Lineamientos para la Aplicación del Control Interno Empresarial”. No. 16 - Gestión de contratos 》Aún es necesario mejorar y perfeccionar las regulaciones pertinentes, algunos contenidos y cláusulas del sistema de gestión de contratos del grupo.

La auditoría encontró que algunos archivos de contratos de la empresa del grupo y las empresas secundarias carecían de la información de certificación de persona jurídica o de la información de certificación de cliente autorizado proporcionada por la otra parte, y la unidad de contrato de la otra parte no guardó ni obtuvo la información de certificación de la persona jurídica que recibió nuestra persona jurídica o el comprobante de recepción de los materiales de certificación del cliente autorizado crea peligros ocultos para la legalidad y validez del contrato.

Existen inconsistencias entre los documentos de licitación y los contratos firmados, y existen lagunas de control. La auditoría verificó aleatoriamente el contrato del proyecto XX y la situación de la licitación y encontró dos problemas: primero, algunos términos de "método de valoración del precio unitario del proyecto" y "liquidación de finalización" en los documentos de licitación no estaban incluidos en el contrato. En segundo lugar, el contenido de la “garantía del proyecto” estipulada en los documentos de licitación no estaba reflejado en el contrato.

El departamento de gestión XX de la empresa del grupo realiza una presentación y gestión irregular de los pliegos de condiciones. No existe un libro de contabilidad ni un número de contrato asociado para los documentos de licitación, lo que dificulta su consulta; los documentos archivados recientemente carecen de un lugar de almacenamiento temporal seguro y razonable, y la forma en que están apilados en la oficina no favorece la búsqueda y uso de documentos; la persona responsable del personal de gestión de licitaciones del proyecto, enviará los documentos de licitación resumidos anuales (versión electrónica) al personal de gestión de archivos del departamento XX para su archivo unificado. No existe un procedimiento de revisión y la integridad de los materiales de licitación no puede. estar garantizado.

Los procesos de establecimiento, evaluación y demostración, toma de decisiones y aprobación del proyecto antes de que se firme el contrato del proyecto de la empresa de inversión son incompatibles con las "Disposiciones provisionales sobre gestión de inversiones", que no favorecen la gestión de riesgos y control de la firma del contrato.

El contenido archivado de ×× proyectos del departamento no está estandarizado. El directorio de archivos no está organizado según el contenido de todos los documentos del proyecto de inversión. Por ejemplo, no está dividido según categorías como establecimiento, evaluación y demostración del proyecto, toma de decisiones y aprobación, etc., lo que resulta en el descubrimiento durante el proceso. proceso de auditoría que algunos datos no son archivados y quedan dispersos en el responsable u otros lugares. Tras una inspección más exhaustiva, se descubrió que en el archivo se guardaba una copia del acuerdo de asesoramiento legal firmado por la empresa XX. El administrador no sabía dónde estaba almacenado el original y no tomó nota ni explicó de otro modo la ubicación del original.

Parte de las secciones de licitación del proyecto de ×× Branch adopta el método de contrato principal más acuerdo complementario (en realidad, un subcontrato), lo cual es arriesgado. En principio, el contrato principal y el contrato complementario del proyecto constituyen el monto total del contrato del proyecto. El contrato principal y el acuerdo complementario del contrato antes mencionado son contratos formales y válidos firmados por personas jurídicas de ambas partes y tienen el efecto de. Si la gestión no es buena y el control no es estricto, es fácil que se produzcan lagunas que provoquen pérdidas.

Existe una diferencia entre el número de contratos sellados en el formulario de registro de uso del sello oficial de la empresa ×× y el número de contratos registrados en la tabla de estadísticas de contratos. Después de la auditoría, la empresa ×× utilizó el sello oficial de los contratos ×× registrados en el formulario de registro durante el mes ××, y los contratos con registros de ×× registrados en la tabla de estadísticas de contratos utilizaron el sello oficial registrado en el formulario de registro; en el formulario de registro hay ×× copias del contrato, y hay una gran diferencia entre las ×× copias del contrato registradas en la tabla de estadísticas del contrato. La razón principal de la discrepancia es que los contratos de la empresa XX los conserva cada departamento comercial y los datos estadísticos informados por cada departamento están incompletos, lo que da como resultado datos relevantes incompletos en la tabla de estadísticas de contratos compilada por el departamento XX.

Algunos términos del contrato de adquisición de la empresa ×× son dignos de discusión. En primer lugar, la responsabilidad del vendedor por incumplimiento del contrato de adquisición no está especificada en el contrato. En el contrato de adquisición inspeccionado por la auditoría, hay disposiciones detalladas sobre nuestra responsabilidad por incumplimiento de contrato, pero no hay ninguna cláusula contractual sobre la responsabilidad del proveedor por incumplimiento de contrato. En segundo lugar, el contrato actual entre las dos partes estipula que la forma de resolver disputas es solicitar arbitraje en Londres de acuerdo con las leyes de la Cámara de Comercio Internacional. De acuerdo con los requisitos de las "Medidas de gestión de contratos" de la empresa del grupo. Debería haber una cláusula que "pueda solicitar arbitraje a la Comisión de Arbitraje Económico y Comercial Internacional de China".

Los contratos de algunas empresas secundarias no tienen fecha de firma, lo que supone un riesgo de puntualidad del contrato.

V. Opiniones y sugerencias de auditoría

Primero, mejorar los sistemas relacionados con la gestión de contratos. Las empresas del grupo pueden consultar las "Directrices para la aplicación del control interno empresarial N° 16 - Gestión de contratos" y otras regulaciones relevantes para mejorar el sistema de gestión de contratos, mejorar el contenido de las cláusulas relevantes, aclarar las responsabilidades de gestión de contratos y formular una recompensa y mecanismo de castigo para las responsabilidades de gestión, para que la gestión de contratos cumpla con las "Normas Básicas de Control Interno" de la "Empresa" estipula que las "Tres Directrices de Apoyo" se implementarán en las empresas que cotizan en la junta principal nacional a partir del 1 de enero de 2012.

El segundo es implementar estrictamente el sistema de revisión conjunta de los grandes contratos estipulado en las "Medidas de Gestión de Contratos" de la empresa del grupo. Para los contratos importantes celebrados por sucursales y subsidiarias que cumplan con los estándares estipulados en las "Medidas de gestión de contratos", el sistema de revisión conjunta debe implementarse estrictamente de acuerdo con las regulaciones para contratos de adquisiciones y suministros, etc., cuando no se pueda especificar el monto del contrato; debido a la incertidumbre de los precios, se puede determinar el monto y el historial del contrato, estimar el monto del contrato, implementar procedimientos de revisión conjunta de acuerdo con las regulaciones si cumplen con los principales estándares del contrato y firmar de acuerdo con la autoridad de aprobación.

En tercer lugar, se recomienda que la agencia de gestión de contratos de la empresa del grupo fortalezca las estadísticas de los informes de contratos y aproveche al máximo la información del informe. Como realizar análisis estadísticos, control de gestión y evaluación de riesgos en situaciones contractuales, especialmente centrándose en la celebración y ejecución de contratos importantes, para prevenir riesgos de desempeño y mejorar y mejorar continuamente la gestión de contratos.

El cuarto es fortalecer el archivo y la gestión de materiales de certificación de calificaciones para los firmantes de contratos para evitar riesgos legales.

Los departamentos pertinentes de la empresa del grupo y los departamentos funcionales de gestión de contratos de cada empresa secundaria deben fortalecer la recopilación y el archivo de materiales de certificación de calificaciones para los firmantes del contrato, en ausencia de certificación notarial de terceros, también deben obtener el recibo de la unidad de contrato de la otra parte; de nuestro certificado de persona jurídica El comprobante de recepción de la información (o la certificación de información del cliente autorizado) se archivará y guardará en conjunto para evitar riesgos legales.

En quinto lugar, se deben unificar las materias previstas en las disposiciones pertinentes del pliego de condiciones y las disposiciones del contrato. Al celebrar un contrato de proyecto determinado mediante licitación, los términos de compromiso del documento ganador de la licitación deben reflejarse plenamente, asegurando que el contenido del contrato cumpla con las condiciones de la licitación, asegurando que los resultados de la ejecución del contrato sean consistentes con el acuerdo ganador de la licitación. evitar disputas contractuales y protegerse contra los riesgos relacionados.

En sexto lugar, se recomienda que el departamento de gestión de ×× de la empresa del grupo establezca un libro de contabilidad para los proyectos de licitación y registre las partes y los números de contrato de los contratos relacionados que deben cumplir con la ubicación de almacenamiento de los documentos de licitación archivados temporalmente; requisitos de gestión de archivos, para que sea completo, ordenado, fácil de encontrar y seguro.

En séptimo lugar, el proceso de toma de decisiones del grupo para proyectos de inversión externos debe implementarse estrictamente de acuerdo con el "Reglamento provisional sobre gestión de inversiones". Los procedimientos de la empresa XX para el establecimiento, evaluación y demostración, toma de decisiones y aprobación de proyectos de inversión extranjera, así como los documentos procesales, actas, registros, firmas de los participantes y otros asuntos relacionados que deban formularse, deben ser integrales y completos para reducir las omisiones y los puntos ciegos en la toma de decisiones para los documentos procesales mencionados anteriormente. Registros como estos deben recopilarse, clasificarse y archivarse de acuerdo con directorios de archivos de programas estándar para garantizar su integridad.

El octavo es sugerir que ×× la empresa preste atención a los riesgos de adoptar el contrato principal más un acuerdo complementario (en realidad, un subcontrato que aumenta el monto del acuerdo complementario en la medida en que); debe presentarse ante la agencia de gestión de costos del proyecto lo antes posible para garantizar que el trabajo contable final del proyecto se haya completado con éxito. Se debe fortalecer el pago de los proyectos que utilizan el contrato principal más el acuerdo complementario para la sección de licitación de construcción para evitar el pago repetido de los pagos por avance del contrato. Al mismo tiempo, es necesario evitar el uso ilegal de contratos repetitivos y la pérdida de activos.

Noveno, se recomienda que ×× Company fortalezca la comunicación entre el departamento comercial de custodia del contrato y los estadísticos del contrato específico. Los estadísticos del contrato específico deben fortalecer la verificación e inspección de la información en el registro oficial de uso del sello. formulario diariamente para garantizar la gestión efectiva del sello oficial.

Décimo, la premisa para la celebración de un contrato es la equidad, la igualdad y la reciprocidad. Se recomienda que el contrato de adquisición extranjero de la empresa XX refleje plenamente la relación de cooperación equitativa y trate de proteger los derechos e intereses de la empresa.

Undécimo es que el momento de la firma del contrato es uno de los elementos del contrato y una condición para la validez del mismo. Se recomienda que los departamentos funcionales de gestión de contratos y los firmantes otorguen gran importancia a mejorar los elementos del tiempo de firma para garantizar el momento legal y la duración efectiva del contrato.

Análisis e iluminación de casos

La auditoría especial de la gestión de contratos económicos importantes no es del todo una auditoría de procesos especiales generales, aunque incluye la auditoría de la formulación, el desempeño, el cambio y otros procesos del contrato. , presta más atención a si el mecanismo del proceso de celebración del contrato es perfecto, si el contenido del contrato ha sido estrictamente revisado, si los términos ingresados ​​​​cumplen con las disposiciones de las leyes pertinentes, si la redacción clave del contrato es precisa, etc., cualquier pequeña irregularidad puede traer consigo riesgos legales y consecuencias importantes para el grupo. Las pérdidas económicas son un área de alto riesgo en la gestión y el control de riesgos. En línea con una actitud de trabajo cautelosa y rigurosa, el equipo de auditoría hizo preparativos detallados antes de la auditoría, llevó a cabo múltiples discusiones sobre el contenido de la auditoría y los puntos clave, y formuló un borrador de prueba unificado y detallado del contenido de la auditoría después de comprender la proporción y los puntos clave; puntos de la empresa donde se ubicaron los contratos principales, el equipo de auditoría. El departamento donde se ubica el contrato formula posteriormente el alcance de la auditoría y las unidades de auditoría específicas para las inspecciones aleatorias.

Los resultados de la auditoría muestran que la gestión de contratos de la empresa ×× está básicamente estandarizada y los sistemas de gestión relevantes son relativamente sólidos. El principal problema es que existen desviaciones en la implementación de algunos requisitos de gestión y desviaciones en la implementación específica. de algunos contratos los directivos pertinentes de algunas empresas carecen de conocimientos jurídicos, algunos contratos se ven afectados por factores objetivos externos y su ejecución está bloqueada, y algunos contratos se ven afectados por el mercado internacional y los términos del contrato son desiguales. El equipo de auditoría sobre los temas específicos mencionados anteriormente [se pueden obtener varias plantillas de informes de casos de métodos de auditoría siguiendo la cuenta pública Red de Auditoría Interna, Nota de la Red de Auditoría Interna] proporcionará conclusiones de la auditoría después de obtener evidencia concluyente.

En lo que respecta a los riesgos operativos del grupo, el informe de auditoría es muy valorado por los líderes del grupo, y las unidades relevantes con problemas reciben instrucciones para realizar rectificaciones oportunas y mejorarlas a tiempo. En la actualidad, se han completado e implementado las "Medidas de gestión de contratos" del Grupo, que involucran problemas de auditoría de varios departamentos funcionales y unidades operativas, excepto problemas individuales que deben mejorarse por razones objetivas, otros problemas de auditoría se han rectificado e implementado de manera efectiva. . De hecho, esta auditoría especial ha desempeñado un cierto papel en que XX Company estandarice aún más la gestión de contratos y reduzca los riesgos operativos y legales.

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