Seis pasos del proceso de compra
La gestión del proceso de adquisiciones se refiere al proceso mediante el cual las empresas implementan planes de actividades de adquisiciones para garantizar que se satisfagan las necesidades y se logren adquisiciones razonables. He recopilado para ti los seis pasos del proceso de compra, ¡espero que te guste! Seis pasos del proceso de adquisición
Sigue el siguiente proceso: ¿Solicitud? ¿Consulta? Proceso de solicitud, cotización, comparación de precios, fijación de precios. ¿valuación? ¿Realizar órdenes de compra? ¿Gestión de entregas? ¿Reconciliación? ¿Factura? Pago; 2. Para algunos proveedores fijos, así como los contratos de pedido, algunos como los calculados por medidores electrónicos pueden cancelarse; 3. Cualquier adquisición de materiales debe definir claramente varios requisitos (calidad técnica, tiempo de entrega, etc.). se debe prestar atención al diseño del proceso de adquisición. Problemas
1. Los enlaces en el proceso de adquisición deben coincidir con la cantidad, el tipo y la región de los artículos comprados. Demasiados enlaces del proceso aumentarán el contenido del trabajo y. reducir los costos de trabajo; los enlaces del proceso son demasiado simples, lo que hará que el proceso de adquisición esté fuera de control. Demasiados enlaces de procesos aumentarán el contenido operativo y los costos y reducirán la eficiencia del trabajo; enlaces de procesos demasiado simples harán que el proceso de adquisición se salga de control.
En segundo lugar, el proceso de adquisiciones debe mantener su fluidez y coherencia para evitar diferentes métodos operativos para el mismo documento de adquisiciones en diferentes departamentos; evitar que demasiados departamentos firmen el mismo documento de adquisiciones, lo que afectará la eficiencia del trabajo.
El tercero es aclarar las tareas, autoridades y responsabilidades de cada operación, y al mismo tiempo aclarar el método de verificación, prestar atención al principio de flexibilidad para evitar "adquisiciones de emergencia" causadas por fricciones; duplicación, confusión y otros eventos accidentales durante la operación Espere eventos accidentales.
4. El diseño del proceso de contratación debe reflejar la idea de toma de decisiones democrática. El diseño del proceso de contratación debe ser estudiado y decidido conjuntamente mediante la planificación, el diseño, el proceso, la certificación, el pedido,. gestión de calidad y otro personal relevante. Un proceso de adquisiciones completo debe incluir lo siguiente: encontrar requisitos, preparar planes de adquisiciones, seleccionar proveedores, preparar órdenes de compra, dar seguimiento a los bienes, aceptar bienes, realizar pagos y actualizar registros.
(1) Encontrar la demanda
El punto de partida de la adquisición es encontrar la demanda. Para las empresas en general, las adquisiciones surgen de las necesidades específicas de un determinado departamento de la empresa. Por ejemplo, la oficina necesita material de oficina; el laboratorio necesita equipo experimental; el departamento de producción necesita materias primas, etc. Las personas responsables de actividades comerciales específicas en cada departamento deben tener una comprensión muy clara de las necesidades del departamento: qué se necesita, cuánto se necesita, cuándo se necesita, etc. Con este fin, cada departamento específico debe presentar su propio plan de demanda de adquisiciones y entregárselo al departamento de adquisiciones dentro del tiempo especificado, y el departamento de adquisiciones realizará adquisiciones centralizadas para satisfacer las necesidades del desarrollo empresarial. Para los centros de distribución, las necesidades de adquisiciones provienen de las necesidades reales de varios departamentos dentro del centro, por otro lado, provienen de las necesidades de adquisiciones de los clientes. La tarea del centro de distribución es determinar el plan de adquisiciones revisando los requisitos de adquisición, como cuánto comprar, dónde comprar, cuándo comprar, etc.
(2) Preparación del plan de adquisiciones
El plan de adquisiciones se refiere a la preparación del plan de adquisiciones por parte de los gerentes de la empresa sobre la base de comprender la relación de oferta y demanda del mercado y comprender el material de la empresa. reglas de consumo. Despliegue y organización de las actividades de adquisición de materiales. Incluye dos aspectos: plan de certificación y plan de pedidos. Los planes de adquisiciones se pueden dividir en sentido amplio y restringido. Los planes de adquisiciones en un sentido amplio se refieren al término general para varios planes de adquisiciones preparados para garantizar las necesidades de suministro de materiales de diversas actividades de producción y operación. El plan de adquisiciones en sentido estricto se refiere al plan de adquisiciones anual, que es el plan de la empresa para organizar la cantidad y el tiempo de diversos materiales que deben comprarse en las actividades anuales de producción y operación. El plan de adquisiciones es parte del plan de producción de la empresa y una parte integral de los planes y objetivos anuales de la empresa. La preparación de un plan de adquisiciones completo incluye principalmente los ocho enlaces siguientes:
1. Preparación de un plan de certificación
La certificación de adquisiciones es un proceso en el que el personal de adquisiciones corporativo inspecciona las unidades de compra y establece relaciones de compra. . La formulación del plan de adquisiciones requiere la cooperación del departamento de certificación. La preparación de un plan de certificación es el punto de partida de todo el plan de adquisiciones y la base para un buen plan de adquisiciones. Incluye principalmente cuatro aspectos: recibir planes de demanda por lotes presentados por los clientes, recibir planes de demanda equilibrados, familiarizarse con la información del entorno de certificación y formular. instrucciones del plan de certificación.
2. Evaluar las necesidades de certificación
Este es el segundo paso en la elaboración del plan de adquisiciones. Analiza principalmente la situación básica de los materiales adquiridos, como cantidad, especificaciones, calidad. estándares, monto involucrado, etc. Dado que el departamento de compras es el último departamento en ver las especificaciones específicas antes de entregarlas al proveedor, se requiere una inspección final.
Las inspecciones serán ineficaces si el personal del departamento de compras no está familiarizado con los productos o servicios que se solicitan. Por tanto, la evaluación del departamento de adquisiciones debe basarse en la profesionalidad para garantizar el carácter científico de las adquisiciones.
3. Capacidades de certificación informática.
Incluye principalmente cuatro aspectos.
(1) Analizar la información de certificación del proyecto, es decir, analizar y certificar los elementos materiales que deben comprarse. Esta es una tarea importante para los planificadores de adquisiciones. Generalmente, se puede hacer analizando de manera competente la información de certificación de varios tipos de materiales. Analizar miles de materiales será muy difícil o incluso imposible. Esto requiere que el personal de compras no sólo esté familiarizado con el negocio, sino que también aprenda a utilizar capacidades profesionales para analizar la situación de la compra de materiales.
(2) Calcular la capacidad de certificación general, es decir, determinar la cantidad total de productos o servicios adquiridos en el mercado de adquisiciones mediante el análisis de las capacidades de pedido de los proveedores.
(3) Calcular la capacidad para realizar la certificación, es decir, determinar la cantidad de proveedores disponibles en el centro de distribución en función de la capacidad de certificación general y la cantidad de proveedores que pueden proporcionar los productos y servicios a ser comprado.
(4) Determinar las capacidades de certificación restantes. Las capacidades de certificación restantes del material son la suma de las capacidades de certificación restantes de todos los grupos de proveedores.
4. Desarrollar un plan de certificación
El contenido de la formulación de un plan de certificación incluye:
(1) Comparación integral del equilibrio entre la demanda y la capacidad del mercado. una cierta La capacidad de oferta del mercado de cada material es diferente de la demanda en el centro de distribución. Una situación es que la oferta excede la demanda y la otra situación es que la oferta es menor que la demanda. Si se trata de la última situación, el departamento de adquisiciones debe realizar un balance integral para determinar la capacidad de adquisiciones restante y luego encontrar nuevos proveedores y abrir nuevos canales de suministro.
(2) Desarrollar un plan de certificación. Después de comparar y equilibrar, el centro de distribución formulará un plan de certificación de demanda de materiales y realizará planes de pedidos basados en este. La fórmula de cálculo de la cantidad de materiales certificados es la siguiente:
Cantidad de materiales certificados = cantidad de muestras requeridas + cantidad requerida para inspección y ensayo + cantidad de maniobras de muestra
5. Preparar un plan de pedidos
Este es el primer paso para ordenar el trabajo e incluye principalmente cuatro aspectos.
(1) Pronosticar la demanda del mercado. Para formular planes de pedidos más precisos, es necesario dominar los pedidos de los clientes y los planes de demanda del mercado, y descomponer aún más el plan de demanda de producción.
(2) Determinar las necesidades de producción Las necesidades de producción de una empresa están determinadas por el plan de producción. Los planificadores de adquisiciones deben profundizar en la producción real, aprender y dominar la planificación de la producción y el conocimiento de los procesos, a fin de comprender la demanda de producción de materiales y determinar las necesidades de producción de la empresa.
(3) Prepare información relevante sobre el entorno de pedidos, incluida la información del proveedor de materiales de pedido, información de proporción de pedidos, información de embalaje, ciclo de pedidos, etc. Los centros de distribución generalmente utilizan sistemas de información computarizados para gestionar la información ambiental de las órdenes de compra de materiales.
(4) Desarrollar instrucciones del plan de pedidos, que incluyen: instrucciones del plan de pedidos (nombre del material, cantidad requerida, fecha de llegada, etc.), tabla del plan (plan de demanda del mercado, plan de demanda de producción, información del entorno del pedido).
6. Evaluar los requisitos de pedido
Solo evaluando con precisión los requisitos de pedido para la adquisición de materiales se puede calcular la capacidad de pedido y proporcionar una referencia para formular un buen plan de pedido. Incluye principalmente tres aspectos: analizar la demanda del mercado, analizar la demanda de producción y determinar la demanda de pedidos.
7. Calcular la capacidad de pedidos
Calcular la capacidad de pedidos es una parte importante del plan de adquisiciones. Sólo calculando con precisión la capacidad de pedidos podemos comparar la demanda y la capacidad y, finalmente, formular un plan de pedidos correcto después de un equilibrio integral. El cálculo de la capacidad de pedidos incluye cuatro aspectos: analizar la información de suministro del proyecto, calcular la capacidad general de pedidos, calcular la cantidad de pedidos recibidos y determinar la capacidad de pedidos restante.
8. Desarrollar un plan de pedidos.
Esta es la última parte del plan de adquisiciones y la parte más importante. Una vez completado el plan de pedido, el trabajo de adquisición se puede realizar de acuerdo con el plan. El contenido del pedido incluye dos aspectos: cantidad del pedido y tiempo del pedido.
Cantidad de pedido = cantidad de demanda de producción - cantidad planificada de inventario existente + cantidad de stock de seguridad
Tiempo de pedido = tiempo requerido para la llegada - ciclo de certificación - ciclo de pedido - tiempo de reserva
(3) Selección de proveedores
La selección de proveedores es un factor clave en el éxito o fracaso de la gestión de adquisiciones.
Un proveedor adecuado puede proporcionar suministros adecuados, de alta calidad, en cantidad suficiente, a precios razonables, a tiempo y con un buen servicio postventa. Se deben tomar decisiones básicas a la hora de seleccionar un proveedor. La primera es decidir si producir internamente o subcontratar; la segunda es optar por la subcontratación, lo que requiere una serie de evaluaciones para determinar el proveedor. Para llevar a cabo eficazmente el trabajo de adquisiciones, el departamento de adquisiciones del centro de distribución debe considerar el estado de presentación del contrato de viaje de negocios del proveedor, la lista de clasificación de los artículos materiales comprados por él mismo, etc. Después de seleccionar el proveedor de material, el personal de compras correspondiente del centro de distribución emitirá una orden de compra.
(4) Preparación de órdenes de compra
En algunos casos, el centro de distribución logística y el proveedor han firmado un acuerdo de venta de determinados materiales. En este caso, ambas partes pueden suministrar. realizado de acuerdo con el acuerdo de venta. Sin un acuerdo de venta, el centro de distribución debe preparar una orden de compra. La orden de compra debe ser por escrito, incluso si la orden de compra se realiza por teléfono, se debe complementar una orden por escrito.
(5) Seguimiento de mercancías
Después de enviar la orden de compra al proveedor, el centro de distribución debe realizar un seguimiento del pedido o solicitud de las mercancías. En algunas empresas, incluso hay personal de seguimiento e urgencia a tiempo completo. El seguimiento es el seguimiento rutinario de las órdenes de compra para garantizar que los proveedores puedan cumplir con los compromisos de entrega. El seguimiento también puede ayudar a identificar problemas en las adquisiciones, como problemas de calidad del producto, problemas de transporte, etc. El centro de distribución puede comunicarse con los proveedores para resolver los problemas lo más rápido posible.
Los recordatorios tienen como objetivo presionar a los proveedores para que cumplan mejor sus compromisos de envío. Si el proveedor no cumple bien el acuerdo de compra, el centro de distribución debe tomar las medidas adecuadas, incluida la amenaza de cancelar pedidos y futuras actividades comerciales. En general, los proveedores son seleccionados mediante un proceso riguroso y por lo tanto su crédito por el cumplimiento del acuerdo de compra es confiable, y los recordatorios solo se aplican a una pequeña porción de la orden de compra. Sin embargo, cuando la oferta es escasa o la competencia es feroz, acelerar los envíos se vuelve particularmente importante.
(6) Aceptación de mercancías
Muchos centros de distribución han establecido funciones especiales de aceptación de carga. El objetivo básico de la aceptación de mercancías es garantizar que las mercancías solicitadas por el comprador hayan llegado realmente; verificar si las mercancías que llegan están intactas para garantizar que la cantidad llegada sea consistente con la cantidad del pedido y enviar las mercancías al destinatario designado; Almacén para almacenamiento o tránsito. Durante la aceptación de mercancías, en ocasiones puede haber escasez de mercancías. Esta situación puede deberse a pérdidas durante el transporte; también puede deberse a una cantidad de envío insuficiente; en todos estos casos, el departamento de aceptación debe redactar un informe detallado al proveedor.
(7) Registros de pago y actualización
Una vez completada la aceptación de la mercancía, el departamento de compras pagará al proveedor de acuerdo con el acuerdo de compra. Esta parte se centra principalmente en la revisión de facturas.