100 preguntas sobre gestión de proyectos: diez áreas principales (consejos para la gestión de proyectos de NetEase)

Definición de la Guía del Sistema de Conocimiento de Gestión de Proyectos;

Un proyecto es un esfuerzo temporal que crea un producto, servicio o logro único.

La gestión de proyectos es la aplicación de diversos conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

En resumen, la gestión de proyectos se refiere a la combinación de varios sistemas, métodos y personal que completan todo el trabajo del proyecto dentro del tiempo, presupuesto y objetivos de calidad especificados, y planifican, dirigen y controlan los recursos organizacionales.

PMI divide la gestión de proyectos en cinco grupos de procesos, diez áreas de conocimiento y 49 subprocesos.

Entre las diez áreas principales de la gestión de proyectos, el contenido del trabajo de la gestión de proyectos se divide en: gestión de integración, gestión del alcance, gestión del tiempo y gestión de costos.

Gestión de clientes, gestión de calidad, gestión de recursos humanos, gestión de comunicación, gestión de partes relacionadas (stakeholders), gestión de riesgos y gestión de adquisiciones.

Entre ellas, el cronograma, el costo, la calidad y el alcance son las cuatro áreas principales, y el riesgo, la comunicación, las adquisiciones, los recursos y la gestión de partes relacionadas (partes interesadas) son las cinco áreas auxiliares y 1 área general, de la siguiente manera Como se muestra en la figura:

Lo siguiente se demostrará a través de un escenario de aplicación típico: recientemente, el departamento tiene una gran cantidad de nuevos empleados y el desarrollo comercial implica cada vez más cooperación entre departamentos. El dirigente espera organizar un partido de baloncesto entre departamentos para que todos puedan familiarizarse con él lo antes posible.

Después de recibir esta tarea, podemos intentar realizar rápidamente un análisis y un pensamiento completos y efectivos desde las siguientes diez perspectivas de acuerdo con las diez áreas principales de la gestión de proyectos.

¿Quiénes serán tus stakeholders en esta actividad? ¿Cuál es el efecto esperado de la actividad por parte del patrocinador del proyecto? Por ejemplo, potenciar el trabajo en equipo y potenciar la cohesión.

Además, ¿hay más partes interesadas potenciales en este proyecto que puedan contribuir al éxito del evento? Por ejemplo, después de comprenderlo un poco, descubre que el departamento de recursos humanos acaba de establecer un grupo de formación de equipos y está dispuesto a patrocinar el evento. Luego, hay que pensar en cómo conseguir ese patrocinio. ¿Qué necesita el Director de Recursos Humanos del evento?

Finalmente, después de analizar a tus stakeholders, debes pensar en cómo gestionar mejor las expectativas e influencias de los stakeholders. ¿Quién debe tomar las distintas decisiones en el evento? ¿Cómo deberían participar las partes interesadas?

Después de analizar las necesidades de todas las partes interesadas, podemos definir mejor el alcance de la ejecución del proyecto. Su principal tarea durante este proceso es determinar qué hacer para satisfacer mejor las expectativas de todas las partes.

Por ejemplo, ¿cuál es el objetivo esperado de este partido de baloncesto? ¿Presta más atención a la participación e inversión en actividades, a la cooperación e intercambios entre departamentos o al impacto externo de las actividades? Desea asegurarse de diseñar el plan del evento en torno a los objetivos deseados y luego identificar con más detalle las tareas específicas que se completarán antes, durante y después del evento.

Para convertir los ideales en realidad, debemos hacerlo paso a paso. La gestión del progreso significa que es necesario planificar los pasos por fases y aclarar los resultados previstos y el progreso temporal de cada hito.

Por ejemplo, la duración total de la actividad es de un mes, por lo que puedes dividirla en cuatro fases:

Fase 1, iniciar el proyecto y determinar el esquema de diseño del programa <; /p>

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La segunda etapa es planificar e implementar la inversión de recursos humanos;

La tercera etapa es determinar el proceso de actividad específico y la división detallada del trabajo y completar el trabajo preparatorio antes de la actividad;

La cuarta etapa es hacer un buen trabajo en la planificación general y operación del lugar el día del evento.

Piensa en cuál es el presupuesto de tu evento. ¿Cuándo llegarán los fondos? ¿Cómo usarlo? Preste atención a qué gastos son los más altos en todo su presupuesto, como una costosa tarifa de entrenamiento. Luego, hay que juzgar los posibles retornos de esta inversión, es decir, ¿se está gastando el dinero sabiamente? En resumen, debemos pensar en cómo gestionar la inversión en proyectos de manera más efectiva desde una perspectiva global para lograr los resultados esperados que se ajusten mejor a los objetivos.

Desde esta perspectiva, es necesario determinar los criterios para el éxito de esta actividad: ¿el número de participantes, la satisfacción de los participantes, la satisfacción de los directivos o el efecto de la comunicación externa? Luego, de principio a fin, piense qué procesos y métodos necesarios deben introducirse para garantizar el logro de la actividad.

¿Con qué recursos básicos cuenta la empresa? Como canales de publicidad, diseñadores y apoyo financiero. Además, ¿quién en la empresa puede ofrecerse como voluntario para apoyar el evento? ¿Qué artículos puede proporcionar la empresa para eventos?

Después de determinar los recursos disponibles de la empresa, es necesario seguir pensando en qué más necesita adquisiciones externas. ¿Qué tareas requieren apoyo externo? Si los fondos son limitados, ¿se puede obtener apoyo externo adicional mediante el intercambio de recursos?

Desde esta perspectiva, lo que hay que considerar es cómo se comunican el equipo de planificación del evento y el equipo de ejecución. ¿Cuál es el método y frecuencia de comunicación con patrocinadores y patrocinadores? ¿Cómo mantiene una transferencia eficiente de la información del proyecto dentro y fuera del equipo y qué métodos utiliza para sincronizar el progreso?

Es necesario conocer qué riesgos pueden obstaculizar el éxito de los partidos de baloncesto, como factores climáticos, factores de sede, control de tráfico, limitaciones financieras de los patrocinadores, retrasos en el suministro de material, suspensión de actividades por cambios. en políticas internas y externas de la empresa, voluntarios a tiempo parcial Pérdidas por fuerte presión empresarial, etc. Es necesario realizar una identificación sistemática de los riesgos con antelación y formular estrategias de respuesta a diferentes niveles.

La gestión integrada consiste en decirle al director del proyecto cómo coordinar la situación general, integrar y coordinar los conflictos de intereses y los acuerdos de trabajo en todos los aspectos, y "adaptar" los procesos, métodos y herramientas apropiados de acuerdo con los objetivos del proyecto. actividades en una situación en constante cambio para lograr el efecto óptimo global.

Cuando vea esto, descubrirá que incluso las actividades simples de formación de equipos no son fáciles de realizar bien. Se requiere un marco de pensamiento multifacético para guiar la práctica.

Las diez áreas principales de la gestión de proyectos proporcionan diez perspectivas de pensamiento efectivas, que cubren todos los aspectos de la operación del proyecto que podamos imaginar. No importa cuán difícil o complejo sea el proyecto, los elementos involucrados son solo estos. Puede aprender del marco que acabamos de usar para desmantelarlo, organizarlo uno por uno y ordenar las cosas rápidamente.