Responsabilidades laborales del back office de ventas
El back office de ventas es un puente de comunicación dentro y fuera del departamento de ventas, y también un enlace para contactar con los clientes. Desempeña un papel decisivo en el departamento de ventas. Las siguientes son las responsabilidades del trabajo del back office de ventas. Lo he compilado para usted, solo como referencia.
Parte 1: Responsabilidades del back office de ventas
Para una empresa, el trabajo del back office de ventas es un puente para que el personal de ventas se comunique interna y externamente, es un vínculo entre los clientes y desempeña un papel importante. Papel decisivo, por lo que todo el trabajo del departamento comercial debe ser revisado por dos o más personas para garantizar que todo sea infalible.
1. Realizar un seguimiento y supervisar la ejecución de los contratos, establecer un "Programa de ejecución del contrato" para cada contrato y compilar estadísticas de ejecución del contrato mensuales, trimestrales y anuales. Informar los resultados al director de ventas, gerente regional y gerente comercial. Si es necesario, el estado de ejecución del contrato se puede comunicar al cliente.
2. Preparar planes de trabajo anuales y mensuales y planes de retiro y uso de fondos; resumir y resumir el retiro de fondos anual y mensual y el uso de fondos en cada área; Supervisar el uso de los gastos comerciales de acuerdo con las regulaciones
3. Establecer un libro mayor contable y cuentas detalladas de acuerdo con la política de marketing de la empresa y registrar cuentas detalladas a tiempo.
4. enviar y procesar, conservar todas las llamadas, cartas y documentos comerciales. Entregar y procesar los comentarios de los clientes de manera oportuna. Crea un perfil de usuario.
5. De acuerdo con el sistema de gestión de marketing de la empresa, llevar a cabo de forma precisa y eficaz la contabilidad, la gestión y los servicios de los gastos de ventas del personal empresarial, como la liquidación y el reembolso de los gastos de viajes de negocios, la contabilidad de salarios y bonificaciones. , etc.
6. Estadísticas e informes sobre el desempeño del contrato, retiro de capital y gastos comerciales cada mes
7. Hacer un buen trabajo conectando a los distribuidores de acuerdo con los requisitos del contrato; >
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8. Preparar los detalles de las cuentas por cobrar de acuerdo con el contrato y administrar las cuentas por cobrar;
9. Ayudar al personal comercial a cobrar los pagos; proporcionar cuentas por cobrar e información relacionada; >
10. Ayudar al personal de ventas a redactar documentos comerciales.
11. Recopile información de mercado según sea necesario y proporcione sesiones informativas todos los días, e informe al director de ventas por correo electrónico.
12. Complete otras tareas asignadas por el líder.
Parte 2: Responsabilidades del trabajo administrativo de ventas
1. Responsable de la carga y distribución oportuna de avisos, documentos, información y situaciones más recientes de la empresa.
> 2. Asistencia El personal del negocio atiende adecuadamente las quejas de los clientes. Transmitir y procesar los comentarios de los clientes de manera oportuna;
3. Organizar y preparar la información requerida por el personal comercial, como documentos, materiales, muestras, páginas en color, tarjetas de colores, encabezados de materiales, etc. /p>
4. Responsable del envío y recepción de información y documentos relevantes del departamento, así como de su clasificación y archivo, y del llenado preciso de diversos informes y formularios
5. Resumir y preparar resúmenes de trabajo anuales, mensuales y semanales del personal comercial y supervisar Informar el desarrollo del mercado y el estado de desarrollo de nuevos clientes del personal comercial y presentarlo al director de marketing para que la empresa pueda establecer un sistema completo de gestión de ventas
6. Ayudar al personal comercial a clasificar las facturas de gastos de viaje y verificar los formularios de reembolso de gastos de viaje para el personal comercial, el mapa de ruta del viaje de negocios y los detalles de los gastos, y supervisar el uso de los gastos comerciales de acuerdo con las regulaciones.
7. Resumir la asistencia mensual y los días de viajes de negocios del personal comercial para facilitar la evaluación del personal comercial;
8. Desarrollar resúmenes de contratos de ventas mensuales, trimestrales y anuales, realizar un seguimiento y supervisar la implementación del contrato, establecer un " Calendario de Ejecución de Contratos" para cada contrato y preparar estadísticas de desempeño de contratos mensuales, trimestrales y anuales. Informar los resultados al gerente de la empresa de ventas y al gerente de ventas. Si es necesario, el estado de ejecución del contrato se puede enviar al cliente.
9. Prepare los detalles de las cuentas por cobrar de acuerdo con el contrato, administre las cuentas por cobrar y proporcionar cuentas por cobrar e información relacionada, y ayudar al personal comercial a cobrar pagos
10 y generar informes sobre el desempeño del contrato, el retiro de fondos y los gastos comerciales cada mes; Ayudar al personal comercial a redactar documentos comerciales y preparar documentos de licitación.
Preparar los documentos estipulados en el contrato, como informes de inspección de calidad, certificados de conformidad y otros documentos relacionados, así como copiar y sellar materiales diarios.
12. Comunicarse estrechamente con el departamento de producción y completar el trabajo como sea posible; requerido por el contrato Trabajo de conexión, personalización, ejecución, finalización, entrega y registro del contrato, para que todo el proceso esté bien documentado
13. Establecer un sistema de gestión de archivos de clientes: que incluya contactos, preguntas y; detalles del contrato, etc.
14. Comunicarse estrechamente con el departamento de logística para comprender la situación de entrega del producto
15. Establecer un mecanismo de reserva de facturas de acuerdo con la política de marketing de la empresa para garantizar que; la factura se emite con confianza. Bien documentada y bien documentada;
16. De acuerdo con el sistema de gestión de marketing de la empresa, llevar a cabo de forma precisa y eficaz la contabilidad, la gestión y los servicios de los gastos de ventas del personal empresarial. tales como la liquidación, reembolso y contabilidad de comisiones de gastos de viajes de negocios
17. Coordinar con el personal financiero la entrega y cobro de pagos
18. Coordinar los negocios de conciliación con el; el personal financiero de la empresa y las unidades de atención al cliente;
19. Responsable de la recepción de visitantes internos y externos;
20. Participar en las reuniones y ser responsable de llevar las actas de las reuniones y organizar el trabajo; /p>
21. Completar otras tareas asignadas por el líder.
Parte 3: Responsabilidades del Back Office de Ventas
1. Contacto con el personal de marketing y ventas
1. Recopilación de informes de resumen de trabajo semanal y datos de ventas de mercado, Organizar e informar al supervisor de manera oportuna.
2. Intercambiar información entre el personal de ventas y la empresa, mantener comunicación telefónica con el personal de marketing en todo momento y comunicar las políticas de ventas y los documentos de la empresa de manera oportuna.
(1) Recopilación de la información requerida por el personal de ventas (incluida la producción de documentos de licitación).
(2) Preparación de materiales diarios (incluidos suministros de oficina, tarjetas de presentación y páginas en color); y otros materiales de venta) );
(3) Ordenación de cuentas por cobrar y registros de cobro de pagos;
3. Elaboración de contratos de venta e ingreso de productos de venta al sistema.
2. Gestión de mailing, entrega, facturación, socios comerciales, etc.
1. Gestión de materiales de venta
(1) Documentos, materiales, Muestras , páginas a color, etc. (revisión por dos o más personas);
(2) Registro, inspección y verificación de materiales enviados; registro de recolección y distribución de muestras
( 3; ) Verificación, registro y archivo de materiales de clientes comerciales (licencias, certificados, información de facturación
(4) Recibir, enviar, procesar y conservar todas las llamadas, cartas y documentos comerciales
<; p > (5) Transmitir y procesar los comentarios de los clientes de manera oportuna;2. Archivar y registrar los contratos de compra y venta
Seguimiento y supervisión de la ejecución del contrato (es decir, el negocio). formulario de contacto) (ingreso, seguimiento y supervisión), y elaborar estadísticas mensuales, trimestrales y anuales de cumplimiento de contratos. Reportar los resultados al gerente de ventas y al gerente general. Si es necesario, el estado de ejecución del contrato se puede comunicar al cliente.
3. Envío/devolución
Registre la cantidad de productos enviados/devueltos, el tiempo de envío/devolución, verifique con el vendedor si realiza una devolución y registre el motivo de la devolución. y si es necesario, antes del envío, todos los registros de envío/devolución deben clasificarse cuidadosamente para consultas de vendedores y líderes superiores, establecer un libro mayor contable y cuentas detalladas de acuerdo con la política de marketing de la empresa, y registrar cuentas detalladas a tiempo.
4. Facturación
Antes de facturar, es necesario confirmar si el tipo facturado, el precio unitario y la cantidad son consistentes con el contenido del pedido. Mantenga registros de facturación para consultas y verificación, e inste al personal empresarial a cobrar las cuentas adeudadas.
3. Gestión interna del departamento comercial.
1. Copiado, estampado, etc. de materiales diarios.
2. Impresión de tarjetas de visita, liquidación de tarifas de envío urgente, etc.
3. Consulte el correo electrónico de la empresa, el QQ de la empresa y los sitios web de la industria (principalmente sitios web de ofertas) todos los días para recopilar información comercial y de ofertas.
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