¿20 consejos PPT de uso común?

1 Iniciar PPT rápidamente

¿Cómo iniciar PPT en 1 segundo cuando necesitas abrir PPT? Además de la configuración comúnmente utilizada de accesos directos del software PowerPoint al escritorio, existen dos métodos más rápidos.

_El primer método consiste en fijar el software de PowerPoint a la barra de tareas.

Incluso si el software PowerPoint está cerrado, permanecerá en la barra de tareas. De esta manera, puedes hacer clic en el icono de la barra de tareas para iniciarlo rápidamente.

_El segundo método consiste en configurar la tecla de acceso directo para iniciar el software PowerPoint.

Haga clic en el acceso directo del software PowerPoint en el escritorio, haga clic derecho y vea las propiedades. Encontrará que la tecla de acceso directo predeterminada es ninguna. Puede configurarla usted mismo en "Ctrl+Alt+P". .

Los dos métodos súper simples anteriores también se pueden usar en Word, Excel y otro software.

Teclas de acceso directo de 2PPT

Hay muchas teclas de acceso directo en PPT. Creo que las más familiares son Ctrl+A para seleccionar todo, Ctrl+C/Ctrl+V para copiar y pegar. y Ctrl+X para cortarlos.

De hecho, existe una versión mejorada de copiar y pegar Ctrl+Shift+C (formato de copia)/Ctrl+Shift+V (formato de pegar). Mantenga presionada la tecla Mayús para insertar formas y podrá dibujar círculos, cuadrados, triángulos regulares, líneas rectas, etc.

Otros incluyen la combinación Ctrl+G, la descombinación correspondiente es Ctrl+Shift+G, F2 para cambiar el nombre, F4 para repetir el paso anterior, jugar con la tecla B de pantalla negra, jugar con la tecla W de pantalla blanca tecla , reducir texto Ctrl+[, ampliar texto Ctrl+], negrita Ctrl+B, cursiva Ctrl+I, subrayado Ctrl+U, etc.

3 Barra de herramientas de acceso rápido

Coloque las funciones de menú utilizadas con frecuencia en la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que no necesite hacer clic con el mouse varias veces cuando las use.

Puedes agregar configuraciones en la barra de herramientas de acceso rápido en las opciones de PowerPoint. Generalmente, las más utilizadas son alinear objetos, rotar objetos, fusionar formas y ajustes de capas.

4PPT Master

El llamado maestro es en realidad la base para todos los diseños y estilos de página de PPT. Las diapositivas maestras controlan la apariencia de toda su presentación, incluidos colores, fuentes, fondos, efectos y todo lo demás. Configurar un buen maestro puede hacer que PPT sea más eficiente.

Después de la configuración, puede hacer clic en la página de vista previa a la izquierda en la página de edición de PPT, hacer clic derecho y seleccionar el diseño previamente configurado del diseño.

Si encuentra que hay un logotipo en su PPT que no se puede eliminar, no lo piense demasiado. Lo más probable es que esté colocado en la versión maestra. Puede eliminarlo ingresando a la versión maestra.

A menos que configure específicamente un maestro, normalmente uso la página en blanco en el maestro predeterminado cuando hago PPT. Debido a que el diseño predeterminado de PPT es tan pobre, a menudo es necesario eliminar los marcadores de posición feos que ocupan espacio en la página de edición. Por supuesto, será particularmente útil si los marcadores de posición se pueden configurar por completo.

Lo que necesita una explicación especial aquí es el marcador de posición (el cuadro de puntos que viene con el maestro, donde puedes colocar texto e imágenes para fijar el formato y la posición) y el cuadro de texto (insertado desde la página de edición de PPT). menú, que sólo se puede Poner texto) ¡son dos cosas diferentes!

La forma más sencilla de insertar números de página es insertar el número en el pie de página. Puede ajustar el formato y la posición específicos en el patrón.

5 Configuraciones de estilo predeterminadas

La fuente predeterminada del software PPT hace mucho tiempo era Song Dynasty. Más tarde, probablemente a partir de Office 2013, la fuente predeterminada de PPT era la fuente isoline. Sin embargo, a muchos usuarios de PPT todavía no les gustan las fuentes isolíneas. Al mismo tiempo, debido a las preferencias de estilo de fuente y a razones de derechos de autor de las fuentes, pueden establecer directamente el formato predeterminado del texto, como las fuentes gratuitas y comerciales de la serie Siyuan. Será muy conveniente utilizar el formato que haya configurado la próxima vez.

Del mismo modo, también podemos utilizar el mismo método para establecer formatos predeterminados para objetos de forma e imagen.

6 Configuraciones de formato de tema

Configuraciones de estilo de tema, cuando estoy creando plantillas o haciendo PPT para la empresa, con el fin de unificar el estilo de todo el PPT, especialmente el color del tema y fuente, configuraré el formato del tema PPT y le pondré un nombre antes de hacer oficialmente el PPT.

La ventaja de esto es que cuando tu jefe no está satisfecho con todo el color y la fuente de tu PPT, te pide que cambies otros estilos de combinación de colores para que él elija. Puedes realizar un cambio importante en la cara. cambiando de tema en un segundo, ahorrando tranquilidad.

7 Reemplazo de texto y fuentes con un solo clic

Además, PPT también viene con una herramienta con un solo clic para reemplazar fuentes, simplemente haga clic en "Reemplazar" en "Buscar" en la extremo derecho de la barra de menú. Haga clic en "Reemplazar" para reemplazar el contenido del texto y la fuente del texto.

8 Dos Pinceles de Formato

Dos pinceles que son particularmente útiles en PPT, uno es el pincel de formato y el otro es el pincel de animación. Con la misma técnica de uso, el pincel solo se puede aplicar una vez con un clic y se puede aplicar varias veces después de hacer doble clic.

9 Absorbedores de Color

Muchas veces, vemos algunos trabajos de diseño gráfico publicitario con una combinación de colores especialmente buena, pero sufrimos por no conocer los valores cromáticos de algunos colores. Además de usar el software de captura de pantalla QQ para verificar los valores de color, también puede colocar directamente la captura de pantalla de la imagen en el PPT y usar el absorbente de color incorporado para absorber directamente el color para su uso, lo cual es muy conveniente.

Diez pautas de alineación

Si desea que su diseño PPT sea más ordenado y razonable, especialmente cuando una página de PPT tiene muchos elementos acumulados, se recomienda encarecidamente activar la regla. , cuadrícula y línea de referencia. Además de abrirlo directamente en la vista de menú, también puede usar las teclas de método abreviado: Alt+F9 para mostrar (presionar nuevamente para ocultar) las líneas guía, y Shift+F9 para mostrar (presionar nuevamente para ocultarlas) las líneas de cuadrícula.

Además, no olvide comprobar las guías inteligentes cuando encienda las guías (indicaciones de alineación automática para facilitar la alineación).

Además de las líneas guía, las herramientas de alineación también son botones de alineación. Se recomienda configurarlas directamente al configurar la barra de herramientas de acceso rápido.

11 Capas y Panel de Selección

Al igual que PS, también hay capas en PPT. Si no tienes idea de capas, puedes imaginar varias piezas de vidrio apiladas una encima de otra.

Si hay menos capas de elementos apiladas arriba y abajo en su página PPT, puede ajustar directamente el orden superior e inferior. Pero si hay muchas capas, es difícil realizar ajustes precisos y convenientes. En este momento, el panel de selección es particularmente útil.

Utilice el panel de selección para encontrar rápidamente un elemento que desee encontrar en la página actual. También puede hacer clic en el icono del ojo para ocultar temporalmente los elementos que no necesitan modificarse para evitar que demasiados elementos interfieran. la operación.

12PPT viene con capturas de pantalla, grabaciones de audio y grabaciones de pantalla

Muchas veces, usamos QQ y WeChat para tomar capturas de pantalla, pero si no iniciamos sesión en estos dos programas, No podemos tomar capturas de pantalla. En este momento, la función de captura de pantalla que viene con PPT puede ayudarle. La función de captura de pantalla que viene con PPT está relativamente oculta. Simplemente haga clic en "Captura de pantalla" en "Insertar" en la barra de menú. Puede pegarlas instantáneamente en PPT con un solo clic.

Sin embargo, no recomiendo utilizar esta captura de pantalla completa, porque muchas veces solo necesitamos hacer una captura de una parte de la pantalla en lugar de la pantalla completa. Entonces, ¿qué debemos hacer? Simplemente haga clic en "Clip de pantalla" nuevamente. Puede seleccionar libremente la ubicación del área de captura de pantalla y luego pegarla en el PPT.

Además, hay funciones de grabación de audio y grabación de pantalla en la barra de menú "Insertar".

13 Herramientas de Traducción y Conversión al Chino Simplificado y Tradicional

14 Gestión de Secciones de Diapositivas

Si hacemos un PPT con un gran número de páginas, podemos dividirlo en capítulos para diferenciación y posicionamiento, es decir, gestión de secciones. Seleccione la diapositiva a la que desea agregar una sección, haga clic en "Sección" en la barra de menú y seleccione "Agregar sección" en el menú emergente.

Después de configurar una nueva sección, también puedes cambiar el nombre de las diapositivas seccionadas, eliminar secciones, eliminar todas las secciones, contraer todo y expandir todo. El efecto después de la gestión de secciones:

Compara y fusiona 15 diapositivas

Si has creado dos versiones de PPT y quieres descubrir las diferencias en las modificaciones de los dos PPT, o quieres a ¿Qué debo hacer si fusiono dos PPT diferentes? Por supuesto que hay una manera, y es utilizar la función revisar-comparar-seleccionar fusionar archivos.

No solo puedes fusionar dos PPT, también puedes ver la información modificada en la barra lateral derecha.

16 No confunda la función de combinación de PPT

En cuanto a la función de combinación, se mencionó en las teclas de acceso directo de PPT anteriores Combinando Ctrl+G, la desagrupación correspondiente es Ctrl+Shift. +G. Una combinación de obras. Se utiliza para convertir varios elementos en un paquete (que también se puede desagregar) de modo que estos elementos se puedan mover como un todo.

Si no puedes entenderlo, puedes imaginar que compraste una caja de fideos instantáneos, con más de veinte bolsas dentro, cada una de las cuales contiene fideos y condimentos. La combinación equivale a una bolsa de fideos instantáneos que envuelve la masa y los condimentos. Debe saber que la función del embalaje no es sólo imprimir información publicitaria en el exterior, sino que esencialmente es transportar productos independientes y empaquetarlos como un todo para su transporte.

Además, existe una "combinación" en PPT, pero esta "combinación" es una de las funciones de fusionar formas (también conocidas como operaciones booleanas), que consiste en combinar dos formas seleccionadas al mismo tiempo. tiempo en una forma, pero Las partes superpuestas de las dos formas se eliminan y esta operación es irreversible. La forma combinada no se puede dividir en formas originales independientes (a menos que se invierta la operación anterior).

Las animaciones no se reproducirán durante la proyección número 17

Si ha configurado muchas animaciones interesantes en su PPT y el tiempo de proyección del PPT es muy ajustado y no hay tiempo. para mostrarlo, en este momento, puede seleccionar "Sin animación durante la reproducción" durante la reproducción, para que todo el PPT sea estático.

Aquí repetiré algunas teclas de acceso directo para proyectar y reproducir PPT. Alt+F5 usa la vista del altavoz, F5 reproduce desde el principio, Shift+F5 reproduce la página actual y la tecla B para reproducir un negro. pantalla y la tecla W para una pantalla blanca.

Win+P se utiliza para proyectar la pantalla extendida:

18PPT se guardan en la gestión de recuperación

Como se mencionó anteriormente, PPT viene con funciones de exportación de PDF y video. , así como " "Medicina para el arrepentimiento PPT": configure "Avanzado" en las opciones de PPT (el número de deshacer es 150) y "Guardar" en las opciones: el intervalo de tiempo para guardar la información de recuperación automática es de 1 minuto.

Si la computadora falla o se reinicia repentinamente mientras estás haciendo PPT, ¿cómo puedes restaurar el archivo PPT recientemente modificado? Vuelva a abrir el software PPT, haga clic en "Archivo" para mostrar la barra lateral "Información" y podrá ver varias versiones diferentes que se han restaurado automáticamente recientemente en "Administrar presentaciones" para guardar los resultados de su trabajo en la mayor medida posible.

Además, haga clic en "Proteger presentación" para establecer una contraseña para abrir el PPT y proteger la privacidad de sus archivos para que no se filtren.

Por supuesto, incluso si se puede recuperar y restaurar de esta manera, se recomienda usar "Ctrl+S" para guardarlo a tiempo, preste atención para verificar la compatibilidad de la presentación. y marque para guardar la imagen de vista previa.

Además, también puedes incrustar fuentes especiales para que tu PPT se pueda mostrar normalmente en otras computadoras que no tengan estas fuentes especiales instaladas (Nota especial: algunas fuentes tienen restricciones de derechos de autor y es posible que no estén incrustadas) .

Compresión 19PPT

Si el archivo PPT que diseña es demasiado grande, debe comprimirlo.

_Comprimir imágenes:

Generalmente, la imagen que ocupa más calidad en un PPT puede tener una calidad excesiva, y la imagen se puede comprimir directamente. Desmarque "Solo para esta imagen" y seleccione una resolución de 150 ppp.

_Comprimir multimedia:

Además de comprimir imágenes, también puedes comprimir archivos multimedia incrustados, como audio y vídeo.

_Compresión general:

En las opciones de PPT, vaya a "Avanzado" para configurar el tamaño y la calidad de la imagen, como desmarcar "No comprimir imágenes en archivos" y reducir el valor predeterminado. Resolución (150ppi es suficiente). Además, también puede reducir la calidad del archivo eliminando diseños redundantes del maestro.

_Compresión de software:

La otra es utilizar un software de compresión PPT para la compresión PPT, como PPTminimizer. La siguiente imagen muestra la versión en inglés para uso de prueba. Puede descargar la versión en chino simplificado en línea.

20Extraer materiales de PPT

¿Cómo extraemos recursos multimedia de PPT, como imágenes, audio y vídeo?

_Método de descompresión

Existen dos métodos, el primero es mediante descompresión.

Primero, cambia la extensión del archivo. Cambie el nombre del sufijo del archivo original (extensión de archivo) pptx a zip.

Lo que debe tenerse en cuenta aquí es que debe abrir "Ver" en el administrador de recursos y marcar "Extensión de archivo" antes de que la modificación sea efectiva. De lo contrario, simplemente cambiar el nombre del archivo no nos resulta sencillo modificar la extensión. para cambiar el nombre del archivo.

Durante el proceso de modificación, se le preguntará: "Si cambia la extensión del archivo, el archivo puede quedar inutilizable. ¿Realmente desea cambiarlo?". Haga clic en "Sí".

Luego use un software de descompresión para descomprimir el archivo Zip en este momento, y podrá encontrar la carpeta multimedia en él, que contiene el material que queremos extraer.

Este método de operación es reversible. Después de la extracción, cambie el sufijo nuevamente a "pptx" para restaurar el PPT original. Por supuesto, también puedes crear directamente una copia del PPT, modificar el sufijo de extensión del archivo de la copia, descomprimirlo y extraerlo, para no tener que volver a cambiarlo.

Sin embargo, en general, este método de operación sigue siendo relativamente engorroso. Después de todo, existe otro método más eficiente, que les presentaré aquí.