¿Realmente se cancelarán los manuales de calidad y los documentos de procedimientos en 2015?
Según el sitio web oficial de ISO, el 5 de mayo se publicó el estándar del sistema de gestión de calidad ISO/FDIS 9001, que es de interés para la industria, lo que indica que la revisión actual de ISO 9001 ha sido básicamente finalizado. Yi O 9001: 2015 podrá lanzarse en septiembre de este año según lo previsto. Si ISO 9001: 2015 es el cambio más obvio, entonces los cambios en los documentos requeridos por el sistema pueden considerarse como uno de ellos, la cancelación del manual de calidad y los documentos de procedimiento es bastante interesante.
Los manuales y documentos de procedimientos juegan un papel muy importante en la implementación de la certificación de un sistema de gestión de calidad. Cualquiera que haya participado en la certificación estándar de una empresa quedará profundamente impresionado con estos documentos. Rompieron las reglas que se habían formado en el marco del sistema empresarial corporativo nacional y desempeñaron un papel activo en la estandarización de la gestión empresarial. Pero al mismo tiempo, cada vez más personas son criticadas y cuestionadas. Lo más importante es que muchas empresas, a los efectos de la certificación, no comprenden bien el significado de los documentos y convierten los manuales, documentos de procedimiento y sistemas corporativos en dos sistemas independientes, lo que hace que el fenómeno de las "dos capas de piel" sea cada vez más común. Mucha gente duda de que las normas sean útiles.
ISO también se ha percatado de este fenómeno. En esta revisión de la norma, se han eliminado los requisitos específicos para los documentos del sistema. Los documentos del sistema ya no se denominan "manuales de gestión" ni "documentos de procedimiento". En cambio, los derechos de denominación de los archivos se otorgan a las empresas.
El estándar establece:
El sistema de gestión de calidad de la organización debe incluir:
(1) Información documental requerida por este estándar;
(2) Información documentada determinada por la organización para asegurar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de la calidad.
(Nota: el número y el nivel de detalle de la documentación del sistema de gestión de la calidad pueden variar entre organizaciones, dependiendo de:
a) El tamaño de la organización, los tipos de actividades, los procesos, productos y servicios;
b) La complejidad del proceso y sus interacciones;
c) Las capacidades de las personas. )
Los requisitos estándar para los documentos se dividen en dos categorías, uno son los requisitos estándar y el otro es lo que la organización cree que debería ser.
Entonces, en comparación con la versión 2008, ¿cuáles son los cambios obvios en los requisitos de documentos de la nueva versión?
Se han cancelado los manuales de calidad, procedimientos y otros documentos claramente exigidos en las normas, y se utilizan de manera uniforme términos muy vagos como "información documentada". El significado es obvio, no importa qué método utilice, siempre que pueda explicarlo claramente y le resulte conveniente comprenderlo y utilizarlo, sin importar que se llame sistema o procedimiento.
No es necesario que los registros requeridos en toda la norma se llamen registros, siempre que pueda proporcionar evidencia convincente y no tenga que "producir" registros deliberadamente. La evidencia es mucho más extensa. No sólo se pueden utilizar texto, imágenes y sonidos como registros para muchos tipos de evidencia que antes no se podían registrar, sino que también se pueden proporcionar como evidencia rastros, información externa y análisis de datos.
Otra diferencia es que los estándares de evidencia ponen más énfasis en la evidencia de resultados, como 8.2.3 Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con productos y servicios, 8.4.2 Evidencia del establecimiento e implementación de la evaluación externa del proveedor. resultados, 8.4.3 Evidencia de los resultados del monitoreo del proveedor externo, etc. Comenzando con acciones como "evaluación", "establecimiento" e "implementación" y terminando con "evidencia de resultados", muestra que la norma enfatiza los resultados de las acciones más que las cosas mismas en términos de evidencia. Se trata más de si lo hiciste o no.
El contenido de la nueva versión de la norma proporciona una guía detallada para que el documento se adapte a la situación real de la organización. Lo que destaca es la adaptación, y debería haber algo más que simplemente tolerar la documentación con procesos organizativos complejos. En este punto, la nueva versión de la norma es la misma que la versión de 2008.
Entonces, ¿cómo escribir el archivo del sistema ISO9001? ¿Cómo juzgar? ¿Cómo lidiar con los documentos electrónicos? ¿Qué son los documentos extranjeros? vamos a ver.
¿Cómo escribir archivos del sistema?
Para las empresas, no existe un formato comercial unificado. Parece que hay más espacio para el desarrollo, pero en realidad los requisitos son más estrictos. Al igual que un niño pequeño, con la ayuda de un andador o de sus padres. Puede caminar de manera constante y rápida son cosas que deben perfeccionarse.
De hecho, cuando hablé de identificar riesgos y ejecutarlos posteriormente, dije algo sobre cómo redactar documentos, como:
El "manual de gestión" considera el sistema de gestión como un documento de procedimiento, ¿no es difícil de redactar? el documento? Para las empresas que no son de nueva creación, existe un sistema de gestión que no parte de cero. Con una base y un punto de partida determinados, la altura no es un gran problema.¿Cómo revisar los documentos del sistema?
Los cambios en los documentos del sistema han planteado requisitos más altos para las empresas y también han presentado nuevos requisitos para las agencias de consultoría y agencias de certificación. Cómo afrontar los próximos nuevos cambios en los documentos del sistema, cómo redactar documentos del sistema para empresas y cómo revisar la eficacia e idoneidad de los documentos del sistema empresarial. Es una pregunta ante la organización.
Un fenómeno concebible es que debido a la inercia, el ahorro de problemas y el pensamiento fijo, un número considerable de empresas o agencias de consultoría seguirán utilizando el formato de los documentos del programa del manual de gestión anterior al preparar los documentos del sistema. No hay nada malo en eso. Pero la pregunta es si alentar que esto continúe. Las ventajas de este método son una mayor coherencia, menos problemas y una lectura más clara, pero las desventajas también son obvias, como la dificultad de implementación e implementación, dos máscaras, pretensión y separación de la situación real de la empresa, etc. Por tanto, desde la perspectiva de una agencia consultora, la clave para el desarrollo sostenible es reducir costes y crear un conjunto de documentos del sistema operativo basados en la situación real de la empresa. Las agencias de certificación deben reconocer los diversos cambios en los documentos del sistema, estar familiarizados con la connotación de los estándares y ser capaces de identificar la efectividad e idoneidad de los diversos sistemas que puedan enfrentar, lo que plantea mayores requisitos para sus capacidades profesionales y actitud abierta. . Al mismo tiempo, también se debe alentar a las empresas a formular documentos del sistema que sean consistentes con la realidad y que realmente desempeñen un papel en la mejora de la gestión.
Archivos electrónicos
Para archivos en formato electrónico, ya sean documentos editables de Office, archivos PDF, imágenes, vídeos, audios, animaciones, archivos cifrados, archivos continuos, código fuente, Cloud Los archivos de disco que no se pueden editar sin permiso, o incluso los archivos que no se pueden editar después de la compilación, requieren más atención a la protección de archivos que los archivos en papel. Si no existen condiciones específicas de reescritura y copia para archivos en formato electrónico, es imposible dejar rastros y es más probable que los defectos de los archivos sean catastróficos. Los permisos de control de documentos dentro de la organización son clave.
Además, el control de cambios (identificación y trazabilidad) se puede realizar con la ayuda de información cuando sea necesario, por ejemplo cuando el sistema de archivos es muy complejo o se actualiza demasiado rápido.
¿Qué tipo de documentos son documentos extranjeros?
Los documentos que no son requeridos por el sistema y necesitan ser comunicados y ejecutados dentro de la organización son documentos externos. La identificación de documentos externos debe clasificarse, recopilarse y controlarse en función de los resultados de identificación y gestión de las partes relevantes (ver 4.2) y los planificadores (6.1).
Según las partes relevantes identificadas en 4.2, después de recopilar los documentos relacionados con los requisitos de gestión de calidad propuestos y emitidos por ellos e identificar su necesidad, los documentos emitidos por ellos serán documentos externos. Incluye principalmente:
(1) Documentos pelirrojos emitidos por el gobierno y superiores, leyes, regulaciones y reglas promulgadas por los departamentos pertinentes;
(2) Normas nacionales relacionadas con productos y servicios, estándares industriales, estándares técnicos, estándares de productos y estándares de inspección;
(3) Leyes internacionales, convenciones y leyes y regulaciones extranjeras involucradas en el producto;
(4) Dibujos de diseño proporcionada por los clientes, documentos de proceso e información técnica;
(5) Información técnica e informes proporcionados por socios y proveedores;
(6) Universidades, escuelas técnicas, instituciones de investigación y evaluación de habilidades instituciones Información y requisitos proporcionados sobre capacitación y desarrollo de capacidades;
(7) Comentarios y quejas de los clientes;
(8) Informe de encuesta de satisfacción externa;
(9 ) Informes oficiales sobre región, folclore, geología, clima, economía, humanidades, etc. relacionados con productos y servicios;
(10) Informes, declaraciones, comunicaciones, documentos e información técnica importantes de los competidores;< / p>
(11) Organizar reportajes informativos relacionados con la gestión de la calidad.