¿Qué significa OA?

La automatización de oficinas (OA: OFFICE AUTOMATION) utiliza tecnología de Internet/Intranet y se basa en el concepto de flujo de trabajo para permitir que el personal interno comparta información de manera conveniente y rápida y trabaje en conjunto de manera eficiente, cambiando el manual complejo e ineficiente; El método de oficina realiza una recopilación y procesamiento de información rápidos y completos, proporcionando una base científica para la gestión y la toma de decisiones empresariales. El grado en que una empresa implementa la automatización de oficinas es también una medida de su gestión moderna.

Aunque muchas aplicaciones de software, como Lotus 1-2-3 y las series MS Office, pueden mejorar la eficiencia de la oficina, éstas

son sólo para oficinas personales. La automatización de oficinas no sólo tiene en cuenta la mejora de la eficiencia de la oficina personal, sino que, lo que es más importante, puede realizar el trabajo colaborativo en grupo. Trabajo colaborativo significa el intercambio de información, coordinación y cooperación del trabajo. Gracias a la existencia de Internet, este tipo de comunicación y coordinación se puede completar casi instantáneamente y no hay necesidad de preocuparse por si la otra parte está al lado del teléfono o si hay una máquina de fax disponible. El trabajo grupal aquí mencionado puede incluir a un grupo de trabajadores que se encuentran ampliamente distribuidos geográficamente, o incluso distribuidos en varios lugares del mundo, de modo que sus horarios de trabajo sean diferentes.

La ofimática puede integrarse muy estrechamente con el negocio de una empresa, e incluso puede personalizarse. Por tanto, funciones como la recopilación de información, la consulta y las estadísticas pueden estar estrechamente relacionadas con negocios específicos. Los operadores sólo necesitan hacer clic en un botón para obtener los resultados deseados, lo que facilita enormemente la gestión y la toma de decisiones de los líderes empresariales.

La ofimática también es un canal para que las empresas se conecten con el mundo entero. La red de intranet de la empresa se puede conectar a Internet. Por un lado, los empleados de una empresa pueden buscar información técnica relevante y las condiciones del mercado en Internet y ponerse en contacto con clientes y socios existentes o potenciales; por otro lado, otras empresas pueden acceder a la información empresarial que usted publica en el mundo exterior; Internet, como introducción, rendimiento de producción y operación, alcance comercial, productos/servicios y otra información. Esto desempeña el papel de publicidad y presentación. Con la promoción de la ofimática, cada vez más empresas se conectarán a Internet a través de sus propias redes de intranet, por lo que el potencial para este tipo de comunicación online será enorme.

El grado actual de automatización de oficinas en las empresas se puede dividir en las siguientes cuatro categorías:

Comenzó lentamente, todavía usando computadoras sin acceso a Internet, usando la serie MS Office, la aplicación de la serie WPS. Software, etc. Mejora la eficiencia de la oficina personal.

He establecido mi propia red de intranet, pero no existe un buen sistema de aplicaciones para respaldar el trabajo colaborativo, por lo que sigue siendo una oficina personal. La red está inactiva y la inversión de la empresa no produce los beneficios esperados.

Al haber establecido su propia red intranet, los empleados de la empresa intercambian información a través del correo electrónico y logran un trabajo colaborativo limitado, pero los beneficios no son obvios.

Ha establecido su propia red de intranet; utiliza un sistema de automatización de oficina general rediseñado; puede respaldar mejor el intercambio de información y el trabajo colaborativo, y tiene canales de información fluidos para comunicarse con el mundo exterior a través de Internet. los productos, tecnologías y servicios de la empresa; la red de intranet ha producido beneficios positivos para las operaciones de la empresa. Ahora estamos desarrollando o ya utilizamos un sistema integral de automatización de oficinas personalizado para que las empresas logren la gestión científica y la toma de decisiones, mejoren la competitividad de la empresa y permitan que la empresa continúe creciendo y desarrollándose.

La ofimática se ha convertido en un conocimiento común en el mundo empresarial. Muchas empresas se dan cuenta de que desarrollar la automatización de oficinas lo antes posible y tomar una posición de liderazgo ayudará a mantener las ventajas competitivas y a formar un círculo virtuoso para el desarrollo empresarial.

La implantación de la ofimática debe considerar la situación real de la empresa, principalmente la fortaleza económica de la misma.

Según el análisis anterior, el primer tipo de empresa requiere más inversión para construir la automatización de oficinas. No solo debe construir la red de intranet empresarial sino también desarrollar el sistema de automatización de oficinas, lo que requiere que la empresa tenga una fuerte fortaleza económica para completarlo; el segundo y tercer tipo, para empresas como esta, dado que la red de intranet empresarial ya existe, pero no existe o no existe un buen sistema de aplicaciones de oficina, solo necesitan invertir mucho menos dinero que la inversión en red para desarrollar un sistema de automatización de oficina general y generar un mayor retorno de la inversión. Incluso si se desarrolla un sistema integral de automatización de oficinas en un solo paso, la inversión será mucho menor que la inversión en red y los beneficios económicos serán mayores para las empresas de la cuarta categoría, debido a su buena base de automatización de oficinas, solo se requiere menos inversión; necesario para alcanzar el nivel actual de automatización de oficinas.

Entonces, ¿qué tipo de empresas son adecuadas para utilizar sistemas de automatización de oficinas (OA)? Casi todas las empresas son adecuadas para utilizar sistemas de automatización de oficinas (OA), pero el propósito de uso por parte de diferentes empresas será diferente. específicamente:

[1] Empresas que aún no han comenzado la informatización

Dado que no existe una base para la aplicación de información, primero deben estudiar la automatización de oficinas (OA). Tenga en cuenta que OA tiene éxito. tasa de casi el 100%, lo que es útil para mejorar la calidad básica y la capacidad práctica de operación informática del personal en todos los niveles de la empresa son propicios para el desarrollo del trabajo de informatización empresarial en el campo empresarial en el futuro.

[2] Las empresas que han fracasado en la informatización o que carecen seriamente de confianza en el trabajo de informatización

El fracaso en la informatización, especialmente el fracaso de los sistemas de gestión empresarial a gran escala, como ERP, ha asestó un golpe a la confianza de la empresa Es muy duro Para recuperar la confianza o evitar riesgos desde el principio, optar por la ofimática es una opción.

[3] Empresas que carecen de fondos para la preparación de información

La inversión en informatización es generalmente relativamente cara y la mayoría de las empresas dudarán cuando no vean resultados reales. Por lo tanto, para las empresas cautelosas o con fondos insuficientes, aprender primero sobre la automatización de oficinas (OA) ayudará a la empresa a comprender gradualmente la informatización empresarial y su función, y reducirá la ceguera del trabajo de informatización futuro.

[4] Empresas que ya cuentan con un sistema de gestión empresarial y necesitan mejorar aún más la oficina administrativa y el entorno interno de intercambio de información

La ofimática (OA) y los sistemas de gestión empresarial se complementan entre sí. y puede enriquecer y mejorar la forma y el contenido del trabajo de información empresarial.