¿Qué es la OA?

La automatización de oficinas (OA) es el sistema de aplicación más utilizado por empleados y gerentes para las operaciones diarias y la gestión de las organizaciones Desde que el país celebró la primera reunión de planificación de automatización de oficinas en 1985, el OA se ha extendido ampliamente. utilizado en aplicaciones. Ha habido nuevos cambios y desarrollos en la profundidad y amplitud del contenido y el uso de la tecnología de TI, convirtiéndose en un sistema de aplicación central indispensable para las organizaciones.

Evolución histórica de la ofimática

En las casi dos décadas transcurridas desde la aparición de la ofimática, su desarrollo se puede dividir en tres etapas:

Etapa inicial ( 1985-1993): Centrada en el procesamiento de datos estructurados y basada en sistemas de ficheros o sistemas de bases de datos relacionales, la tecnología informática también ha comenzado a utilizarse en el día a día de las oficinas para mejorar la gestión de ficheros y otra información. En esta etapa, se implementa la gestión básica de datos de oficina (como gestión de archivos, gestión de archivos, etc.), pero el proceso de oficina generalmente carece del soporte de comunicación y colaboración más necesario y las capacidades de procesamiento integral de archivos e información son insuficientes. , lo que da como resultado malos resultados de aplicación.

Etapa de aplicación (1993-2002): a medida que la escala de las organizaciones continúa expandiéndose, las organizaciones esperan cada vez más romper las limitaciones de tiempo y geografía y mejorar la eficiencia operativa general de la organización. El rápido desarrollo de la tecnología de red también ha provocado enormes cambios en la tecnología de software, proporcionando una garantía básica para la aplicación de OA. La característica principal de OA en esta etapa es que se basa en la red, lo que proporciona una base para la aplicación de. OA. Las principales características de OA en esta etapa son que se basa en la red y se centra en el flujo de trabajo, proporcionando soporte básico como gestión de documentos, correo electrónico, servicios de directorio y colaboración en grupo, y realizando muchas aplicaciones prácticas como flujo de documentos, aprobación de procesos. , gestión de conferencias y gestión de sistemas. Esta función facilita enormemente el trabajo de los empleados, estandariza la gestión de la organización y mejora la eficiencia operativa. Una solución típica es Lotus Notes. Este producto resuelve eficazmente el procesamiento y el control de seguridad de grandes cantidades de datos no estructurados en las organizaciones a través de un sistema de base de datos integrado basado en documentos. También utiliza una potente plataforma de flujo de trabajo y un sistema de correo electrónico para lograr aplicaciones colaborativas. maximizar Puede liberar efectivamente el valor de la plataforma de red y permitir que OA entre realmente en la etapa práctica.

Etapa de desarrollo (2002 al presente): las aplicaciones OA han madurado después de años de desarrollo. Sus funciones se han expandido gradualmente desde los servicios de información de la oficina administrativa original a las actividades de gestión interna de la organización, convirtiéndose en información de operación organizacional. parte importante de la ización. Al mismo tiempo, los rápidos cambios en el mercado y el entorno competitivo significan que el software de aplicaciones de oficina debería tener más y más connotaciones. Los clientes prestarán más atención a cómo lograr de manera conveniente y rápida la colaboración entre todos los niveles, departamentos y personal dentro de la organización. y combinar eficazmente varios recursos para proporcionar a los empleados una plataforma de trabajo colaborativo eficiente.

Nuevas demandas a las que se enfrentan las aplicaciones OA

Con el advenimiento de la era de la economía del conocimiento, el progreso social continúa acelerándose y las organizaciones necesitan urgentemente un sistema de información eficiente para integrar recursos internos y externos. y mejorar el nivel de gestión de la organización. Específicamente:

1) Se necesita una plataforma de trabajo de gestión colaborativa eficiente

que pueda gestionar las actividades comerciales de la organización, las actividades de gestión y la información generada por las actividades entre organizaciones, departamentos e individuos. Proporcionar comunicación y procesamiento oportuno, eficiente, ordenado y controlable durante todo el proceso.

2) Se necesita una plataforma eficaz de gestión de activos de conocimiento

En el pasado, en el proceso de construcción de informatización organizacional, la gestión de activos físicos tangibles como personas, finanzas y materiales era A menudo se enfatiza e ignora. Para gestionar los activos de conocimiento, es necesario utilizar herramientas de gestión del conocimiento para adquirir, precipitar, compartir, aplicar, aprender e innovar de manera efectiva el conocimiento dentro y fuera de la organización, mejorando así la calidad y las habilidades de los empleados. habilidad, destrezas, Ejecución.

3) Se requiere acceso personalizado al sistema

Las funciones tradicionales de OA son relativamente simples y convenientes de usar para los empleados Con la expansión continua de las funciones, las necesidades de funciones de los empleados también están cambiando. De todos modos, esto requiere que el sistema tenga un diseño humanizado, que pueda combinar funciones según las necesidades de diferentes empleados y colocar las funciones correctas en los lugares correctos para que accedan los empleados adecuados. Realizar una gestión orientada a las personas.

4) Se necesita una buena plataforma de gestión de la cultura organizacional

Una sociedad abierta crea una sociedad abierta, y la expansión continua de la escala organizacional conduce a la comunicación directa entre líderes y empleados, y entre Cada vez más, las organizaciones necesitan construir un nuevo entorno cultural para facilitar la comunicación entre los empleados, mejorar la comprensión, descubrir tendencias ideológicas y proporcionar orientación oportuna.

5) Se necesita una plataforma de visualización e integración de información centralizada

El sistema de oficina es el sistema de información más utilizado y más utilizado en la organización. se puede utilizar para comprender la información en tiempo real e intuitivamente sobre el estado operativo de la organización (como datos de producción, marketing, financieros y otros), al tiempo que se resuelve de manera efectiva el problema de las "islas de información" en la organización.

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Esto requiere una plataforma de presentación e integración de información centralizada.

6) Se necesita una plataforma flexible de integración de procesos de negocio

Cuando las organizaciones continúen proponiendo servicios de extremo a extremo a los clientes, el entorno de oficina de los empleados se volverá cada vez más complejo. Por complejo que sea, más actividades laborales diarias, actividades de gestión y actividades comerciales deben combinarse orgánicamente para responder rápidamente a las necesidades de los clientes, reduciendo al mismo tiempo la duplicación innecesaria de trabajo e integrando eficazmente los procesos de gestión y los procesos comerciales.

Con base en las nuevas demandas anteriores, no es difícil encontrar que el sistema OA actual tomará la gestión del conocimiento como núcleo, la colaboración en tiempo real como medio, el soporte técnico como enfoque y el conocimiento unificado. portal como presentación.

Análisis de la plataforma de tecnología OA

Con la continua expansión de las aplicaciones OA, la tecnología OA también se está desarrollando continuamente, desde el pasado sistema de archivos BASIC+ hasta VB+ACCESS, DELPHI+ORACLE, etc. ., En la actualidad, se han formado básicamente tres tecnologías principales:

1. Microsoft .Net + base de datos relacional (RDB) Microsoft .Net + tecnología de base de datos relacional (RDB)

La poderosa tecnología de Microsoft , simple y fácil de usar La suite OFFICE ocupa la aplicación de escritorio y es muy apreciada por la mayoría de los trabajadores de oficina. La plataforma de oficina basada en .net+RDB es simple, flexible y fácil de usar, y tiene un amplio mercado.

2. Tecnología JAVA+RDB de SUN

JAVA (estándar J2EE) lidera la dirección del desarrollo tecnológico con su apertura e independencia de plataforma, y ​​rápidamente se está utilizando y promoviendo ampliamente en diversas aplicaciones. campos, y su segmento de mercado en el campo OA continúa expandiéndose

La siguiente es una comparación simple de las dos plataformas tecnológicas:

Como se puede ver en la comparación anterior, es se utiliza cuando la organización es relativamente grande y el entorno de la aplicación es complejo (el sistema de aplicación y la plataforma son complejos. La tecnología J2EE es más adecuada cuando la organización es relativamente pequeña y la selección de la aplicación es relativamente simple). La elección de plataformas de sistemas empresariales como ERP y CRM es principalmente una disputa entre .net y JAVA. Pero no podemos olvidar otra tecnología dominante en el campo de la automatización de oficinas: IBM Lotus Domino

3. IBM Lotus. Tecnología Domino

Desde su lanzamiento en 1989, Lotus ha sido famoso por su correo electrónico. Funciones como la colaboración, el procesamiento de documentos no estructurados y los mecanismos de seguridad cuentan actualmente con 118 millones de usuarios y alguna vez se convirtieron en el estándar de OA. aplicaciones y plataformas de desarrollo Sin embargo, con el enriquecimiento continuo de las connotaciones de las aplicaciones OA, Domino también ha expuesto algunas debilidades obvias. También se puede hacer una comparación simple entre .net/JAVA y Domino, que tienen los mismos principios técnicos (basados ​​en. Aplicaciones OA):

.net/JAVA es más similar a las herramientas 3GL, y las funciones de la aplicación requieren más desarrollo o integración, la madurez de la aplicación requiere precipitación y acumulación continuas. Domino se parece más a una herramienta 4GL, lo que proporciona a la industria; -Herramientas de colaboración líderes, procesamiento de documentos a nivel empresarial, mecanismos de control de seguridad a nivel de documentos y una gran cantidad de plantillas de aplicaciones, lo que lo hace mejor. Admite aplicaciones de oficina, pero obviamente es insuficiente cuando se trata de una gran cantidad de información comercial estructurada.

Nuevas soluciones OA

Las ventajas y desventajas de las tres tecnologías principales son muy obvias. Frente a los nuevos requisitos de OA, es difícil elegir una de las tecnologías principales para completar la solución. Después de años de exploración y práctica, se eligió J2EE+Domino para construir una plataforma OA que satisfaga bien las necesidades de OA. Toma la gestión del conocimiento como núcleo, la colaboración en tiempo real como medio y un portal de conocimiento unificado. Soporte técnico para presentación OA. Se utiliza un portal de conocimientos para presentar los requisitos de OA.

Toda la solución se basa en el concepto de diseño de aplicaciones orientadas a servicios (SOA), sigue el estándar J2EE, utiliza el portal como marco de la aplicación, integra datos estructurados y procesamiento de datos no estructurados y admite computación colaborativa distribuida. , Integración de información e integración de procesos de negocio.

Características de la solución:

1. Basada en SOA y siguiendo estándares J2EE, asegura la flexibilidad, disponibilidad, integrabilidad y escalabilidad del sistema para satisfacer las necesidades de diferentes niveles y

2. Aprovechar al máximo la experiencia de RDB en procesamiento de datos estructurados y la experiencia de Domino en tecnología de procesamiento de datos no estructurados para procesar conocimientos explícitos (documentos, formularios, etc.) dentro y fuera de la organización. Adquisición, precipitación, intercambio, aprendizaje, aplicación e innovación efectiva de conocimiento explícito externo (documentos, formularios, etc.), al tiempo que se integra una gran cantidad de datos comerciales existentes en la organización para realizar la informatización del conocimiento;

3. Con la ayuda de las poderosas herramientas de colaboración de Domino, podemos lograr el reflejo del conocimiento tácito de la organización (experiencia experta), la integración de los procesos de gestión y los procesos comerciales, romper el sistema de responsabilidad inherente y lograr interdepartamental y transversal. región y dominio de tiempo cruzado El trabajo colaborativo ayuda a construir un nuevo modelo de gestión de equipos virtuales y lograr la armonía de gestión

4. A través de la tecnología del portal, cree un portal de conocimiento unificado y personalice su propia plataforma de trabajo según su personal; preferencias para realizar verdaderamente ideas de gestión orientadas a las personas, al mismo tiempo que se entrega el conocimiento adecuado a los empleados adecuados, de la manera correcta y en el momento adecuado, mejorando la capacidad de los empleados para gestionar su propio entorno de trabajo. Sólo los empleados adecuados pueden mejorar la calidad general de los empleados y fortalecer sus capacidades de ejecución.

La nueva solución integra las ventajas de múltiples tecnologías. Las ventajas son muy obvias, pero también existe el problema del alto costo de inversión en el uso real, se puede combinar de manera flexible según las características de proyectos específicos. , como en la gestión del conocimiento, procesamiento de documentos, aprobación de procesos, etc. Como procesamiento de datos comerciales primario y secundario (como visualización de informes comerciales), la solución Domino+JBOSS

Tomcat+MySQL se puede utilizar para reducir los costos del proyecto y al mismo tiempo garantizar la disponibilidad del sistema.

Resumen

A medida que el entorno competitivo de las organizaciones continúa cambiando, la connotación y extensión de OA seguirá expandiéndose, incluida la gestión del conocimiento, la colaboración en tiempo real, los procesos de negocio y la integración de la información. , portales personalizados, etc. Las aplicaciones OA seguirán enriqueciéndose y mejorando, y el rápido desarrollo de la tecnología de TI conducirá inevitablemente a tecnologías innovadoras y plataformas de soporte unificadas para resolver las necesidades de OA.